Firmy doradcze, kancelarie, agencje i biura inżynierskie zarabiają na jednym zasobie – czasie wykwalifikowanych ludzi rozliczanym na projektach. Dla takiej firmy najważniejsze jest pytanie, czy ten projekt i ten klient są rentowni, i to nie po zamknięciu miesiąca, tylko teraz. Deltek Maconomy powstał właśnie do tego zadania. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest Maconomy i jak działa w praktyce wdrożeń, po jakich sygnałach rozpoznać, że firma faktycznie potrzebuje systemu dedykowanego dla usług profesjonalnych, oraz jak taka zmiana wygląda na konkretnym przykładzie.

Problem, który opisujemy, dobrze zna każdy dyrektor finansowy i każdy CEO firmy projektowej: dane o rentowności, obciążeniu zespołu i statusie fakturowania leżą w kilku systemach i arkuszach naraz, a złożenie ich w jeden spójny obraz zajmuje dni, nie minuty. Im szybciej firma rośnie, tym kosztowniejsza staje się ta luka – bo decyzje o kolejnym projekcie, kolejnym zatrudnieniu albo kolejnej inwestycji zapadają na danych, które są już nieaktualne w chwili, gdy trafiają na biurko zarządu. Artykuł pokazuje, jak wygląda odpowiedź na ten problem od strony architektury systemu, nie tylko od strony listy funkcji.

Czym jest Deltek Maconomy

Deltek Maconomy to system ERP zaprojektowany dla firm, które sprzedają czas i wiedzę swoich ludzi w modelu projektowym – firm z branży IT, Software House, kancelarii prawnych, agencji reklamowych, firm konsultingowych, audytorskich, inżynierskich, architektonicznych. W jednym środowisku łączy zarządzanie projektami, planowanie zasobów, rozliczanie czasu pracy, fakturowanie oraz pełne finanse i rachunkowość zarządczą, tak aby rentowność projektu i klienta była widoczna na bieżąco, a nie dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego. System należy do rodziny produktów Deltek, dostawcy oprogramowania wyspecjalizowanego w obsłudze firm projektowych i usług profesjonalnych na całym świecie.

Krótko: Deltek Maconomy to zintegrowany system ERP dla firm z sektora usług profesjonalnych, w którym projekt – nie faktura czy magazyn – jest centralną jednostką, wokół której pracują finanse, zasoby ludzkie i sprzedaż. Firma nie musi już ręcznie łączyć danych z systemu do projektów, arkusza do planowania zasobów i osobnego programu księgowego – wszystkie trzy warstwy działają na jednym zestawie danych, aktualizowanym na bieżąco.

Praktyczna konsekwencja tej architektury jest prosta: pytanie „czy ten projekt jest rentowny” przestaje wymagać telefonu do księgowości i czekania na zamknięcie miesiąca. Odpowiedź jest w systemie, w momencie gdy kierownik projektu jej potrzebuje – a nie trzy tygodnie później, kiedy decyzja o obsadzie kolejnego etapu już zapadła.

Trzy cechy, które definiują Deltek Maconomy w codziennej pracy

Firma projektowa potrzebuje czegoś więcej niż fakturowania, księgowości i podstawowej ewidencji czasu pracy. Według praktyki wdrożeniowej Todis trzy cechy systemu najmocniej wpływają na codzienną pracę firmy z sektora usług profesjonalnych.

Finanse projektowe wbudowane w cykl projektu

W Maconomy budżet planowany i wykonanie, praca w toku (WIP), rozpoznawanie przychodu oraz różne modele fakturowania – między innymi rozliczenie godzinowe według czasu i materiału (T&M) czy stała cena (fixed fee) – są analizowane na tych samych danych, na których na co dzień pracuje zarówno zespół projektowy, jak i dział finansów. Zarządzanie projektem jest głównym motorem systemu: to wokół niego kręcą się pozostałe moduły, a nie odwrotnie. W praktyce oznacza to, że kierownik projektu i dyrektor finansowy patrzą na te same liczby, zamiast uzgadniać dwa różne źródła danych na koniec miesiąca.

