Rozmowa o zmianie systemu ERP w firmie z sektora usług profesjonalnych zwykle zaczyna się od jednego zdania: „potrzebujemy czegoś nowego”. Dopiero w drugim kroku pojawia się pytanie, czego dokładnie. Ten artykuł porządkuje tę rozmowę i podaje siedem kryteriów, które faktycznie decydują o wyborze. Dotyczą firm rozliczających się z czasu pracy konsultantów, prawników, inżynierów czy architektów. Zaczynamy od wbudowanego AI.
Przy każdym kryterium pokazujemy, jak odpowiada na nie Deltek Maconomy, o którym piszemy w dalszej części.
Zanim zaczniesz wybierać system
Jeśli zastanawiasz się, czym w ogóle jest ERP dla firm z sektora usług profesjonalnych, zacznij od artykułu „Deltek Maconomy – co to jest i dla kogo jest przeznaczony” na naszym blogu. Tam wyjaśniamy, dlaczego czas pracy konsultanta jest głównym zasobem firmy. Tu zakładamy, że już to wiesz i szukasz konkretnych kryteriów.
Od czego zaczyna firma z sektora usług profesjonalnych
Zanim firma zmieni system, warto zobaczyć, z jakiego punktu startowego zwykle wychodzi. W praktyce wdrożeniowej powtarzają się dwa etapy.
Na początku dane o projektach często prowadzi się w Excelu i arkuszach kalkulacyjnych. Dopóki liczba projektów w toku jest niewielka, arkusz radzi sobie z rejestracją czasu i prostym rozliczeniem. Problem pojawia się, gdy dane o kliencie, projekcie, czasie i kosztach trzeba prowadzić w kilku miejscach i ręcznie uzgadniać. Wtedy rentowność projektu staje się wiarygodna dopiero po zamknięciu miesiąca, a nie w trakcie realizacji.
Drugi etap to system zbudowany od podstaw wokół projektu i czasu pracy jako głównego zasobu firmy. Siedem kryteriów opisanych niżej pozwala opisać, czego firma usług profesjonalnych potrzebuje od takiego systemu. W dalszej części pokazujemy to na przykładzie Deltek Maconomy.
Do zmiany najczęściej skłania nie jeden problem, tylko kilka występujących naraz. Dane są prowadzone w kilku miejscach i ręcznie uzgadniane, a ludzi planuje się w Excelu bez jednego widoku zespołu. Do tego dochodzi opóźnione fakturowanie oraz rosnąca liczba spółek, walut lub modeli rozliczeń, która wymusza coraz więcej ręcznej konsolidacji. Pojedynczy z tych sygnałów da się jeszcze obejść. Kilka naraz oznacza, że dalsza rozbudowa dotychczasowego sposobu pracy kosztuje więcej niż wdrożenie systemu zaprojektowanego pod ten model.
Siedem kryteriów wyboru systemu ERP dla firmy z sektora usług profesjonalnych
| Kryterium | Czego potrzebuje firma | Jak odpowiada Deltek Maconomy |
|---|---|---|
| Wbudowane AI wspierające decyzje i wykrywanie zagrożeń | Kierownik pyta system o projekt i szybko dostaje odpowiedź z danych firmy, a sygnały ryzyka widzi w trakcie projektu | Funkcje AI pod marką Dela: Ask Dela odpowiada na pytania o projekty, zespół i klientów. Smart Summaries tworzy podsumowania wyników dla kadry kierowniczej; dostępność zależy od wersji |
| Jeden model danych | CRM, projekty, czas pracy i fakturowanie działają na wspólnych danych | Jeden przepływ od szansy sprzedażowej w CRM po finanse i raportowanie |
| Rejestracja czasu i wydatków na projekcie | Czas pracy trafia od razu na konkretne zadanie i budżet projektu, a nie do arkusza do przepisania | Czas i wydatki są częścią jednego przepływu danych: projekt, czas i wydatki, fakturowanie i należności, finanse, raportowanie |
| Zarządzanie finansami projektu (project accounting) i controlling | Rentowność projektu jest liczona na bieżąco, nie na koniec miesiąca | Budżet i wykonanie, WIP, rozpoznawanie przychodu i modele fakturowania w jednym modelu danych z pracą zespołu projektowego |
| Planowanie zasobów | Przydział konsultantów do przyszłych projektów uwzględnia ich rzeczywiste obłożenie | People Planner: dostępność, kompetencje, obciążenie i wykorzystanie ludzi, powiązane z portfelem projektów i przyszłą pracą |
| Skalowalność | Wzrost liczby projektów, spółek, krajów i walut nie wymusza zmiany platformy | Obsługa wielofirmowego, międzynarodowego środowiska z różnymi walutami |
| Migracja danych i przebieg wdrożenia | Jest plan przeniesienia danych i realistyczny harmonogram | Prekonfigurowane rozwiązanie z najlepszymi praktykami branżowymi, strategia migracji w fazie projektowania, bazowy harmonogram około 26 tygodni |
Poniżej rozwijamy każde kryterium – czego potrzebuje firma i jak odpowiada na to Deltek Maconomy.
