Rejestracja czasu pracy w projektach to zapis godzin przepracowanych na konkretnym projekcie i zadaniu, z którego firma ustala koszt projektu, wartość prac w toku (WIP) i kwotę faktury dla klienta. Firmy z sektora usług profesjonalnych sprzedają czas swoich ludzi, więc karta czasu jest u nich dokumentem finansowym. Od tego, kiedy i jak dokładnie konsultant wypełnia kartę czasu, zależy, ile jego pracy klient zobaczy później na fakturze.
Czym rejestracja czasu w projektach różni się od ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy to dokumentacja kadrowa: liczba przepracowanych godzin, nadgodziny, dni wolne i nieobecności. Rejestracja czasu w projektach dopisuje do każdej godziny projekt, zadanie i odpowiedź na pytanie, czy klient za nią zapłaci.
Ewidencję prowadzi każdy pracodawca, bo wymaga jej Kodeks pracy, i korzysta z niej dział kadr. Rejestrację projektową czytają kierownik projektu, dział finansowy i zarząd.
Jakie dane musi mieć zapis czasu, żeby nadawał się do rozliczenia?
Zapis czasu nadaje się do rozliczenia, gdy z samego wpisu wynika, kto i kiedy pracował, przy jakim projekcie i zadaniu oraz czy praca była wykonana dla klienta.
Minimalny zapis obejmuje:
- osobę i datę wykonania pracy,
- projekt, do którego przypisano godziny,
- zadanie lub fazę projektu,
- liczbę godzin,
- rodzaj pracy: dla klienta albo wewnętrzna.
Rodzaj pracy rozstrzyga, czy godzina w ogóle może trafić na fakturę. Pracą wewnętrzną jest na przykład szkolenie, przygotowanie oferty dla nowego klienta albo spotkanie zespołu. Pracą dla klienta jest wszystko, co wykonano w ramach jego projektu, także rozmowa telefoniczna czy przygotowanie do warsztatu.
Brakujące pole uzupełnia później kierownik projektu albo dział finansowy, zwykle dopiero przy wystawianiu faktury i długo po wykonaniu pracy.
Jak czas przechodzi od zapisu do faktury?
Zapisana godzina przechodzi w firmie usług profesjonalnych przez pięć etapów i na żadnym z nich nie trzeba jej przepisywać, jeśli od początku ma projekt i zadanie.
- Zapis. Pracownik wpisuje godziny na projekt i zadanie.
- Akceptacja. Zapis zostaje zatwierdzony albo wraca do wyjaśnienia.
- Koszt projektu. Zatwierdzone godziny zwiększają koszt projektu i wartość prac w toku.
- Faktura. Godziny rozliczane z klientem trafiają na fakturę zgodnie z modelem rozliczenia.
- Raport. Marża i wykonanie budżetu liczone są z tych samych godzin.
Konsultant zapisał godziny w środę, a kierownik zatwierdza karty dopiero w następny wtorek. Faktura za te godziny czeka prawie tydzień, choć praca była dawno skończona.
Ile kosztuje zapis czasu z pamięci? Przykład liczbowy
Zapis czasu z pamięci kosztuje godziny, które konsultant przepracował dla klienta, a w piątek nie potrafił już przypisać do projektu.
Pracownik, który nie jest pewien, ile czasu poświęcił na zadanie, zwykle wpisuje go jako pracę wewnętrzną, czyli niefakturowaną. W umownym przykładzie konsultant pracuje 40 godzin tygodniowo: 30 dla klientów i 10 na sprawy wewnętrzne. Kartę uzupełnia w piątek z pamięci, a trzy godziny, których nie umie przypisać, wpisuje jako wewnętrzne. Stawka 250 zł za godzinę też jest umowna. Wskaźnik wykorzystania liczymy w przykładzie jako udział godzin zapisanych jako fakturowalne w 40 godzinach tygodnia pracy.
