Rola Dyrektora Finansowego (CFO) ewoluuje na naszych oczach. Ważnym narzędziem w rękach nowoczesnego lidera finansów jest cyfrowy controlling. To on pozwala przejść od reaktywnego raportowania do proaktywnego kształtowania strategii i budowania trwałej przewagi konkurencyjnej. Ale czym dokładnie jest cyfrowy controlling i jak CFO może poprowadzić organizację przez tę zmianę?
Spis treści:
- Czym jest cyfrowy controlling i dlaczego jest ważny dla CFO?
- Korzyści z wdrożenia cyfrowego controllingu
- Jak skutecznie wdrożyć cyfrowy controlling?
- Narzędzia nowoczesnego CFO
- Wyzwania na drodze do cyfryzacji – jak się przygotować?
Czym jest cyfrowy controlling i dlaczego jest ważny dla CFO?
Cyfrowy controlling to znacznie więcej niż wdrożenie nowego oprogramowania. To nowa filozofia zarządzania finansami, która opiera się na danych dostępnych w czasie rzeczywistym, automatyzacji procesów i zaawansowanej analityce. Dla CFO oznacza to fundamentalną zmianę – zamiast spędzać tygodnie na ręcznym zbieraniu i uzgadnianiu danych z różnych działów, otrzymuje natychmiastowy, spójny obraz kondycji finansowej całej organizacji. Dzięki temu można skupić się na tym, co najważniejsze, czyli analizie trendów, prognozowaniu i strategicznym doradztwie dla zarządu. Inwestycja w systemy ERP jest często uznawana za fundament cyfrowej transformacji, ponieważ tylko w ten sposób można zyskać wartościowe informacje pozwalające na precyzyjne kierowanie biznesem w czasie rzeczywistym.
Korzyści z wdrożenia cyfrowego controllingu
Przejście na cyfrowy model zarządzania finansami przynosi wymierne korzyści, które bezpośrednio wpływają na wyniki firmy. Odpowiednio dobrane narzędzia cyfrowe pomagają zespołom finansowym i liderom podejmować bardziej świadome decyzje oraz z większą pewnością przewidywać straty i zyski. Główne zalety to:
- Lepsze podejmowanie decyzji: Dostęp do aktualnych, wiarygodnych danych pozwala na rezygnację z intuicyjnych ocen na rzecz decyzji opartych na twardych faktach. CFO może na bieżąco analizować rentowność projektów, efektywność zespołów czy marżowość poszczególnych usług.
- Zwiększone przychody i niższe koszty: Automatyzacja procesów, takich jak elektroniczny przepływ dokumentów, znacząco obniża koszty operacyjne. Jednocześnie wgląd w dane w czasie rzeczywistym pozwala szybko identyfikować najbardziej opłacalne działania i optymalizować alokację zasobów, co prowadzi do wzrostu przychodów.
- Większa przejrzystość finansowa: Zintegrowany system eliminuje silosy informacyjne. CFO ma pełną kontrolę nad przepływami pieniężnymi, należnościami i zobowiązaniami, co minimalizuje ryzyko i poprawia płynność finansową.
Jak skutecznie wdrożyć cyfrowy controlling?
Implementacja cyfrowego controllingu to złożony projekt, w którym CFO odgrywa rolę lidera i architekta zmian. To on musi nie tylko wybrać odpowiednią technologię, ale także przekonać do niej całą organizację. Kluczem do sukcesu jest strategiczne podejście.
Krok 1: Wprowadzenie transformacji cyfrowej i wybór technologii
Transformacja cyfrowa to konieczność. Firma musi wykorzystywać technologię do usprawniania procesów i poprawy współpracy. Oprogramowanie ERP zaprojektowane z myślą o firmach projektowych integruje wszystkie funkcje biznesowe, pozwalając na śledzenie postępów w czasie rzeczywistym oraz lepsze zarządzanie finansami i zasobami. Wybór odpowiedniego systemu, np. ERP, CRM czy platformy Business Intelligence, musi być poprzedzony dogłębną analizą potrzeb firmy. CFO powinien zadać sobie pytanie: jakie dane są nam potrzebne do podejmowania lepszych decyzji? Jakie procesy chcemy zautomatyzować? Jakie raporty są kluczowe dla zarządu i menedżerów?
Krok 2: Zarządzanie czynnikiem ludzkim
Nawet najlepsza technologia nie przyniesie efektów bez zaangażowania ludzi. Eksperci zgodnie twierdzą, że największym wyzwaniem transformacji cyfrowej jest odpowiednie zarządzanie czynnikiem ludzkim, klarowny zakres obowiązków i sprawna komunikacja. Rolą CFO jest wyjaśnienie zespołowi korzyści płynących ze zmiany, zapewnienie odpowiednich szkoleń i rozwianie obaw związanych z automatyzacją. Przejrzysty plan wdrożenia i pokazanie, jak nowe narzędzia ułatwią codzienną pracę, to podstawa do przełamania naturalnego oporu przed zmianą.
Narzędzia nowoczesnego CFO
Cyfrowy controlling opiera się na ekosystemie zintegrowanych narzędzi, które tworzą jedno, spójne źródło prawdy o firmie. W centrum tego ekosystemu najczęściej znajduje się system ERP, który integruje dane z różnych obszarów działalności.
- Systemy ERP: Stanowią kręgosłup informacyjny firmy. Nowoczesne systemy, jak Deltek Maconomy, wykorzystują mechanizmy AI do analizy danych i tworzenia gotowych sprawozdań o finansach firmy i projektach. Wystarczy postawić na sprawdzony, spójny i kompleksowy system, który wspomaga pracę na każdym etapie realizacji projektu. Wśród nowoczesnych rozwiązań można wymienić również epicor iScala oraz epicor kinetic.
- Systemy CRM: Wdrożenie CRM w firmie pozwala na pełną integrację procesów sprzedażowych z finansami i realizacją projektów, dając pełen obraz relacji z klientem.
- Platformy Business Intelligence (BI): Umożliwiają zaawansowaną wizualizację danych, tworzenie interaktywnych dashboardów i pogłębioną analitykę, która pomaga odkrywać ukryte trendy i wzorce.
Wyzwania na drodze do cyfryzacji – jak się przygotować?
Droga do pełnej cyfryzacji finansów ma swoje wyzwania. Jednym z głównych problemów jest brak kontroli nad finansami projektów. Bez spójnych, aktualnych danych dotyczących budżetów, wydatków i fakturowania, kierownictwo nie jest w stanie podejmować świadomych decyzji strategicznych. Inne potencjalne bariery to koszty wdrożenia, złożoność integracji z istniejącymi systemami oraz wspomniany już opór pracowników. Kluczem do przezwyciężenia tych trudności jest potraktowanie cyfryzacji nie jako kosztu, ale jako strategicznej inwestycji. CFO, uzbrojony w solidne business case i wizję przyszłości, jest w stanie przekonać zarząd do tego projektu i pokierować firmą w stronę bardziej zwinnego, wydajnego i opartego na danych modelu działania.
