Każdy szef pragnie zapewnić swoim Project Managerom jak najlepszy dostęp do informacji o projektach, aby mogli opracować szczegółowy plan działania. Kluczowym aspektem realizacji zadań jest także dostępność pracowników – umożliwia to PM-om efektywne alokowanie zasobów i, w razie potrzeby, omówienie lub dostosowanie budżetu z klientem. Mamy więc niezbędną wiedzę o projekcie, zaplanowane prace oraz odpowiednio dobranych pracowników. Czy coś może pójść nie tak?

Niestety, może. Przyjrzyjmy się trzem 'zabójcom’ skutecznego zarządzania projektem i zobaczmy, jak je wyeliminować.

1. Błędnie określony zakres prac.

Udane projekty zaczynają się od precyzyjnie określonego i zaplanowanego zakresu prac (SOW). Jest to kluczowe do kontrolowania prawidłowej realizacji zadań. Dzięki jasno zdefiniowanemu zakresowi łatwo wykryć i skorygować odchylenia oraz błędy, dostosować terminy i ponownie zweryfikować oczekiwania klienta, jeśli zajdzie taka potrzeba.

2. Brak strategii zarządzania ryzykiem.

Często zarządzanie ryzykiem jest pomijane podczas planowania projektów. Obejmuje to przewidywanie potencjalnych problemów, takich jak błędna alokacja budżetu, niedotrzymanie terminów, nieoczekiwane poprawki czy słaba komunikacja z klientem. Uwzględniając te aspekty, możemy przygotować gotowe rozwiązania i zaoszczędzić cenny czas.

3. Zbyt pochopne przydzielanie pracowników do zadań.

Dobrze skompletowany zespół to podstawa sukcesu. Każdy PM powinien poświęcić odpowiednią ilość czasu na dobranie właściwych pracowników do konkretnych projektów. Pozwoli to zredukować frustrację, zaoszczędzić czas i zapewnić rentowność projektu.

Podsumowując, najczęstsze problemy przy realizacji projektów to zmieniające się oczekiwania klienta, niekończące się poprawki, niedoszacowanie budżetu i niewłaściwie dobrane zasoby. Dlatego każdy PM powinien stworzyć dokładny, dobrze przemyślany zakres prac, opracować strategię zarządzania ryzykiem oraz starannie dobrać pracowników do zadań. To będzie największą gwarancją sukcesu.