| Wskaźnik | Zapis na bieżąco | Zapis w piątek z pamięci |
|---|---|---|
| Godziny dla klientów (faktycznie) | 30 | 30 |
| Godziny zapisane jako fakturowalne | 30 | 27 |
| Godziny zapisane jako wewnętrzne | 10 | 13 |
| Wykorzystanie (fakturowalne / 40) | 75,0% | 67,5% |
| Przychód tygodniowy przy 250 zł za godzinę | 7 500 zł | 6 750 zł |
Różnica wynosi trzy godziny tygodniowo, 7,5 punktu procentowego wskaźnika wykorzystania i 750 zł przychodu na jednego konsultanta. W zespole dziesięciu konsultantów przez cztery tygodnie daje to 30 000 zł za wykonaną pracę, której nikt nie zafakturował. Zapis z pamięci obniża w przykładzie wykorzystanie konsultanta z 75%, czyli poziomu uznawanego przez SPI Research za optymalny, do 67,5%. Taki wynik jest już bliski średniej branżowej z 2025 roku, która wynosi 66,4% (SPI Research, 2025). Rachunek dotyczy rozliczenia godzinowego (T&M), w którym klient płaci za zapisane godziny.
Jak zachęcić zespół do rejestrowania czasu na bieżąco?
Zespół rejestruje czas na bieżąco, gdy wpis zajmuje chwilę, projekt czeka już na liście, a brakujące godziny ktoś zauważa przed końcem tygodnia. Niechęć pracowników do wypełniania kart czasu jest najczęstszym wyzwaniem przy raportowaniu godzin. Konsultant, który przy każdym wpisie szuka numeru projektu, odkłada kartę na piątek.
Konsultantka kończy warsztat u klienta. Zanim wsiądzie do samochodu, otwiera kartę czasu w telefonie i wpisuje godziny warsztatu na projekt, który ma już na liście. W piątek nie musi niczego odtwarzać, bo te godziny od kilku dni są w projekcie.
W Deltek Maconomy taki wpis obsługuje moduł Rejestracja Czasu i Wydatków. Konsultantka wpisuje godziny w Mobile SpeedSheet, czyli karcie czasu w telefonie. Projekt warsztatu ma na liście ulubionych, która aktualizuje się sama z planu projektu, więc nie szuka numeru i nie pomyli go z innym. Gdyby tego dnia nie wpisała godzin, dostałaby alert e-mailowy albo systemowy z przypomnieniem o brakującym wpisie.
Jak wprowadzić rejestrację czasu w zespole krok po kroku?
Rejestrację czasu wprowadza się w zespole w pięciu krokach, a dwa pierwsze trzeba zamknąć, zanim ktokolwiek wpisze pierwszą godzinę.
- Wspólna definicja godzin. Pisemne rozróżnienie godzin fakturowalnych i wewnętrznych, jedno dla całej firmy.
- Struktura projektów i zadań. Lista, z której pracownik wybiera miejsce wpisu bez zgadywania.
- Moment zapisu. Godziny wpisywane w dniu pracy.
- Termin zatwierdzania. Dzień tygodnia, do którego karty z poprzedniego tygodnia mają być zatwierdzone.
- Cotygodniowy przegląd. Porównanie planu z zapisanym czasem i rozmowa o brakujących wpisach.
Po czym poznać, że rejestracja czasu w zespole działa?
Czy nowy sposób rejestracji czasu działa, widać po czterech liczbach, które kierownicy i dział finansowy mogą porównywać tydzień po tygodniu.
- Kompletne karty w dniu zatwierdzania. Odsetek osób, których karta czasu jest pełna w dniu wyznaczonym na zatwierdzanie.
- Udział godzin wewnętrznych. Porównywany z poprzednimi tygodniami dla zespołu i dla pojedynczych osób. Nagły wzrost u jednej osoby to zwykle sygnał, że wpisuje ona godziny z pamięci.
- Poprawki przy fakturze. Liczba godzin, które dział finansowy musiał przenieść na inny projekt albo uzupełnić o zadanie przed wystawieniem faktury.
- Dni od pracy do faktury. Średni czas między dniem wykonania pracy a fakturą, na którą trafiły te godziny.
Jak rejestrować wydatki projektu obok czasu pracy?
Wydatki projektu, takie jak dojazd do klienta, nocleg czy kilometrówka, wpisuje się na ten sam projekt co godziny i zatwierdza w tym samym przepływie akceptacji.
Na warsztat konsultantka pojechała własnym samochodem i zapłaciła za parking. Razem z godzinami warsztatu wpisuje w telefonie przejazd jako kilometrówkę i parking jako wydatek, oba na ten sam projekt.
W Deltek Maconomy arkusz kilometrówki obsługuje nieograniczoną liczbę zasad przebiegu i typów pojazdów, a wydatki rejestruje się w wielu walutach.
Jak wygląda akceptacja czasu i wydatków?
