Doc Flow

Todis Consulting – DocFlow – opis funkcjonalności

Todis DocFlow to autorska, zintegrowana z oferowanymi przez Todis systemami aplikacja do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur w obrębie przedsiębiorstwa. Pozwala zautomatyzować rejestrację dokumentów i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych.

Aplikacja DocFlow pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa poprzez:

  • Redukcję błędów pracowników.
  • Usprawnienie kontroli wydatków i podniesienie jakości dekretacji.
  • Redukcję ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych.
  • Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich obiegu wewnątrz firmy – są one przekazywane do weryfikacji, akceptacji oraz dekretacji w formie elektronicznej, a ich fizyczny ruch jest całkowicie wyeliminowany.
  • Ułatwienie kontroli oraz odnajdowania/wyszukiwania „zagubionych” dokumentów, określenie osób u których „utknęły” dokumenty.
  • Przypisanie jednoznacznej odpowiedzialności za prawidłowy obieg faktury oraz przejrzystość procesu akceptacji i dekretacji.

dcx

 

Podstawowe Założenia

  • Dostęp do programu przez przeglądarkę Internetową.
  • Możliwość elektronicznej archiwizacji wszystkich dokumentów.
  • Wielostopniowa elektroniczna akceptacja dokumentów.
  • DocFlow zintegrowany jest z systemem iScala: odczytuje z systemu dane słownikowe (dostawcy, plan kont, wymiary, kody VAT, warunki płatności), zapisuje dane z wykorzystaniem mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio.
  • Zapewnia bezpieczeństwo dokumentów.

Rejestracja dokumentów

  • Wprowadzenie dokumentu możliwe jest w sposób ręczny lub automatyczny na podstawie danych z OCR (dokładniej: na podstawie plików XML generowanych przez aplikację OCR, które są zapisywane w odpowiednim katalogu).
  • Podpięcie skanu faktury.
  • Wybór ścieżki akceptacji – odpowiedniej osoby wewnątrz firmy.
  • Mechanizm powiadomień oraz alertów.

Alokacja i akceptacja

  • Alokacja kosztów (podanie odpowiednich wymiarów).
  • Zatwierdzenie dokumentu jedno lub wielostopniowe (możliwość konfiguracji).
  • Możliwość przekierowywania akceptacji faktur.
  • Obsługa zwrotna (prośba o zmianę, uzupełnienie dokumentu).
  • Historia obiegu dokumentu – archiwizacja.

Weryfikacja i księgowanie

  • Weryfikacja dokumentu przez Dział Księgowy.
  • Wprowadzanie ewentualnych zmian (dekret, VAT, NKUP, itp.).
  • Zaksięgowanie (faktury automatycznie przenoszone są do systemu iScala).
  • Wykorzystanie mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio (w zależności od dostępnej licencji i preferencji klienta).

Elektroniczny obieg faktur może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu. Planowane jest rozszerzenie aplikacji, które pozwoli na zautomatyzowany obieg pozostałego typu dokumentów w przedsiębiorstwie (umowy, korespondencja, itp.)

 

Umów się na bezpłatną konsultację

Porozmawiajmy o systemie dopasowanym dla Twojego przedsiębiorstwa





    Sylwester Knez

    Senior Solution Architect

    Partner

    Ostatnie wpisy na blogu

    Nasi klienci

    Kantar
    Biesterfeld
    Sigma
    American-express

    Proszę wypełnić formularz, aby pobrać plik







      Dziękujemy za zainteresowanie!

      Plik z materiałem jest dostępny do pobrania.

      Kliknij i pobierz „Analiza firm o wysokim wskaźniku wzrostu

      Pozdrawiamy,

      Zespół Todis