Wdrożenie Deltek Maconomy trwa w naszym bazowym harmonogramie około 26 tygodni i składa się z czterech faz: wstępnej, projektowania, budowy i weryfikacji oraz wdrożenia produkcyjnego. Po nich następuje uruchomienie produkcyjne, czyli Go-Live.

W Todis od lat wdrażamy Deltek Maconomy w Polsce. Nasi klienci to często firmy zatrudniające kilkuset pracowników.

Jedna z obaw, które firmy zgłaszają nam przed decyzją o wdrożeniu, dotyczy czasu: na jak długo projekt zajmie ludzi, którzy na co dzień pracują dla klientów. Odpowiedzią jest poniższy harmonogram, rozpisany na fazy i tygodnie.

Ile trwa wdrożenie Deltek Maconomy i z jakich faz się składa?

Każda z czterech faz kończy się efektem, na którym opiera się następna: planem projektu, analizą przedwdrożeniową, przetestowaną konfiguracją i systemem przygotowanym do Go-Live.

Faza	Tygodnie	Co się dzieje
Faza wstępna	1-4	Plan projektu, zespół, infrastruktura, kick-off
Projektowanie	5-10	Szkolenie wprowadzające, warsztaty, zebranie informacji, analiza przedwdrożeniowa, strategia migracji danych
Budowa i weryfikacja	11-18	Konfiguracja, import danych, szkolenie super-userów, walidacja i testy
Wdrożenie produkcyjne	19-26	Konfiguracja produkcyjna, migracja danych master i transakcyjnych, szkolenia użytkowników
Go-Live	od 26	Uruchomienie produkcyjne, wsparcie startu i pierwszego zamknięcia miesiąca

Todis zawsze pomaga przy zamykaniu pierwszego miesiąca w ramach ostatniej fazy projektu Go-Live.

Recenzenci Deltek Maconomy na platformie G2 podają średnio 7 miesięcy na wdrożenie i 24 miesiące do zwrotu z inwestycji (średnie z 74 recenzji użytkowników, odczyt 22.09.2026). Harmonogram bazowy prowadzi do Go-Live po około sześciu miesiącach, czyli w podobnym czasie.

Od czego zależy długość harmonogramu wdrożenia Deltek Maconomy?

Długość harmonogramu wyznacza pięć czynników, które widać przed startem projektu: liczba spółek, integracji i rozszerzeń, zakres migracji danych oraz liczba decyzji procesowych po stronie firmy. Czynniki te wydłużają plan już na papierze, zanim ktokolwiek usiądzie do konfiguracji. Obszary ryzyka działają inaczej, bo przesuwają termin dopiero w trakcie projektu.

• Liczba spółek. W grupie spółek każda nowa spółka, kraj albo waluta dokłada zwykle ręcznej konsolidacji, co samo bywa powodem decyzji o wdrożeniu.
• Liczba integracji. Każdą integrację uruchamianą razem z systemem trzeba skonfigurować i przetestować w fazie budowy i weryfikacji, obok samego systemu.
• Liczba rozszerzeń. Rozszerzenie to zmiana przygotowana pod potrzeby konkretnej firmy. Każda taka zmiana wydłuża pracę programistów i testerów.
• Zakres migracji danych. Zakres wyznacza decyzja, które dane historyczne firma naprawdę wykorzystuje w analizach, a z których może bezpiecznie zrezygnować. Im więcej danych przechodzi do nowego systemu, tym więcej pracy przy ich porządkowaniu i sprawdzaniu.
• Liczba decyzji procesowych. O każdym procesie decyduje ktoś z firmy klienta, więc tempo projektu zależy od tego, jak szybko te decyzje zapadają.

Dlaczego wdrożenie Deltek Maconomy zaczyna się od gotowego rozwiązania?

Deltek Maconomy jest dostarczany w formie prekonfigurowanej, więc projekt nie zaczyna się od pustej kartki. W systemie są od początku ustawienia procesów, które Deltek dopracowywał przez lata, i to od nich zaczyna się rozmowa o zmianach.