Akceptacja czasu i wydatków to zatwierdzenie zapisów przez menedżera albo właściciela zasobów, zanim godziny trafią na fakturę.
W firmach doradczych zaangażowania konsultantów zmieniają się z tygodnia na tydzień, więc w karcie jednej osoby co tydzień mogą stać inne projekty. Godziny z takiej karty akceptuje w Deltek Maconomy menedżer albo właściciel zasobów. Kolejność tych akceptacji w danym projekcie firma ustawia sama, bo hierarchię zatwierdzania można w systemie skonfigurować.
Kierownik projektu przegląda w poniedziałek karty czasu zespołu z poprzedniego tygodnia. Jeden z konsultantów wpisał godziny na zadanie, które według planu już się zakończyło. Po krótkiej rozmowie konsultant przenosi je na zadanie, przy którym faktycznie pracował, i dopiero poprawiona karta zostaje zatwierdzona.
Przykład: akceptacja po zamknięciu miesiąca
W zespole dziesięciu konsultantów rozliczanych godzinowo, przy umownych 30 godzinach dla klientów tygodniowo i stawce 250 zł, tydzień pracy to 75 000 zł do zafakturowania. Firma wystawia faktury raz w miesiącu z godzin zatwierdzonych do jego ostatniego dnia. Miesiąc ma cztery pełne tygodnie i kończy się w piątek, a kierownicy zatwierdzają karty we wtorek po zakończonym tygodniu.
| Miara | Pierwszy miesiąc | Kolejny miesiąc |
|---|---|---|
| Wartość pracy wykonanej w miesiącu | 300 000 zł | 300 000 zł |
| Kwota na fakturach miesiąca | 225 000 zł | 300 000 zł |
| W tym praca z poprzedniego miesiąca | 0 zł | 75 000 zł |
Godziny z ostatniego tygodnia miesiąca czekają na zatwierdzenie do wtorku, który wypada już w następnym miesiącu. W raporcie zamykanym po ostatnim dniu miesiąca nie ma ich jeszcze w koszcie projektów, a na fakturę trafiają miesiąc później, więc płatność za nie przychodzi z miesięcznym opóźnieniem. W pierwszym miesiącu takiego rytmu faktury są o 75 000 zł niższe od wartości wykonanej pracy. Od kolejnego miesiąca kwoty się wyrównują, ale każda faktura i każdy raport miesięczny obejmują tydzień pracy z poprzedniego okresu, więc marża projektu w danym miesiącu jest liczona częściowo z godzin przepracowanych miesiąc wcześniej.
Jak zapisany czas wpływa na rozliczenie projektu?
Model rozliczenia przesądza o roli zapisanego czasu. Przy rozliczeniu godzinowym (T&M) zatwierdzone godziny są podstawą faktury, a przy ryczałcie (fixed fee) kwota faktury jest stała i godziny pokazują, ile projekt naprawdę kosztuje.
| Model rozliczenia | Co pokazuje raport z zapisów czasu |
|---|---|
| Godzinowo (T&M) | godziny zatwierdzone i zafakturowane |
| Ryczałt (fixed fee) | koszt pracy, zużycie budżetu godzin, marża projektu |
Przy rozliczeniu godzinowym (T&M) dokładny zapis daje klientowi przejrzystość: każda zafakturowana godzina ma swój projekt i zadanie. Wpis zrobiony w dniu pracy przyspiesza też fakturę, a z nią płatność od klienta.
W firmie konsultingowej klienci jednego konsultanta często rozliczają się różnie, jedni godzinowo, inni ryczałtem, więc godziny z jego tygodnia trafiają częściowo na fakturę, a częściowo tylko do kosztu projektu. W Deltek Maconomy oba sposoby rozliczenia działają w jednym modelu danych, więc zespół projektowy i dział finansów patrzą na te same godziny.
Przykład: projekt rozliczany ryczałtem
Umowny projekt za 60 000 zł zaplanowano na 300 godzin, czyli 200 zł za godzinę. Po czterech tygodniach plan zakładał 100 zużytych godzin, a zespół zapisał 130.
| Miara po czterech tygodniach | Plan | Zapis czasu |
|---|---|---|
| Zużyte godziny | 100 | 130 |
| Wykonanie budżetu godzin (z 300) | 33,3% | 43,3% |
| Godziny na koniec projektu przy tym tempie | 300 | 390 |
| Efektywna stawka (60 000 zł podzielone przez godziny) | 200 zł | ok. 154 zł |
Z budżetu zostaje 170 godzin. Kierownik, który widzi zapisy co tydzień, ma więc jeszcze czas, żeby omówić z klientem zakres prac albo zmienić obsadę zadań.