Wbudowane AI wspierające decyzje i wykrywanie zagrożeń
Wbudowane AI to asystent i podsumowania, które pracują na danych zapisanych w ERP. Pomagają szybko podejmować decyzje oraz wcześnie wyłapywać zagrożenia. Kierownik projektu pyta system o projekt, zespół albo klienta i dostaje odpowiedź opartą na danych z systemu.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: producent opisuje funkcje AI pod marką Dela. Ask Dela odpowiada na pytania o projekty, zespół i klientów, a Smart Summaries tworzy podsumowania wyników dla kadry kierowniczej. Asystent korzysta z danych zapisanych w systemie. Dlatego jego użyteczność zależy od tego, co opisujemy niżej: czasu pracy rejestrowanego na projekcie, finansów projektowych, planowania zasobów i jednego modelu danych. Funkcje AI są włączane opcjonalnie, a ich dostępność zależy od wersji Maconomy.
Jeden model danych zamiast integracji między systemami
Gdy CRM, projekty, czas pracy i fakturowanie żyją w oddzielnych miejscach, każda zmiana w jednym z nich wymaga synchronizacji z resztą. To źródło opóźnień, błędów w fakturach i pracy ręcznej, której nikt nie planował. Jeden model danych eliminuje ten problem u źródła.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: dane płyną jednym torem przez cały cykl pracy. Ten tor prowadzi od szansy sprzedażowej w CRM, przez projekt, czas i wydatki, po fakturowanie, należności, finanse i raportowanie. Największa praktyczna różnica nie polega na liczbie modułów, tylko na tym, że nie trzeba ręcznie składać obrazu firmy z kilku systemów i arkuszy.
Rejestracja czasu i wydatków bezpośrednio na projekcie
W firmie z sektora usług profesjonalnych czas pracy konsultanta jest odpowiednikiem towaru na magazynie. To główny zasób, który sprzedajesz klientowi. Jeśli czas nie trafia bezpośrednio na zadanie i budżet projektu, każdą godzinę pracy trzeba ręcznie przepisać. Dopiero potem ktokolwiek zobaczy, ile faktycznie kosztował projekt.
Czas pracy nie powinien być wyłącznie ewidencją kadrową do celów płacowych. Powinien wpływać na koszt projektu, prace w toku (WIP) i przychód, a nie trafiać tam dopiero po dodatkowym przetworzeniu.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: czas i wydatki są elementem jednego przepływu danych, od projektu po fakturowanie, należności, finanse i raportowanie. Dzięki temu obraz firmy nie powstaje z kilku arkuszy zestawianych ręcznie.
Zarządzanie finansami projektu (project accounting) i controlling projektu
Rentowność projektu zależy tu od bieżącej kontroli budżetu, godzin w toku (WIP) i modelu rozliczenia z klientem. Może to być stawka godzinowa, ryczałt albo model mieszany. Marża projektu widoczna dopiero w podsumowaniu miesiąca nie zostawia zespołowi czasu na reakcję, gdy projekt zaczyna tracić rentowność w połowie realizacji.