Gotowy wzorzec nie zmienia jednak kolejności naszej pracy: najpierw poznajemy procesy, dane i cele firmy, dopiero potem konfigurujemy system. Szkolenie wprowadzające w fazie projektowania pozwala uczestnikom warsztatów zobaczyć system, zanim zaczną decydować, co w nim zmienić.

Czym jest analiza przedwdrożeniowa w projekcie Deltek Maconomy?

Analiza przedwdrożeniowa to dokument, który zamyka fazę projektowania i staje się planem prac na fazę budowy. Powstaje z warsztatów i z informacji zebranych od firmy.

Analiza obejmuje przegląd obecnych procedur pod kątem nieefektywności i niespójnych danych, listę funkcji i modułów, których firma potrzebuje, ocenę gotowości infrastruktury IT oraz plan zasobów, czyli skład zespołu, budżet i harmonogram prac.

Procesy omawiamy w dwóch stanach, obecnym (as-is) i docelowym (to-be), razem z miejscami, w których praca dziś utyka. Procesy swoich obszarów przedstawiają na warsztatach kierownicy działów, ale wąskie gardła najlepiej znają pracownicy pierwszej linii, dlatego ich wiedza też jest pomocna. System ma odwzorować stan docelowy, więc to z nim zestawiamy wzorzec Delteka na warsztatach.

Kto po stronie firmy musi uczestniczyć we wdrożeniu Deltek Maconomy?

Po stronie firmy wdrożenie wymaga niewielkiego zespołu decyzyjnego, który w modelu Delteka obejmuje sześć ról. Zespół jest mały, ale w najważniejszych etapach projektu jego członkowie poświęcają mu dużo czasu, a równolegle prowadzą swoją codzienną pracę.

Rola po stronie klienta	Za co odpowiada
Sponsor projektu	Mierzalne cele biznesowe projektu (KPI) i realistyczne ramy finansowe
Project manager	Prowadzenie projektu po stronie firmy, z prawem do decyzji organizacyjnych
Właściciel procesów finansowych	Ustawienia procesów finansowych
Właściciel procesów projektowych i zasobowych	Ustawienia procesów projektowych i planowania ludzi
Osoba odpowiedzialna za dane i testy	Dane do migracji oraz testy
Właściciele integracji i raportów	Integracje i raporty

Do zespołu firma wskazuje ludzi z mandatem, czyli takich, którzy mogą rozstrzygać sprawy procesowe oraz dostarczyć i oczyścić dane.

Na warsztacie o fakturowaniu kierownik działu rozliczeń mówi, że wzór faktury musi zatwierdzić dyrektor finansowy, który jest na urlopie. Decyzja czeka do jego powrotu, a razem z nią konfiguracja, która miała się na niej opierać. Osoba z mandatem przy stole zamyka taki temat na tym samym spotkaniu.

Naprzeciw tego zespołu pracują nasi konsultanci, którzy od lat wdrażają Deltek Maconomy. Na warsztacie przekładają ustalenia działu finansowego i kierowników projektów na konkretne ustawienia systemu.

Jak zespół firmy przygotowuje się do pracy w nowym systemie?

Szkolenia zaczynają się w fazie projektowania i wracają w każdej kolejnej fazie, więc zespół poznaje system przez większą część projektu.

Dwie obawy z rozmów sprzedażowych dotyczą ludzi: czy pracownicy przyjmą nowy system i czy system w ogóle zadziała w warunkach firmy. Na obie odpowiada udział ludzi z działów w testach. Super-userzy, czyli kluczowi użytkownicy z poszczególnych działów, przechodzą szkolenie w fazie budowy i weryfikacji, w tej samej fazie, w której trwają walidacja i testy. Znają więc konfigurację, zanim zobaczą ją pozostali, i łączą zespół wdrożeniowy z resztą firmy.

Testy prowadzi się zwykle na osobnym środowisku testowym. Użytkownicy przechodzą w nim realne scenariusze swojej firmy, na przykład wystawienie faktury za projekt rozliczany godzinowo (T&M) albo ryczałtem (fixed fee), i zgłaszają to, co działa inaczej, niż zakładali. Środowisko testowe musi być stabilne i gotowe przed Go-Live, bo na nim odbywają się także szkolenia.