Gdy konsultanci dopisują godziny z kilkudniowym opóźnieniem, ta sama tabela pokazuje stan sprzed tygodnia, a nadwyżka 30 godzin rośnie, zanim ktokolwiek ją zauważy.
Ten sam projekt przy zapisie z pamięci
Gdyby karty w tym projekcie powstawały w piątek z pamięci i z każdych 30 godzin pracy dla klienta trzy trafiały do pracy wewnętrznej, z faktycznych 130 godzin w projekcie zostałoby zapisanych 117.
| Moment decyzji kierownika | Faktycznie | Według zapisów z pamięci |
|---|---|---|
| Przegląd po czterech tygodniach: nadwyżka wobec planu | 30 godzin | 17 godzin |
| Obsada pozostałych zadań: godziny, które zostały w budżecie | 170 | 183 |
| Ocena rentowności: efektywna stawka na koniec projektu | ok. 154 zł | ok. 171 zł |
Przed rozmową z klientem o zakresie kierownik liczy, ile pracy ponad ryczałt przyniesie dotychczasowe tempo. Według zapisów to 51 godzin, czyli 10 200 zł przy planowanej stawce 200 zł. Faktycznie zespół zmierza do 90 godzin ponad budżet, wartych 18 000 zł, co odpowiada 30% ceny całego projektu. Różnica między tymi kwotami, 7 800 zł, to praca, której kierownik nie widzi w prognozie, kiedy siada do rozmowy z klientem, więc proponuje dopłatę niższą, niż wymaga faktyczny zakres. W branży projekty przekraczają plan średnio o 10,7% (SPI Research, 2025). Przy budżecie 300 godzin to około 32 godzin, więc nawet zaniżone 51 godzin z zapisów stawia ten projekt wyraźnie powyżej średniej.
Jakie raporty daje połączenie czasu z projektem?
Raport z zapisów czasu zestawia godziny planowane z zapisanymi i liczy marżę każdego projektu oraz każdego klienta. Kierownik, który prowadzi kilka projektów naraz, zaczyna przegląd od tych, w których zapisane godziny wyprzedzają plan.
Godziny planowane pochodzą z planu zasobów. W People Planner projekt z budżetem jest od razu dostępny do planowania, kierownik rezerwuje konsultanta w godzinach albo w procentach czasu, a zatwierdzony urlop natychmiast zmienia jego dostępność.
Z tych raportów kierownik i zarząd odczytują:
- ile godzin zużyto względem budżetu projektu,
- który projekt i który klient przynoszą dziś najniższą marżę,
- w których projektach budżet godzin jest przekraczany raz za razem,
- kto ma wolne godziny w kolejnych tygodniach.
Jak rejestrację czasu i wydatków obsługuje Deltek Maconomy?
W Deltek Maconomy zatwierdzona godzina powiększa koszt projektu i czeka w nim na fakturę.
W Todis od lat wdrażamy Deltek Maconomy w Polsce, również w firmach konsultingowych. Nasi klienci to często firmy zatrudniające kilkuset pracowników.
Kosztorysy przygotowane przy sprzedaży mogą w tym systemie przechodzić do projektów, gdy firma połączy CRM z ich realizacją. Po jednym z wdrożeń, w którym zastosowano takie podejście, poprawiła się kontrola budżetów i rentowności.
Dla jakiej firmy połączenie czasu z fakturowaniem ma największe znaczenie?
Najwięcej zyskuje na połączeniu rejestracji czasu z fakturowaniem firma z sektora usług profesjonalnych, która zatrudnia co najmniej kilkadziesiąt osób i rozlicza klientów w różnych modelach. Jej zarząd chce znać rentowność projektów i klientów jeszcze w trakcie realizacji.
Na początku miesiąca kontroler finansowy zbiera karty czasu i rozliczenia wydatków z kilku miejsc i przed wystawieniem faktur uzgadnia je ręcznie z danymi o projektach. Rentowność klienta jest znana dopiero po zamknięciu miesiąca, więc zarząd decyduje o obsadzie jego projektów na danych sprzed kilku tygodni. Gdy do nowego projektu potrzebny jest konsultant, jego kierownik obdzwania innych kierowników z pytaniem, kto będzie wolny w przyszłym tygodniu, bo dostępności zespołu nie widać w jednym miejscu.