Pełne zarządzanie finansami projektu (project accounting) obejmuje budżet planowany zestawiony z wykonaniem, prace w toku (WIP), rozpoznawanie przychodu i różne modele fakturowania: stawkę godzinową, stawkę z limitem i ryczałt. Zespół projektowy i dział finansowy pracują przy tym na tych samych danych.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: finanse projektowe są wbudowane w cykl projektu. Budżet planowany i wykonanie, WIP, rozpoznawanie przychodu, różne modele fakturowania (między innymi T&M, T&M z limitem, fixed fee) oraz rentowność projektu i klienta są analizowane w tym samym modelu danych co praca zespołu projektowego i finansów. Zarządzanie projektem jest głównym motorem systemu.
Planowanie zasobów powiązane z projektami
Firma z sektora usług profesjonalnych sprzedaje czas ludzi, więc planowanie zasobów nie może żyć w osobnym arkuszu, oderwane od rzeczywistego obłożenia zespołu. Planowanie połączone z aktualnymi projektami i przyszłym popytem pozwala zawczasu zobaczyć, że za sześć tygodni zabraknie rąk do nowego kontraktu. Bez niego firma dowiaduje się o tym dopiero w dniu startu.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: moduł People Planner daje widoczność dostępności, kompetencji, obciążenia i wykorzystania ludzi. Pozwala planować przyszłe zapotrzebowanie i łączyć plan zasobów z portfelem projektów oraz przyszłą pracą. Zintegrowane zarządzanie zasobami z projektami, finansami i CRM umożliwia precyzyjne prognozowanie przychodów i planowanie zatrudnienia.
Skalowalność na kolejne lata
Firma, która dziś ma 40 konsultantów, będzie za kilka lat większa, z większą liczbą projektów, a często także spółek, krajów i walut. Warto od początku zapytać o to, czy platforma udźwignie tę złożoność bez wymiany.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: system nadaje się zarówno do obsługi finansów zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, jak i do obsługi wielofirmowego, międzynarodowego środowiska z różnymi walutami. Todis wdrażał Maconomy w firmach liczących około 250 i około 350 osób, działających w wielu spółkach lub oddziałach.
Migracja danych i przebieg wdrożenia
Przeniesienie danych to jeden z głównych elementów każdej zmiany systemu. Dlatego potrzebny jest udokumentowany plan, a nie obietnica „jakoś to przeniesiemy”. Ryzyko koncentruje się zwykle wokół czterech obszarów:
- jakość i terminowość danych do migracji,
- opóźnione decyzje biznesowe podczas warsztatów i walidacji,
- integracje i rozszerzenia odkryte zbyt późno,
- zbyt mało czasu na testy, szkolenia i zarządzanie zmianą.
Jak odpowiada Deltek Maconomy: wdrożenie zaczyna się od prekonfigurowanego rozwiązania dostarczanego przez Deltek i zawierającego najlepsze praktyki branżowe, zamiast od projektowania wszystkiego od zera. Strategia migracji powstaje w fazie projektowania (tygodnie 5-10), import danych w fazie budowy i weryfikacji, a migracja danych master i transakcyjnych w fazie wdrożenia. Bazowy harmonogram obejmuje około 26 tygodni.
Siedem kryteriów w skrócie
- Wbudowane AI wspierające szybkie decyzje i wykrywanie zagrożeń – w Maconomy funkcje AI pod marką Dela (Ask Dela i Smart Summaries), których dostępność zależy od wersji.
- Jeden model danych – w Maconomy od CRM po raportowanie.
- Czas pracy rejestrowany na projekcie i przepływający do fakturowania i finansów – w Maconomy jeden przepływ danych.
- Rentowność projektu na bieżąco – w Maconomy finanse projektowe wbudowane w cykl projektu.