Zintegrowane planowanie zasobów (People Planner)

Moduł People Planner daje widoczność dostępności, kompetencji, obciążenia i wykorzystania ludzi w firmie, a do tego pozwala planować przyszłe zapotrzebowanie i łączyć plan zasobów z portfelem projektów oraz przyszłą pracą. Zintegrowane zarządzanie zasobami z projektami, finansami i CRM umożliwia precyzyjne prognozowanie przychodów i planowanie zatrudnienia z wyprzedzeniem, zamiast reagowania na braki kadrowe dopiero wtedy, gdy projekt już utknął.

Jeden przepływ danych przez cały cykl firmy

Największa praktyczna zaleta nie polega na liczbie modułów, tylko na tym, że dane płyną jednym torem: od szansy sprzedażowej w CRM, przez projekt, czas i wydatki, fakturowanie i należności, aż po finanse i raportowanie. Nie trzeba ręcznie składać obrazu firmy z kilku systemów i arkuszy kalkulacyjnych. System dobrze obsługuje zarówno rozliczenia zgodne z polskimi przepisami, jak i wielofirmowe, międzynarodowe środowisko z różnymi walutami i jurysdykcjami.

W praktyce oznacza to też mniej pracy administracyjnej po stronie zespołu: kosztorys ze sprzedaży nie musi być ręcznie przepisywany do budżetu projektu, a godziny zarejestrowane przez konsultanta trafiają wprost do kosztu projektu i do faktury, zamiast krążyć między arkuszem czasu pracy, systemem księgowym i mailem do klienta. Im więcej spółek, krajów i walut obsługuje firma, tym większą wartość ma to, że Maconomy ma wielospółkowość i wielowalutowość wbudowane w model danych od początku.

AI wbudowana w Deltek Maconomy

Deltek Maconomy jest opisywany przez producenta jako system ERP wspierany przez sztuczną inteligencję. Funkcje AI występują pod marką Dela i obejmują asystenta Ask Dela, który odpowiada na pytania zadawane w języku naturalnym na podstawie danych z systemu, oraz podsumowania Smart Summaries, czyli generowane przez AI przeglądy projektów, klientów i wyników finansowych. Według producenta funkcje te włącza się opcjonalnie.

Praktyczna wartość takich funkcji zależy od danych, na których pracują. Projekty, czas pracy, zasoby i finanse prowadzone w jednym modelu danych, o którym piszemy w tym artykule, są dla AI naturalnym fundamentem: asystent odpowiada na podstawie tego, co jest w systemie. Dostępność tych funkcji zależy od wersji Maconomy, więc warto ją potwierdzić w rozmowie z zespołem Todis. Więcej o funkcjach Dela opisujemy w osobnym artykule.

Po jakich sygnałach poznać, że firma potrzebuje systemu dla usług profesjonalnych

Firmy rzadko podejmują decyzję o zmianie systemu z powodu jednego wydarzenia. Zwykle jest to seria drobnych sygnałów, które osobno da się jeszcze jakoś obejść – kolejnym arkuszem, kolejną osobą do ręcznego uzgadniania danych, kolejną nadgodziną przed spotkaniem zarządu. Z praktyki wdrożeniowej Todis wynika, że moment przejścia na system dedykowany dla usług profesjonalnych rzadko wynika z jednego problemu – zwykle nakłada się kilka sygnałów naraz:

• firma musi utrzymywać wiele systemów równolegle i stale je rozwijać;
• nie może w pełni wdrożyć strategii opartej na sztucznej inteligencji, bo dane są rozproszone;
• te same dane o kliencie, projekcie, czasie i kosztach są prowadzone w kilku miejscach i ręcznie uzgadniane;
• rentowność projektu lub klienta jest wiarygodna dopiero po zamknięciu miesiąca albo po zakończeniu projektu, nie w jego trakcie;
• planowanie ludzi odbywa się w Excelu lub lokalnych arkuszach, bez jednego widoku dostępności, kompetencji, obciążenia i przyszłego popytu;
• ewidencja czasu pracy, wydatki, fakturowanie i finanse nie tworzą jednego procesu, przez co faktury i raporty są opóźnione;
• wzrost liczby spółek, krajów, walut lub modeli rozliczeń zwiększa ilość ręcznej konsolidacji;
• firma musi dokładać coraz więcej dodatkowych rozwiązań i dostosowań, żeby obsłużyć specyfikę biznesu projektowego;
• systemy są przestarzałe i nie są odporne na zagrożenia bezpieczeństwa.

