Doc Flow - elektroniczny obieg dokumentów

Todis Consulting – DocFlow – opis funkcjonalności programu do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur

Todis DocFlow to autorska, zintegrowana z oferowanymi przez Todis systemami aplikacja do zarządzania elektronicznym obiegiem faktur w obrębie przedsiębiorstwa. Pozwala zautomatyzować rejestrację dokumentów i wyeliminować konieczność ponownego wprowadzania istniejących już danych.

Aplikacja DocFlow pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa poprzez:

• Redukcję błędów pracowników.
• Usprawnienie kontroli wydatków i podniesienie jakości dekretacji.
• Redukcję ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych.
• Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich obiegu wewnątrz firmy – są one przekazywane do weryfikacji, akceptacji oraz dekretacji w formie elektronicznej, a ich fizyczny ruch jest całkowicie wyeliminowany.
• Ułatwienie kontroli oraz odnajdowania/wyszukiwania „zagubionych” dokumentów, określenie osób u których „utknęły” dokumenty.
• Przypisanie jednoznacznej odpowiedzialności za prawidłowy obieg faktury oraz przejrzystość procesu akceptacji i dekretacji.

Podstawowe Założenia programu

• Dostęp do programu przez przeglądarkę Internetową.
• Możliwość elektronicznej archiwizacji wszystkich dokumentów.
• Wielostopniowa elektroniczna akceptacja dokumentów.
• DocFlow zintegrowany jest z systemem iScala: odczytuje z systemu dane słownikowe (dostawcy, plan kont, wymiary, kody VAT, warunki płatności), zapisuje dane z wykorzystaniem mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio.
• Zapewnia bezpieczeństwo dokumentów.

Rejestracja dokumentów elektronicznych

• Wprowadzenie dokumentu możliwe jest w sposób ręczny lub automatyczny na podstawie danych z OCR (dokładniej: na podstawie plików XML generowanych przez aplikację OCR, które są zapisywane w odpowiednim katalogu).
• Podpięcie skanu faktury.
• Wybór ścieżki akceptacji – odpowiedniej osoby wewnątrz firmy.
• Mechanizm powiadomień oraz alertów.

Alokacja i akceptacja

• Alokacja kosztów (podanie odpowiednich wymiarów).
• Zatwierdzenie dokumentu jedno lub wielostopniowe (możliwość konfiguracji).
• Możliwość przekierowywania akceptacji faktur.
• Obsługa zwrotna (prośba o zmianę, uzupełnienie dokumentu).
• Historia obiegu dokumentu – archiwizacja.

Weryfikacja i księgowanie

• Weryfikacja dokumentu przez Dział Księgowy.
• Wprowadzanie ewentualnych zmian (dekret, VAT, NKUP, itp.).
• Zaksięgowanie (faktury automatycznie przenoszone są do systemu iScala).
• Wykorzystanie mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio (w zależności od dostępnej licencji i preferencji klienta).

Elektroniczny obieg faktur może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu. Planowane jest rozszerzenie aplikacji, które pozwoli na zautomatyzowany obieg pozostałego typu dokumentów w przedsiębiorstwie (umowy, korespondencja, itp.)