Opór wobec nowego systemu bierze się zwykle z obcej terminologii i z konieczności zmiany nawyków wyrobionych przez lata. Zarządzanie zmianą zaczyna się więc przed wdrożeniem i trwa jeszcze kilka miesięcy po starcie produkcyjnym. Liderzy po stronie firmy prowadzą plan informacyjny, czyli ustalają, co, kiedy i komu przekazać, i regularnie tłumaczą zespołowi cel zmiany oraz jej kolejne etapy. Szkolenia użytkowników są dopasowane do ról i poza obsługą ekranów obejmują nowe procesy. Partner wdrożeniowy może w tym pomagać, ale nie zastąpi liderów wewnętrznych.

W jakich obszarach wdrożenie Deltek Maconomy może się wydłużyć?

Krytyczne ryzyka wydłużenia projektu skupiają się wokół czterech obszarów, a w każdym z nich część pracy firma może wykonać przed kick-offem.

Obszar ryzyka	Na czym polega	Co firma może zrobić przed kick-offem
Jakość i terminowość danych do migracji	Dane dostarcza i czyści firma klienta	Ustalić, w których systemach i arkuszach leżą dane i kto je oczyści
Opóźnione decyzje biznesowe podczas warsztatów i walidacji	Decyzja czeka na osobę spoza zespołu i wstrzymuje kolejne prace	Uzgodnić terminy warsztatów z kalendarzami osób, które podejmą decyzje
Integracje i rozszerzenia odkryte zbyt późno	Dochodzi praca, której plan nie uwzględniał	Spisać integracje i rozszerzenia, które mają działać od pierwszego dnia
Niedostateczny czas na testy, szkolenia i zarządzanie zmianą	Te prace wymagają ludzi, którzy w tym samym czasie obsługują klientów	Zarezerwować w kalendarzu firmy czas tych osób na testy i szkolenia

Lista klientów prowadzona w dwóch miejscach, z różnymi adresami i numerami NIP, musi zostać uzgodniona, zanim trafi do importu. Jeśli robi to osoba, która w tym samym czasie zamyka miesiąc, import czeka na nią. Zdublowane kartoteki kontrahentów przeniesione bez porządków dają w nowym systemie raporty, którym trudno zaufać, i błędne powiązania transakcji finansowych.

Integracja rozpoznana dopiero w trakcie budowy dokłada pracę do fazy, która ma już pełny plan. W trzecim miesiącu projektu dział finansowy zgłasza na przykład, że wyciągi bankowe mają wpływać do systemu automatycznie. Interfejs bankowy, który mógł wejść do koncepcji wdrożenia, trzeba wtedy zaprojektować w środku konfiguracji i znaleźć dla niego miejsce w testach.

Testy, szkolenia i zarządzanie zmianą łatwo potraktować jako bufor, gdy wcześniejsze prace się przeciągają. Konfiguracja spóźniona o dwa tygodnie kusi, żeby o tyle samo skrócić testy. Błędy, które testy miały wyłapać, wychodzą wtedy dopiero po uruchomieniu systemu.

Jak przebiega migracja danych przy wdrożeniu Deltek Maconomy?

Migracja danych zaczyna się od strategii ustalanej w fazie projektowania, a dane przechodzą do Deltek Maconomy dwa razy: najpierw w imporcie w fazie budowy i weryfikacji, potem w migracji danych master i transakcyjnych przed Go-Live.

Strategia rozstrzyga najpierw metodę: dane przechodzą jednorazowo, w ustalonym terminie, albo etapami, partiami. Przy imporcie etapami w fazie budowy i weryfikacji każda partia zostaje przetestowana, zanim do systemu trafi następna.

Dokumentacja starego systemu przyspiesza mapowanie, czyli ustalenie, jak każdy element ze starego systemu zostanie odwzorowany w nowym. Pozostałe części strategii, w tym plan awaryjny, opisuje przewodnik Todis po migracji danych do ERP.

