EGIS Polska

Rozwiązania Epicor i Todis Consulting wspierają rozwój firmy EGIS – jednej z wiodących korporacji farmaceutycznych w Europie i w Polsce.

O firmie

• Kraj: Polska
• Branża: Farmacja
• Strona: www.egis.pl

Kluczowe informacje

Wyzwania

• Brak integracji pomiędzy systemami magazynowym a księgowym, co powodowało niespójność danych
• Czasochłonne przygotowywanie przelewów bankowych
• Zmiany w przepisach ustawy o VAT

Rozwiązania

• System ERP Epicor iScala 3.0
• Rozszerzenia funkcjonalne: System kodów kreskowych TBCS, Bankyer oraz Vacik_JPK

Korzyści

• Oszczędność czasu
• Zminimalizowanie ilości błędów
• Spójność danych

Korzenie firmy EGIS sięgają początku XIX wieku, kiedy to powstała spółka założona przez Dr. Alberta Wandera, zajmująca się produkcją środków odżywczych, preparatów ze słodu oraz kropli leczniczych. Dokładnie 19 lutego 1913 roku została zarejestrowana w Szwajcarii spółka Dr. Wander Ltd. of Pharmaceuticals and Nutriments, której prawnym następcą jest EGIS Pharmaceuticals PLC. Siedziba spółki do dziś znajduje się w tym samym miejscu, przy ulicy Keresztúri w Budapeszcie. Od 1995 roku głównym udziałowcem i strategicznym partnerem EGIS jest wiodąca niezależna francuska firma farmaceutyczna Servier. Wraz z modernizacją zakładów produkujących aktywne składniki farmaceutyczne i tabletki powlekane, firma otworzyła się na nowe rynki i obszary terapeutyczne. EGIS Pharmaceuticals PLC posiada obecnie trzy centra badań i rozwoju działające na terenie Węgier, przez co jest jedną z wiodących firm farmaceutycznych w Europie Środkowo-Wschodniej. Wartość sprzedaży netto przedsiębiorstwa w roku obrotowym 2014/15 wyniosła 419 mln EUR. W grudniu 1994 roku powstało polskie przedstawicielstwo EGIS Pharmaceuticals Ltd. – EGIS Polska. Firma od początku wejścia na polski rynek odnosi znaczące sukcesy. W 2002 r. EGIS posiadał już 162 pozwolenia na dopuszczenie leków do obrotu rynkowego m.in. dla onkologii, neurologii, dermatologii czy psychiatrii. Firma na stałe współpracuje z hurtowniami i szpitalami na terenie całej Polski.

Początek historii
System Scala wspiera EGIS w Polsce od 2002 roku, obejmując kluczowe obszary działalności firmy, takie jak: zarządzanie finansami, kadry i płace oraz gospodarka magazynowa. Dynamiczny rozwój firmy i wzrost liczby przedstawicieli medycznych na początku bieżącego stulecia sprawił, że spółka EGIS Polska potrzebowała systemu o zaawansowanych możliwościach raportowania oraz rozwiązania umożliwiającego szybki i łatwy dostęp do najbardziej aktualnych informacji. Dlatego też pod koniec 2001 roku firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Scala 5.1, jako rozwiązania wspomagającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Proces przenoszenia danych (plan kont, pliki klientów i dostawców, bilanse otwarcia, środki trwałe) z poprzedniego systemu został przeprowadzony z użyciem narzędzi importu Scali, dzięki czemu przebiegł bez zakłóceń. Wdrożenie rozpoczęło się pod koniec listopada 2001 roku, a księgi były dostępne w systemie Scala już w połowie stycznia 2002 roku.

Rozwój rozwiązania we współpracy z Todis Consulting
Obecnie spółka EGIS Polska korzysta z systemu Epicor iScala 3.0, a bieżącym wsparciem użytkowników i utrzymaniem systemu zajmuje się Todis Consulting – certyfikowany partner Epicor Software Corporation w Polsce. Ponadto Todis dostarczył kilka własnych rozszerzeń funkcjonalnych systemu Epicor iScala. Aplikacje takie jak TBCS, Bankyer oraz Vacik z generatorem plików JPK, stworzone i wdrożone przez konsultantów Todis usprawniają pracę w systemie ERP oraz pozwalają na dostosowanie działalności firmy do nowych regulacji prawnych w Polsce.