Jeśli w firmie występują równocześnie trzy lub cztery z tych sygnałów, to zwykle znak, że warto sprawdzić, czy system dedykowany dla usług profesjonalnych rozwiąże problem szybciej i taniej niż kolejna nakładka na dotychczasowe rozwiązania. Pojedynczy sygnał zwykle da się jeszcze zaadresować punktowo – dodatkowym raportem, nową zakładką w arkuszu, jedną osobą odpowiedzialną za uzgadnianie danych. Kombinacja kilku sygnałów naraz oznacza, że problem nie leży w pojedynczym procesie, tylko w architekturze danych – a to naprawia się zmianą systemu, nie kolejną łatką na dotychczasowym.

Todis – wdrożenia Deltek Maconomy w Polsce

Todis Consulting Group od lat koncentruje się na wdrożeniach systemu Deltek Maconomy w Polsce, a jego klienci to często firmy zatrudniające kilkuset pracowników. Zespół konsultantów łączy wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu tego systemu z wiedzą biznesową, finansowo-księgową i techniczną, dzięki czemu rozmowa o wdrożeniu zaczyna się od procesów, danych i celów firmy klienta, a nie od listy funkcji systemu. System Deltek Maconomy dostarczany jest w formie prekonfigurowanej, co znacząco skraca proces wdrożenia i zmniejsza ryzyko – razem z nim klient otrzymuje predefiniowane rozwiązania zawierające najlepsze praktyki branżowe, wypracowane przez producenta przez wiele lat pracy z firmami usług profesjonalnych na całym świecie.

Specjalizacja w Deltek Maconomy i w procesach firm usług profesjonalnych oznacza też, że zespół Todis zna typowe bolączki firm projektowych: rentowność widoczną dopiero po fakcie, rozjazd między CRM a realizacją, opóźnione fakturowanie. Pełny cykl współpracy obejmuje analizę, wdrożenie, integracje i rozszerzenia, szkolenia oraz rozwój i serwis techniczny po starcie produkcyjnym – łącznie z własnymi rozszerzeniami i integracjami dopasowanymi do polskich wymagań, między innymi w obszarze KSeF, JPK i JPK_CIT, interfejsów bankowych, obiegu dokumentów i raportowania.

Studium przypadku – wdrożenia w firmach usług profesjonalnych

Jeden z klientów Todis – firma z branży usług profesjonalnych – po wdrożeniu Maconomy ma CRM powiązany z realizacją projektów, kosztorysy sprzedażowe mogą przechodzić bezpośrednio do projektów, a menedżerowie mają bieżący dostęp do danych o firmie, działach, klientach i projektach. Poprawiła się kontrola budżetów i rentowności, a proces fakturowania został usprawniony i jest obarczony mniejszym ryzykiem błędów.

Wdrożenie umożliwiło też planowanie przychodów w perspektywie kilku miesięcy naprzód – a do tego potrzebna jest pełna integracja trzech warstw: zarządzania projektami (zabudżetowane projekty), CRM (planowane projekty z wagą prawdopodobieństwa odzwierciedlającą etap sprzedaży) oraz zarządzania zasobami (pełny plan tego, kto co robi w najbliższych miesiącach, i jakie zasoby są dostępne). To właśnie połączenie tych trzech obszarów w jednym modelu danych – a nie pojedyncza funkcja – jest tym, co pozwala planować przychody i zasoby bez ręcznego uzgadniania liczb.