W grupie kilku spółek przed każdym posiedzeniem zarządu ktoś ręcznie sumuje i uzgadnia raporty z każdej spółki osobno.
Najczęstsze błędy w rejestracji czasu pracy w projektach
- Zatwierdzanie po wystawieniu faktury. Klient dostaje fakturę z godzin, których nikt wcześniej nie sprawdził.
- Nieaktualna lista projektów. Pracownik, który nie znajduje projektu na liście, wpisuje godziny tam, gdzie mu najbliżej, często do pracy wewnętrznej.
- Oddzielne rozliczanie wydatków i czasu pracy. Koszty wyjazdu do klienta i kilometrówka trafiają do projektu później niż godziny, więc przez pewien czas koszt projektu jest zaniżony.
- Zatwierdzanie hurtem. Kierownik zatwierdza wszystkie karty zespołu jednym ruchem, bez przejrzenia wpisów, więc godziny przypisane do niewłaściwego zadania przechodzą dalej.
- Urlop poza planem zasobów. Gdy zatwierdzona nieobecność nie zmienia dostępności w planie, porównanie planu z zapisem pokazuje braki godzin, których w rzeczywistości nie było.
- Zaokrąglanie godzin na oko. Pracownik nie sprawdza, ile faktycznie trwała praca, i wpisuje czas z grubsza, więc koszt projektu w raporcie odbiega od rzeczywistego. Ten sam skutek mają pomyłki przy wpisywaniu liczby godzin.
Checklista – pytania o rejestrację czasu w projektach
- Czy godziny można odróżnić jako wykonane dla klienta albo wewnętrzne?
- Czy zatwierdzone godziny trafiają do kosztu projektu i na fakturę bez ręcznego przepisywania?
- Czy kierownik widzi wykonanie budżetu godzin w trakcie projektu?
Najczęstsze pytania
Co to jest rejestracja czasu pracy w projektach? Jest to przypisywanie każdej przepracowanej godziny do projektu i zadania wraz z informacją, czy pracę wykonano dla klienta. Dzięki temu dział finansowy wystawia fakturę i liczy wynik projektu bez dopytywania konsultantów, czym się zajmowali. Z tych samych zapisów kierownik projektu sprawdza na bieżąco zużycie budżetu godzin.
Podsumowanie
Rejestracja czasu pracy w projektach odkładana na koniec tygodnia szkodzi w obu modelach rozliczeń, tylko w inny sposób. Przy rozliczeniu godzinowym (T&M) część przepracowanych godzin nie trafia na fakturę. Przy ryczałcie kierownik dowiaduje się o nadwyżce godzin z tygodniowym opóźnieniem i ma mniej czasu na rozmowę z klientem o zakresie, zanim budżet godzin się wyczerpie.
Po zgłoszeniu przez formularz kontaktowy pokażemy w Deltek Maconomy drogę jednej godziny konsultanta, od wpisu w telefonie do faktury.
Źródła
- Todis Consulting Group, Rejestracja Czasu i Wydatków – https://todis.pl/rozwiazanie/rejestracja-czasu-i-wydatkow/
- Todis Consulting Group, Dlaczego zespoły raportują godziny pracy, skoro dane te nie są dalej wykorzystywane? – https://todis.pl/dlaczego-zespoly-raportuja-godziny-ale-nikt-nie-wykorzystuje-tych-danych/
- Todis Consulting Group, ERP dla firmy konsultingowej: jak wybrać system – https://todis.pl/erp-dla-firmy-konsultingowej-jak-wybrac-system/
- Todis Consulting Group, People Planner – Planowanie Zasobów – https://todis.pl/rozwiazanie/people-planner-planowanie-zasobow/
- Deltek, People Planner for Maconomy (odczyt 09.10.2026) – https://www.deltek.com/products/erp/maconomy/people-planner/
- Deltek, People Planner Introduction, dokumentacja Maconomy (odczyt 09.10.2026) – https://help.deltek.com/product/Maconomy/Documentation/ConceptsGuide/People_Planner_Introduction.html
- Deltek, 2026 PSO Benchmarks: What We Learned and What’s Next from the SPI Maturity Benchmark Report (odczyt 09.10.2026) – https://www.deltek.com/resources/articles/professional-services-benchmarks/
