Case Studies – Wdrożenia Deltek Maconomy

Klient – TPA Poland

TPA to grupa konsultingowa działająca w 12 krajach Europy Środkowej i Wschodniej, świadcząca usługi doradztwa podatkowego, księgowości i płac, nieruchomości oraz energetyki, a także audytu i usług prawnych pod markami Baker Tilly TPA i Baker Tilly Legal Poland. Firma stawia na doradztwo oparte na danych i nowoczesnych technologiach, działając w modelu „one‑stop‑shop”.

Cel wdrożenia

Case study opisuje wdrożenie systemu Deltek Maconomy w firmie doradczej TPA Poland, które miało uporządkować procesy projektowe, finansowe i sprzedażowe oraz dać pełny obraz współpracy z klientami. W 2019 roku TPA zdecydowała się wdrożyć zaawansowany system ERP Deltek Maconomy, aby sprostać rosnącym wymaganiom rynku i usprawnić zarządzanie projektami. Kluczowe było zautomatyzowanie procesów operacyjnych oraz uzyskanie pełnego, globalnego obrazu współpracy z klientami w jednym systemie.

Dlaczego wybrano Maconomy

Najważniejsze powody wyboru systemu:

• Kompleksowość i szeroki zakres funkcjonalny – integracja zarządzania projektami, CRM i finansami w jednym spójnym systemie.
• Dostosowanie do branży konsultingowej – system zaprojektowany z myślą o firmach projektowych, takich jak TPA.
• Możliwość indywidualnej konfiguracji – elastyczność pod zmieniające się wymagania organizacji.
• Możliwość integracji z innymi systemami – nowoczesna architektura i elastyczne API.
• Doświadczenie producenta i firmy wdrożeniowej – gwarancja rozwoju, nowych funkcji i stabilności rozwiązania.

Kluczowe korzyści z wdrożenia

• Zaawansowane raportowanie menedżerskie – menedżerowie mają bieżący dostęp do danych o kondycji firmy, działów, klientów, projektów i zespołów, co poprawia jakość decyzji i planowania.
• Zintegrowany proces sprzedażowy – cały proces od szansy sprzedażowej w CRM po fakturowanie i kontrolę należności odbywa się w jednym systemie, z pełną historią działań z klientem.
• Powiązanie CRM z realizacją projektów – CRM jest zintegrowany z projektami, a kosztorysy sprzedażowe automatycznie przenoszone są do projektów, co usprawnia przepływ informacji i podnosi efektywność operacyjną
• Lepsza kontrola projektów i budżetów – wdrożenie przełożyło się na lepszą kontrolę realizacji projektów i poprawę ich rentowności.
• Usprawniony proces fakturowania – faktury wystawiane są szybciej, z mniejszą liczbą błędów i mniejszym ryzykiem strat.
• Webowy dostęp do systemu – możliwość pracy z dowolnego miejsca przyspiesza wprowadzanie danych i obieg informacji w firmie
• Integracje z innymi systemami – Maconomy zostało łatwo połączone z pozostałymi systemami używanymi w TPA.
• Elastyczność i skalowalność – system rośnie wraz z firmą i pozwala dostosowywać się do nowych wyzwań.

Wsparcie działalności projektowej

Dzięki integracji modułów projektowych i finansowych, menedżerowie mają dostęp do kompleksowych danych zarządczych w czasie rzeczywistym. Umożliwia to bieżącą analizę kondycji finansowej firmy, działów i projektów, szybką reakcję na problemy oraz pełną kontrolę i optymalizację procesów projektowych od planowania po realizację.

Maconomy Legal Solution  dla średnich i dużych kancelarii prawnych

Maconomy Legal Solution to system ERP stworzony dla średnich i dużych kancelarii prawnych, który ma zwiększać rentowność spraw, usprawnić rozliczenia, kontrolę czasu pracy i pracę z dokumentami. Rozwiązanie jest elastyczne, rozwijane przez lata pod potrzeby firm usług profesjonalnych (prawnicy, doradcy), dzięki czemu odpowiada na współczesne wyzwania rynku.​

Rentowność spraw i klientów

System pozwala ocenić opłacalność współpracy z konkretnym klientem, szczególnie przy stałych fee, analizując, czy kancelaria mieści się w budżecie oraz jakie są wyniki wg klientów, spraw, partnerów i działów. Maconomy umożliwia przypisanie kosztu pracy prawnika do klienta lub zdefiniowanie stawki godzinowej z marżą, co daje precyzyjną informację, ile kancelaria zarabia na danym projekcie. Rentowność jest traktowana jako proces – system na bieżąco monitoruje wyniki spraw i udostępnia dane w czasie rzeczywistym dla decyzji strategicznych i operacyjnych.​

Rozliczenia wewnętrzne i prowizje

Materiał opisuje wyzwania rosnących kancelarii, gdzie rozliczenia wewnętrzne (premie, prowizje, dodatkowe wynagrodzenia) stają się złożone i czasochłonne. Maconomy wspiera rozliczenia według dowolnie przyjętych algorytmów, pozwala zakodować własne mechanizmy kalkulacji wewnętrznych i automatyzuje liczenie dochodu na projektach, redukując ręczne obliczenia i czas pracy nad rozliczeniami.​

