Jako menedżer wiesz, że system ERP to cyfrowe serce Twojej firmy. To w nim ukryte są najważniejsze dane o finansach, klientach, logistyce i produkcji. Ale czy masz pewność, że to serce jest w pełni chronione? Rosnąca liczba cyberataków sprawia, że pytanie o bezpieczeństwo ERP nie brzmi „czy”, ale „kiedy” zostanie poddane próbie. Odpowiedzialność za ochronę tych danych spoczywa także na Tobie, a konsekwencje naruszeń od strat finansowych po utratę reputacji mogą być druzgocące. Spokojnie, nie musisz być ekspertem od cyberbezpieczeństwa, aby trzymać rękę na pulsie. Ten artykuł to Twoja mapa i praktyczna checklista. Pokażemy Ci, o co zapytać dostawcę systemu i własny dział IT, aby upewnić się, że Twój biznes jest naprawdę bezpieczny.

Spis treści:

1. Czym jest audyt bezpieczeństwa systemu ERP i dlaczego jest niezbędny?
2. Kluczowe obszary audytu – na co zwrócić uwagę?
3. Checklista pytań do dostawcy ERP i własnego działu IT
4. Kiedy i jak często przeprowadzać audyt systemów informatycznych?
5. Korzyści z audytu – bezpieczeństwo, zgodność, efektywność
6. Jak przygotować się do audytu i wdrożyć zalecenia?

Czym jest audyt bezpieczeństwa systemu ERP i dlaczego jest niezbędny?

Wyobraź sobie audyt bezpieczeństwa ERP jako zaawansowany „przegląd techniczny” dla najważniejszego systemu w Twojej firmie. To nie jest szukanie winnych, lecz proaktywne działanie mające na celu znalezienie i załatanie potencjalnych luk w zabezpieczeniach, zanim wykorzystają je cyberprzestępcy. Celem audytu jest kompleksowa ocena odporności systemu na zagrożenia – zarówno te zewnętrzne, jak ataki hakerskie, jak i wewnętrzne, wynikające np. z błędów ludzkich.

Zaniedbanie regularnych audytów to proszenie się o kłopoty. Potencjalne konsekwencje to nie tylko utrata danych czy straty finansowe związane z przestojem. To także ryzyko naruszenia przepisów, takich jak RODO, i utrata zaufania klientów, którego odbudowa jest niezwykle trudna i kosztowna. Dlatego audyt bezpieczeństwa to nie wydatek, a jedna z najlepszych inwestycji w stabilność i spokój Twojej firmy.

Kluczowe obszary audytu – na co zwrócić uwagę?

Skuteczny audyt bezpieczeństwa systemu ERP powinien być kompleksowy i obejmować kilka strategicznych filarów. Upewnij się, że analiza dotyka każdego z poniższych obszarów, ponieważ luka w jednym z nich może osłabić całą konstrukcję.

• kontrola dostępu i zarządzanie uprawnieniami – kto ma dostęp do jakich danych? Czy stosujecie zasadę najmniejszych uprawnień (przyznawanie dostępu tylko do zasobów niezbędnych do pracy)? Jak wygląda proces nadawania i odbierania dostępów, zwłaszcza gdy pracownik odchodzi z firmy?
• bezpieczeństwo aplikacji – czy system ERP i wszystkie jego moduły są regularnie aktualizowane? Czy instalowane są najnowsze poprawki bezpieczeństwa, które chronią przed nowo odkrytymi lukami?
• bezpieczeństwo sieci – jak zabezpieczona jest sieć, w której działa system? Czy firewall jest poprawnie skonfigurowany? Czy firma korzysta z systemów wykrywania i prewencji włamań (IDS/IPS)?
• bezpieczeństwo fizyczne – gdzie fizycznie znajdują się serwery? Kto ma dostęp do serwerowni i jak jest on kontrolowany? To często pomijany, a niezwykle ważny element.
• plan ciągłości działania i kopie zapasowe – co się stanie w przypadku awarii lub ataku ransomware? Czy istnieją regularnie testowane procedury tworzenia i odtwarzania kopii zapasowych? Jak szybko firma jest w stanie przywrócić system do działania?
• świadomość i edukacja pracowników – czy pracownicy są szkoleni z zasad cyberbezpieczeństwa? Czy wiedzą, jak rozpoznawać próby phishingu i jak postępować w przypadku podejrzenia incydentu?