System kodów kreskowych TBCS
Do roku 2010 firma EGIS Polska korzystała z odrębnego systemu magazynowego, który nie był zintegrowany z systemem finansowo-księgowym. Komunikacja pomiędzy systemami odbywała się poprzez mailową wymianę plików, co powodowało niespójność danych, która wychodziła na jaw dopiero podczas inwentaryzacji. Potrzeba wewnętrznej integracji spowodowała, że wybrano narzędzie zarządzania magazynem w ramach systemu Epicor iScala. Dodatkowo, firma zdecydowała się na wdrożenie aplikacji TBCS – autorskiego rozwiązania Todis do wspomagania zarządzania magazynem z wykorzystaniem czytników kodów kreskowych. „Udało nam się osiągnąć założony cel, czyli wewnętrzną spójność danych, a ponadto zaimplementowane narzędzie wspomaga procesy magazynowe – np. dzięki systemowi kodów kreskowych kompletacja i przygotowanie dostawy czy inwentaryzacja trwają kilka razy krócej” – mówi Wojciech Siczek, Controlling Manager w EGIS Polska. Warto podkreślić, iż podczas tworzenia aplikacji położono szczególny nacisk na możliwość automatyzacji pracy. Operator zaopatrzony w czytnik, wybierając odpowiednie opcje, jest w stanie w ciągu kilku chwil skompletować towar do wydania klientowi na podstawie wyznaczonej przez system ścieżki, przyjąć towar od dostawcy czy też wystawić dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM). Dzięki użyciu skanera oraz wbudowanych w system reguł walidacyjnych możliwość popełnienia błędu przez pracownika została ograniczona do minimum.

Bankyer
Aplikacja Bankyer służy do obsługi wymiany danych pomiędzy systemem iScala a systemami Home-banking, czyli dedykowanym oprogramowaniem dostarczanym przez banki. Głównym zadaniem Bankyera jest generowanie pliku z przelewami wychodzącymi zgodnie ze standardem akceptowanym przez system banku oraz automatyczne księgowanie wyciągów bankowych otrzymywanych elektronicznie. W przypadku firmy EGIS mamy do czynienia z ok. 800 przelewami miesięcznie. Wykonywanie ich ręcznie, bez wątpienia, pochłaniałoby ogromną ilość czasu. „Bankyer jest przejrzysty, prosty w obsłudze, pozwala zaoszczędzić dużo czasu i zabezpiecza przed pomyłkami” – ocenia rozwiązanie Zofia Ościk, Główna Księgowa w EGIS Polska.

Vacik_JPK
Zmiany w przepisach ustawy o VAT czyli podatku od towarów i usług skłoniły firmę EGIS Polska do poszukiwania rozwiązania, które wspierałoby generowanie raportów JPK_VAT w firmie. Możliwość sprawdzenia, filtrowania, weryfikowania zgodności ze schematem, ogólna prostota użytkowania oraz dostępność konsultantów sprawiła, że zdecydowano się na rozwiązanie oferowane przez Todis Consulting. W skład aplikacji Vacik_JPK wchodzą m.in.: wydruk i elektroniczny transfer deklaracji, korekta kodów, naliczanie podatku VAT oraz generowanie plików JPK.

Współpraca i plany na przyszłość
Konsultanci Todis przy aktywnym udziale pracowników firmy EGIS dokonali wielu modyfikacji systemu, które pozwoliły m.in. skrócić czas dostaw czy wyeliminowały ryzyko popełnienia błędów. „Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z firmą Todis. Dzięki dyspozycyjności i otwartości ich konsultantów projekty przebiegają bardzo sprawnie i zgodnie z naszymi oczekiwaniami” – podsumowuje Wojciech Siczek. W przyszłym roku planowana jest migracja do najnowszej wersji systemu Epicor iScala 3.3 oraz wdrożenie mechanizmu do automatycznego sprawdzania numeru NIP kontrahenta.