- Planowanie zasobów powiązane z portfelem projektów – w Maconomy People Planner.
- Skalowalność – w Maconomy wielofirmowe, międzynarodowe środowisko z różnymi walutami.
- Migracja danych i przebieg wdrożenia – w Maconomy prekonfigurowane rozwiązanie, strategia migracji na wczesnym etapie, około 26 tygodni.
Jeśli chcesz przejść przez te kryteria na przykładzie własnej firmy, porozmawiaj z ekspertem Todis. Zaczniemy od Twoich procesów i danych.
Częste obiekcje
„Nasz sposób pracy jakoś działa, nie chcemy ryzykować zmiany.” Ryzyko zmiany jest realne i dlatego wdrożenie Deltek Maconomy zaczyna się od prekonfigurowanego rozwiązania z najlepszymi praktykami branżowymi. Ryzyka ograniczają też iteracyjne warsztaty i testy, wczesna strategia migracji oraz rejestr decyzji.
„Nasze systemy jakoś ze sobą współpracują, po co zmieniać na jeden model danych.” Utrzymywanie wielu rozwiązań jednocześnie i stałe ich rozwijanie to jeden z sygnałów, że firma zbliża się do granicy dotychczasowego sposobu pracy. Jeden przepływ danych ogranicza ręczne uzgadnianie tam, gdzie błędy zwykle wychodzą na jaw dopiero na fakturze dla klienta.
Najczęstsze błędy przy wyborze systemu ERP dla firmy z sektora usług profesjonalnych
Wybór systemu nie sprowadza się do listy modułów, które firma chce mieć. Trudność pojawia się gdzie indziej.
Ocena systemu wyłącznie po liście funkcji, bez sprawdzenia dopasowania procesowego. System może „mieć” rejestrację czasu, zarządzanie finansami projektu (project accounting) i planowanie zasobów. Mimo to każda z tych funkcji może działać osobno, wymagając ręcznego uzgadniania danych między modułami. Dlatego warto przejść cały scenariusz z życia firmy – od wpisu czasu po fakturę i raport rentowności – a nie tylko odhaczyć funkcje na liście.
Pominięcie pytania o role po stronie własnej firmy. Wdrożenie wymaga niewielkiego, ale zaangażowanego zespołu decyzyjnego – sponsora projektu, project managera, właściciela procesów finansowych i projektowych oraz osoby odpowiedzialnej za dane i testy. Firmy, które nie wyznaczają tych ról z mandatem do podejmowania decyzji procesowych, ryzykują wydłużenie harmonogramu niezależnie od tego, jak dobry jest wybrany system.
Traktowanie migracji jako formalności, nie ryzyka do zarządzenia. Krytyczne ryzyka wdrożenia to jakość i terminowość danych do migracji oraz opóźnione decyzje biznesowe podczas warsztatów. Do krytycznych ryzyk należą też integracje odkryte zbyt późno i zbyt mało czasu na testy i szkolenia. Prekonfigurowane rozwiązanie z najlepszymi praktykami branżowymi, takie jak Deltek Maconomy, ogranicza część tego ryzyka już na starcie.
Niedoszacowanie progu, przy którym arkusze przestają wystarczać. Sygnałem do zmiany rzadko jest jeden problem. Zwykle to kombinacja kilku naraz: dane prowadzone w kilku miejscach, rentowność widoczna dopiero po miesiącu i planowanie w Excelu. Często dochodzi też rosnąca liczba spółek lub modeli rozliczeń, która wymusza ręczną konsolidację. Firmy, które czekają na pojedynczy, dramatyczny sygnał, zwykle zmieniają system później, niż powinny, pod presją czasu zamiast w spokojnym tempie.
Dla jakiej wielkości firmy te kryteria stają się krytyczne
Dla mniejszych zespołów wystarczające bywa prostsze prowadzenie danych. Punkt, w którym brak tych elementów zaczyna realnie kosztować, to zwykle co najmniej kilkadziesiąt osób w zespole. Przy takiej skali ręczna kontrola rentowności i planowanie zasobów w arkuszu przestają nadążać za tempem pracy, a rosnąca złożoność procesów wymaga jednego modelu danych.