Jak ograniczamy ryzyko opóźnienia wdrożenia?

Poza startem od prekonfigurowanego rozwiązania Delteka ograniczamy ryzyko opóźnienia czterema praktykami, które stosujemy od fazy wstępnej do Go-Live.

1. Pilnujemy ról po stronie firmy. Sprawdzamy, czy na warsztatach i walidacji są osoby, które mogą podjąć decyzję. Gdy kogoś brakuje, ustalamy z project managerem firmy, kto i kiedy dołączy.
2. Prowadzimy rejestr decyzji. Widać w nim, które decyzje procesowe już zapadły, a które czekają i na kogo.
3. Strategię migracji danych ustalamy wcześnie. Firma wie wtedy, które dane i w jakiej postaci przygotować, zanim ktokolwiek zacznie je importować.
4. Warsztaty i testy prowadzimy w kolejnych rundach. Do trudniejszych tematów wracamy, zanim niejasność przejdzie do następnej fazy. Rozliczanie projektów w kilku walutach może na przykład wracać na warsztat tak długo, aż właściciel procesów finansowych zaakceptuje ustawienia.

Czy Deltek Maconomy obsłuży polskie wymagania księgowe?

Deltek Maconomy nadaje się do prowadzenia finansów zgodnie z przepisami obowiązującymi w Polsce, a polskie wymagania obsługują nasze własne lokalne integracje i rozszerzenia.

Dział księgowy obawia się czasem, że Deltek Maconomy nie jest systemem polskim. Nasze lokalne integracje obejmują między innymi obszar JPK i JPK_CIT, interfejsy bankowe, obieg dokumentów i raportowanie.

Dla audytora i głównej księgowej ważne jest też, kto i według jakich zasad zatwierdza koszty. W Deltek Maconomy czas pracy i wydatki przechodzą przez obieg akceptacji oparty na regułach, które ustala firma.

Jaki zakres może objąć wdrożenie Deltek Maconomy?

Zakres wdrożenia wynika z celu, z jakim firma przystępuje do projektu. Firma z branży IT działająca w wielu oddziałach wdrożyła Deltek Maconomy, aby zintegrować procesy projektowe i finansowe oraz usprawnić planowanie zasobów. Zakres objął finanse, projekty, planowanie zasobów, fakturowanie, CRM i raportowanie menedżerskie.

Co dzieje się po uruchomieniu systemu?

W pierwszych tygodniach i miesiącach po Go-Live system pracuje pod nadzorem zespołu wdrożeniowego. Pytania i błędy zgłaszane przez użytkowników w okresie pracy nadzorowanej trafiają do helpdesku, a my rozwiązujemy je na bieżąco.

Później współpraca przechodzi w rozwój systemu i serwis techniczny. Cele, które sponsor zapisał przed startem, firma może od tej pory śledzić na danych z Deltek Maconomy i na tej podstawie zgłaszać kolejne zmiany w procesach.

Jak wygląda współpraca z Todis, zanim ruszy harmonogram wdrożenia?

Zanim ruszy faza wstępna, współpraca przechodzi przez siedem etapów, od pierwszego kontaktu do umowy.

1. Pierwszy kontakt.
2. Kwalifikacja. Rozmawiamy o wielkości firmy, branży, modelu projektowym, obecnych systemach, przyczynie zmiany i osobach decyzyjnych. Wśród przyczyn, które słyszymy, są: stary system bez wsparcia, którego nie da się już rozwijać, oraz ręczna praca wynikająca z braków w integracji między systemami, z opóźnieniami i błędami w danych.
3. Discovery, czyli diagnoza. Rozmowa trwa 30-60 minut i dotyczy procesów, danych, problemów z rentownością, zasobów, fakturowania i raportowania.
4. Demo lub warsztat rozwiązania. Takich spotkań bywa kilka, w podziale na tematy, a do niektórych kwestii wracamy jeszcze raz. Firma sprawdza na nich, jak system pasuje do jej procesów.
5. Koncepcja wdrożenia i oferta. Licencje, usługi i harmonogram dla konkretnej firmy. Na tym etapie pada konkretna odpowiedź o czas i koszt, bo dopiero discovery i warsztaty pokazały zakres.
6. Referencje.
7. Negocjacje i umowa.