Podobny wzorzec potwierdza kolejne wdrożenie Todis – tym razem w firmie z branży IT działającej w wielu oddziałach. Celem było zintegrowanie procesów projektowych i finansowych oraz usprawnienie planowania zasobów; zakres wdrożenia objął finanse, projekty, planowanie zasobów, fakturowanie, CRM i raportowanie menedżerskie. Efekt jest ten sam, co w pierwszym przykładzie: bieżące dane zarządcze, lepsza kontrola budżetów i rentowności, a do tego sprawne prognozowanie przychodów i planowanie zasobów do kolejnych projektów. W obu przypadkach zmiana nie polegała tylko na wymianie jednego narzędzia na inne, ale na połączeniu danych projektowych, finansowych i sprzedażowych w jednym systemie.

Dla kogo jest Deltek Maconomy

Nie każda firma projektowa potrzebuje systemu klasy Maconomy – dla mniejszych zespołów wystarczające bywa prostsze prowadzenie danych. Próg, po przekroczeniu którego zmiana staje się odczuwalna, to zwykle co najmniej kilkadziesiąt osób – moment, w którym ręczne uzgadnianie danych między systemami zaczyna kosztować więcej czasu niż samo wdrożenie nowego narzędzia. Maconomy sprawdza się przede wszystkim w firmach, które spełniają kilka warunków jednocześnie:

• działają w usługach profesjonalnych i zarabiają głównie na projektach oraz pracy wysoko wykwalifikowanych ludzi – kancelarie prawne, firmy doradcze, konsultingowe, audytorskie, agencje reklamowe i PR, biura inżynierskie i architektoniczne, software house’y;
• zatrudniają zwykle co najmniej kilkadziesiąt osób, a złożoność procesów rośnie wraz ze skalą;
• łączą różne modele rozliczeń projektów – między innymi rozliczenie godzinowe (T&M) i stałą cenę (fixed fee) – i potrzebują precyzyjnego rozliczania kosztów oraz przychodów na poziomie projektu;
• muszą widzieć rentowność projektów i klientów w trakcie realizacji, a nie dopiero po zamknięciu miesiąca;
• potrzebują usprawnić fakturowanie w powiązaniu z godzinami pracy i projektami;
• potrzebują planowania zasobów powiązanego z portfelem projektów i przyszłym popytem;
• działają w wielu spółkach, krajach lub walutach, albo planują ekspansję;
• chcą połączyć projekty, zasoby i finanse w jednym modelu danych, zamiast dokładać kolejne warstwy integracji i arkuszy.

Branże, w których te warunki spotykają się najczęściej, to firmy doradcze i konsultingowe, agencje reklamowe i PR, firmy audytorskie i podatkowe, software house’y, biura inżynierskie i architektoniczne, kancelarie prawne oraz firmy konsultingu zarządczego. Wspólny mianownik nie jest branżą, tylko modelem zarabiania – sprzedażą czasu i wiedzy ludzi rozliczaną na projektach.

Deltek Maconomy w skrócie – tabela

Obszar	Co daje Deltek Maconomy
Finanse projektowe	Budżet, wykonanie, WIP i rozpoznawanie przychodu w jednym modelu danych z pracą zespołu projektowego
Finanse i księgowość	Prowadzenie księgowości zarówno według polskich, jak i międzynarodowych standardów
Rozliczanie czasu pracy	Ergonomiczna rejestracja i rozliczanie czasu pracy, w pełni zintegrowane z modułem projektowym, planowaniem zasobów i fakturowaniem
Modele fakturowania	Rozliczenie godzinowe (T&M) i stała cena (fixed fee) w jednym systemie
Planowanie zasobów	People Planner – dostępność, kompetencje, obciążenie i przyszłe zapotrzebowanie
Przepływ danych	Jeden tor od CRM przez projekt, czas i wydatki, fakturowanie, aż po finanse i raportowanie
Zasięg organizacyjny	Wiele spółek, krajów i walut w jednym środowisku, zgodnie z polskimi i międzynarodowymi wymogami
Profil klienta	Firmy usług profesjonalnych zatrudniające co najmniej kilkadziesiąt osób, rozliczające się głównie z projektów

Pytania i odpowiedzi

Czym wyróżnia się Deltek Maconomy? Maconomy ma zarządzanie projektem jako centralny element systemu, a nie dodatkowy moduł – finanse projektowe, planowanie zasobów i fakturowanie pracują w jednym modelu danych.