Pełny zakres funkcji i architekturę systemu opisujemy na stronie produktowej Deltek Maconomy.
Najczęstsze pytania
Dlaczego wbudowane AI jest pierwszym kryterium wyboru systemu ERP? Pomaga wcześnie zobaczyć problem w projekcie. Jeśli sygnał o spadającej rentowności przychodzi dopiero z raportem miesięcznym, zostaje już tylko policzyć wynik. Asystent korzysta z danych zapisanych w systemie, dlatego zaraz za tym kryterium na liście stoi jeden model danych.
Czym ERP dla firmy z sektora usług profesjonalnych charakteryzuje się w praktyce? W takim systemie czas pracy konsultantów jest głównym zasobem sprzedawanym klientowi. Centralne moduły to zarządzanie finansami projektu (project accounting) i planowanie zasobów.
Wdrożenie, migracja i ryzyka
Ile trwa wdrożenie systemu ERP w firmie z sektora usług profesjonalnych? Bazowy harmonogram wdrożenia Deltek Maconomy obejmuje około 26 tygodni: fazę wstępną (tygodnie 1-4), projektowanie (5-10), budowę i weryfikację (11-18), wdrożenie (19-26) oraz uruchomienie produkcyjne po 26. tygodniu. Wdrożenie może być dłuższe, jeśli rośnie liczba spółek, integracji, rozszerzeń, zakres migracji danych lub liczba decyzji procesowych po stronie firmy.
Czy warto zmieniać arkusze kalkulacyjne na system, jeśli firma jest jeszcze niewielka? To zależy od tempa wzrostu. Jeśli liczba projektów rośnie z miesiąca na miesiąc, wcześniejsza zmiana bywa tańsza niż zmiana pod presją czasu, gdy arkusze już nie nadążają.
Co jest największym ryzykiem przy wyborze niedopasowanego systemu ERP? Brak któregokolwiek z siedmiu kryteriów z tego artykułu może ujawnić się dopiero po wdrożeniu – na przykład gdy planowanie zasobów wciąż wymaga osobnego arkusza.
Czy migracja danych jest bezpieczna? Przy udokumentowanym procesie migracji, prowadzonym przez zespół z doświadczeniem w podobnych wdrożeniach, tak. Strategia migracji w Deltek Maconomy powstaje już we wczesnej fazie projektowania. Same dane master i transakcyjne przenosi się w fazie wdrożenia.
Czy Deltek Maconomy nadaje się dla małej firmy z sektora usług profesjonalnych? Maconomy sprawdza się głównie w firmach zatrudniających co najmniej kilkadziesiąt osób – dla mniejszych zespołów zwykle wystarcza prostsze prowadzenie danych.
Jak wygląda rozmowa z Todis krok po kroku? Zwykle proces wygląda tak:
- pierwszy kontakt i kwalifikacja (wielkość firmy, branża, model projektowy, powód zmiany i osoby decyzyjne),
- rozmowa typu discovery o procesach i problemach (30-60 minut),
- demo lub warsztat rozwiązania, często kilka, podzielonych na tematy,
- koncepcja wdrożenia i oferta z licencjami, usługami i harmonogramem,
- referencje,
- negocjacje i umowa.
Podsumowanie
Wybór systemu ERP dla firmy z sektora usług profesjonalnych sprowadza się do sprawdzenia, czy wbudowane AI, rejestracja czasu, zarządzanie finansami projektu (project accounting), planowanie zasobów, skalowalność i migracja danych opierają się na jednym modelu danych. W następnym artykule tej serii pokazujemy, jak te same kryteria wyglądają z perspektywy firmy konsultingowej, gdzie dochodzi rozliczanie wielu stawek i modeli fakturowania jednocześnie.
Jeśli chcesz przejść przez te kryteria na przykładzie własnej firmy, porozmawiaj z ekspertem Todis.