Czas pracy i fakturowanie

System umożliwia precyzyjne śledzenie czasu pracy prawników (zadania, stoper, aplikacja mobilna) dla czynności administracyjnych i merytorycznych. Dzięki temu kancelaria monitoruje postęp prac, porównuje realne godziny z budżetem czasowym i lepiej zarządza obciążeniem. W obszarze fakturowania Maconomy obsługuje różne modele: stała obsługa klienta, indywidualne sprawy, projekty konsultingowe, z automatycznymi draftami faktur i gotowością do obsługi KSeF.​

Integracje, AI i dokumenty

Maconomy Legal Solution integruje się z cyfrowymi repozytoriami dokumentów (np. iManage) i wykorzystuje duże modele językowe do wyszukiwania dokumentów wg kontekstu sprawy, sędziego czy danych klienta. Oferuje mechanizmy analizy konfliktów interesów, integrację z innymi systemami w kancelarii oraz możliwość tworzenia nowych funkcjonalności dopasowanych do specyfiki danej firmy.​

Efekt biznesowy dla kancelarii

Dzięki Maconomy kancelarie mogą obsługiwać dowolny model rozliczeń, analizować efektywność prawników i klientów, ograniczać czas na administrację i zwiększać liczbę obsługiwanych spraw. System zapewnia pełne wsparcie dla księgowości, dokumentów, fakturowania, windykacji oraz zaawansowaną analitykę i raportowanie, w tym funkcje oparte na AI.

Klient – Millward Brown

Millward Brown to globalna firma badawcza, której sukces opiera się na metodach badań i wysokiej jakości usług, ale brakowało jej narzędzi wspierających wewnętrznych „klientów biznesowych”. Rozproszone systemy utrudniały dostęp do wiarygodnych danych finansowych i projektowych, co ograniczało możliwość podejmowania decyzji opartych na faktach.​

Zakres wdrożenia Maconomy

Wdrożenie Maconomy Enterprise Solution pozwoliło zastąpić 30 osobnych aplikacji i systemów (m.in. księgowość, zarządzanie projektami) jednym rozwiązaniem działającym na jednym serwerze i jednej bazie danych. Powstała prosta globalna platforma, z której korzysta ponad 7100 pracowników w 50 krajach, obsługując tysiące projektów o różnym zakresie i czasie trwania.​

Kluczowe efekty biznesowe

Nowa architektura zapewniła transparentny dostęp do zagregowanych informacji przy zachowaniu możliwości dostosowania działania oddziałów do lokalnych praktyk. System umożliwia realną ewidencję czasu pracy, lepsze szacowanie zasobów i kosztów oraz kompleksową analizę rentowności w oparciu o projekty, co przekłada się na wzrost efektywności i zyskowności.​

Wnioski klienta

Dyrektor finansowy Mike Gettle podkreśla, że Maconomy zostało zaprojektowane pod organizacje działające projektowo i w pełni zaspokaja potrzeby biznesowe firmy, tworząc globalną platformę dla całej organizacji. System daje decydentom precyzyjne dane, które pozwalają podejmować decyzje finansowe i operacyjne oparte na twardych faktach.

Klient- Advokatfirmaet Elden DA

Advokatfirmaet Elden DA to kancelaria prawna z Oslo, która od 1963 roku rozwinęła się z małej praktyki w wiodącą firmę prawniczą. Jej rozwój blokował przestarzały system finansowy (wcześniej m.in. Microsoft AX), projektowany dla szerokiego rynku, z masą zbędnych funkcji i bez dopasowania do specyfiki usług profesjonalnych.​

Potrzeba i wybór rozwiązania

Kancelaria potrzebowała zintegrowanego systemu, który wspiera zarządzanie zasobami, zakresem prac, monitoringiem projektów oraz rozliczeniami, bez skomplikowanych, trudnych w utrzymaniu customizacji. Po analizie kilku rozwiązań wybrano Deltek Maconomy – ERP i practice management stworzony specjalnie dla branży prawnej i usług profesjonalnych.​

Zakres wdrożenia i funkcjonalność

Maconomy zostało dopasowane do procesów Elden poprzez modyfikację workflowów bez ciężkiego custom developmentu, dzięki czemu standardowa funkcjonalność pokryła większość potrzeb. System obsługuje zarówno standardowe procesy (księgowość, czas i wydatki), jak i krytyczne dla kancelarii funkcje, np. śledzenie terminów sądowych.​

Korzyści operacyjne i finansowe

Nowy system wspiera trzy główne role w kancelarii: menedżerską, prawniczą i administracyjną, m.in. dzięki kokpitom menedżerskim z KPI dostępnymi tylko dla odpowiednich osób. Maconomy poprawiło kontrolę nad sprawami i terminami (powiadomienia e‑mail/SMS), zapewniło spójne standardy pracy oraz umożliwiło szczegółowy zapis czasu pracy, który przekłada się na fakturowalne godziny i wyższe przychody – według kancelarii sama ta zmiana „spłaca” system.​

Efekt strategiczny

Kancelaria podkreśla, że kluczowe jest to, iż Maconomy jest rozwiązaniem dedykowanym wyłącznie firmom usług profesjonalnych, więc kolejne wersje i rozwój produktu dalej będą skupione na ich potrzebach. Elden ocenia wdrożenie jako fundament do działania „mądrzej, lepiej i szybciej” w długim horyzoncie.