Dla jakich firm jest Deltek Maconomy? Przede wszystkim dla firm usług profesjonalnych zatrudniających co najmniej kilkadziesiąt osób, które zarabiają na projektach – kancelarii prawnych, firm doradczych, agencji reklamowych, biur inżynierskich i architektonicznych oraz software house’ów rozliczających się w modelach T&M lub fixed fee.

Czy Maconomy obsługuje rozliczenia w kilku krajach i walutach? Tak. System dobrze radzi sobie zarówno z rozliczeniami zgodnymi z polskimi przepisami, jak i z wielofirmowym, międzynarodowym środowiskiem z różnymi walutami.

Jakie sygnały pokazują, że firma potrzebuje systemu dedykowanego dla usług profesjonalnych? Kilka naraz: rentowność projektu widoczna dopiero po zamknięciu miesiąca, planowanie ludzi w Excelu bez jednego widoku dostępności, opóźnione fakturowanie, braki w wypełnianiu czasu pracy oraz rosnąca liczba dodatkowych narzędzi i integracji wokół dotychczasowych rozwiązań.

Co zyskuje firma po wdrożeniu Maconomy – w praktyce? Z doświadczeń wdrożeniowych Todis: bieżący dostęp do danych zarządczych, lepszą kontrolę budżetów i rentowności, sprawniejszy przepływ informacji między CRM a projektami oraz szybsze, mniej podatne na błędy fakturowanie.

Kto w Polsce wdraża Deltek Maconomy? Todis Consulting Group od lat wdraża Deltek Maconomy w Polsce – zespół łączy kompetencje wdrożeniowe, finansowo-księgowe i techniczne oraz zapewnia pełny cykl współpracy, od analizy przez wdrożenie po serwis techniczny.

Czy Deltek Maconomy wymaga dużej customizacji przy wdrożeniu? Nie w dużym stopniu. Maconomy jest dostarczany w formie prekonfigurowanej, z gotowymi, sprawdzonymi rozwiązaniami dla firm usług profesjonalnych, co skraca wdrożenie i ogranicza ryzyko błędów konfiguracyjnych.

Jak zwykle zaczyna się rozmowa o zmianie systemu

Rozmowa z Todis nie musi zaczynać się od decyzji „chcemy Maconomy”. Punktem wyjścia może być konkretny, odczuwalny problem – rentowność projektu, którą widać dopiero po fakcie, planowanie zasobów w arkuszu, które przestało nadążać za skalą firmy, albo fakturowanie, które zajmuje zbyt wiele dni po zamknięciu miesiąca. Pierwsza rozmowa nie zaczyna się od listy funkcji systemu, tylko od tego, jak dziś wygląda proces – gdzie dane się rozjeżdżają, kto je ręcznie uzgadnia i ile to kosztuje czasu. Dopiero na tej podstawie widać, czy problem rozwiąże zmiana systemu, czy raczej uporządkowanie procesu w tym, co firma już ma.

Podsumowanie

Deltek Maconomy to system zbudowany wokół projektu jako centralnej jednostki pracy, w którym finanse, zasoby i sprzedaż patrzą na te same dane w tym samym momencie. Dla firmy usług profesjonalnych zatrudniającej co najmniej kilkadziesiąt osób, która rozlicza się z projektów i czuje, że rentowność widzi dopiero po fakcie, to różnica praktyczna, nie kosmetyczna. Todis prowadzi tę rozmowę od strony procesów i danych firmy klienta, nie od strony samego oprogramowania – a to, którym z sygnałów opisanych wyżej firma się rozpoznaje, zwykle najlepiej pokazuje, czy warto rozmowę zacząć już teraz. Warto też pamiętać, że decyzja o zmianie systemu nie musi zapadać od razu – kolejne sygnały z tego artykułu mogą się nakładać, aż koszt utrzymania status quo przewyższa koszt zmiany. Stronę produktową Deltek Maconomy, z pełnym zakresem funkcji, znajdziesz tutaj: Deltek Maconomy na todis.pl.