Jak harmonogram wdrożenia Deltek Maconomy wygląda w kalendarzu firmy?

Firma, która zacznie wdrożenie Deltek Maconomy pod koniec kwietnia 2027 roku, przy harmonogramie bazowym dojdzie do Go-Live pod koniec października. Przykład zakłada start projektu 26 kwietnia i fazy, z których żadna się nie wydłuża.

W takim kalendarzu budowa i weryfikacja przypada na lipiec i sierpień, czyli na sezon urlopów. Testy i szkolenia wymagają ludzi, którzy w tym samym czasie obsługują klientów. W tych tygodniach super-userzy przechodzą szkolenie i biorą udział w testach, więc ich urlopy warto ułożyć wokół projektu jeszcze przed jego startem. Do tej samej fazy należy import danych, dlatego porządki w kartotekach dobrze zamknąć do końca czerwca. Szkolenia pozostałych użytkowników przychodzą dopiero w ostatniej fazie, razem z migracją danych master i transakcyjnych.

Licząc od pierwszego kontaktu, do uruchomienia systemu mija zwykle od 12 do 18 miesięcy, bo cykl sprzedaży w Todis trwa 6-12 miesięcy, a harmonogram bazowy około sześciu. Przy rozmowach od października 2026 roku i umowie podpisanej po sześciu miesiącach projekt może wystartować w kwietniu 2027 roku, tak jak w tym przykładzie.

Pytania i odpowiedzi

Ile trwa decyzja o wdrożeniu Deltek Maconomy? Cykl sprzedaży w Todis, od pierwszego kontaktu do podpisania umowy, trwa zwykle od 6 do 12 miesięcy. Harmonogram samego wdrożenia rusza dopiero po umowie, od fazy wstępnej z kick-offem.

Czy wdrożenie Deltek Maconomy jest zadaniem dla działu IT? Nie tylko. Wdrożenie systemu w całej firmie zmienia sposób pracy wielu działów, dlatego o procesach decydują ich właściciele w finansach i projektach. Dział IT jest potrzebny zwłaszcza przy integracjach, a sponsorem projektu jest zarząd.

Czy Todis przygotowuje rozszerzenia Deltek Maconomy pod potrzeby konkretnej firmy? Tak. Przygotowujemy własne rozszerzenia, na przykład wtedy, gdy zmiana przepisów wymaga dostosowania systemu do lokalnego rynku. Tworzymy też systemy do raportowania (Business Intelligence).

Czy Deltek Maconomy działa w chmurze? Tak. Deltek opisuje Maconomy jako system ERP w chmurze, przeznaczony dla firm z sektora usług profesjonalnych, z wbudowanymi funkcjami AI, takimi jak Ask Dela i Smart Summaries.

Czy Todis wdraża Deltek Maconomy poza Polską? Tak. Todis współpracuje z ponad 100 klientami w Polsce i za granicą, a Deltek Maconomy wdrażamy także w innych krajach. Nasi konsultanci mają doświadczenie wdrożeń w środowisku międzynarodowym. Producent podaje, że Maconomy natywnie obsługuje środowiska wielofirmowe, wielowalutowe i wielojęzyczne.

Podsumowanie

Harmonogram bazowy wyznacza ramy projektu, jednak termin Go-Live w praktyce zależy od ludzi po stronie firmy: od tego, czy decyzje procesowe zapadają na warsztatach i czy dane do migracji są gotowe wtedy, gdy zaczyna się import.

Pierwszym krokiem do harmonogramu dla konkretnej firmy jest wiadomość wysłana przez formularz kontaktowy Todis.

Źródła

Anna Turzańska-Sadlej

CEO, Todis Consulting

Dziękuję za lekturę! Cieszę się, że dotarłeś do końca - feedback zawsze mile widziany.

Zapraszamy do kontaktu!