Checklista pytań do dostawcy ERP i własnego działu IT

Przejdźmy do konkretów. Poniższa checklista to Twój niezbędnik podczas rozmów z kluczowymi osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo systemu. Użyj jej, aby uzyskać jasny obraz sytuacji.

Pytania do dostawcy systemu ERP:

1. Aktualizacje i poprawki – jak często dostarczacie aktualizacje bezpieczeństwa i jaki jest standardowy czas reakcji na nowo wykryte zagrożenia?
2. Testy bezpieczeństwa – czy regularnie przeprowadzacie testy penetracyjne swojego oprogramowania? Czy możemy otrzymać wgląd w wyniki lub certyfikaty?
3. Wbudowane mechanizmy ochrony – jakie mechanizmy bezpieczeństwa są standardem w systemie (np. wieloskładnikowe uwierzytelnianie – MFA, szyfrowanie danych)?
4. Zgodność z przepisami – w jaki sposób Wasz system wspiera nas w zachowaniu zgodności z regulacjami takimi jak RODO czy dyrektywa NIS2?
5. Reagowanie na incydenty – jak wygląda Wasza procedura wsparcia klienta w przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa po Waszej stronie?

Pytania do własnego działu IT

1. Zarządzanie dostępem – jak wygląda i jak jest dokumentowany proces nadawania, modyfikacji i odbierania uprawnień użytkownikom?
2. Kopie zapasowe – jaka jest częstotliwość tworzenia backupów? Gdzie są przechowywane i jak często testujemy ich odtwarzanie?
3. Monitorowanie systemu – w jaki sposób monitorujemy aktywność w systemie ERP w poszukiwaniu podejrzanych działań? Czy mamy wdrożony system klasy SIEM?
4. Polityka haseł – jakie są nasze wymagania dotyczące złożoności i cyklicznej zmiany haseł dostępu do systemu?
5. Plan reagowania na incydenty – czy mamy spisany i przećwiczony plan działania na wypadek ataku lub poważnej awarii? Kto jest za co odpowiedzialny?

Kiedy i jak często przeprowadzać audyt systemów informatycznych?

Audyt systemów informatycznych to nie jednorazowe wydarzenie. Aby był skuteczny, musi być częścią cyklicznego procesu. Generalna zasada mówi o przeprowadzaniu pełnego audytu przynajmniej raz w roku.

Istnieją jednak sytuacje, które powinny być sygnałem do natychmiastowego działania, nawet jeśli od ostatniej kontroli nie minęło 12 miesięcy. Należą do nich:

• wprowadzenie istotnych zmian w systemie (np. wdrożenie nowego modułu, integracja z inną aplikacją),
• wystąpienie incydentu bezpieczeństwa w firmie lub informacja o nowym, groźnym typie ataku w branży,
• zmiany w infrastrukturze IT (np. migracja do chmury),
• znaczące zmiany w przepisach dotyczących ochrony danych.

Regularność pozwala przejść od reaktywnego gaszenia pożarów do proaktywnego zarządzania ryzykiem.

Korzyści z audytu – bezpieczeństwo, zgodność, efektywność

Inwestycja w audyt bezpieczeństwa ERP zwraca się na wielu poziomach. To nie tylko „polisa ubezpieczeniowa” na wypadek ataku. To realna wartość biznesowa, która przekłada się na:

• ochronę kluczowych zasobów – identyfikacja i wyeliminowanie luk, zanim staną się kosztownym problemem,
• zapewnienie zgodności z prawem – pewność, że firma spełnia wymogi RODO, NIS2 i innych regulacji, co chroni przed karami finansowymi,
• wzrost zaufania – bezpieczna firma to wiarygodny partner dla klientów, inwestorów i kontrahentów,
• minimalizację ryzyka przestojów – dobrze zabezpieczony i monitorowany system to gwarancja ciągłości działania,
• zwiększenie świadomości zespołu – audyt często ujawnia potrzebę dodatkowych szkoleń, co długofalowo wzmacnia całą organizację.

Jak przygotować się do audytu i wdrożyć zalecenia?

Przygotowanie jest kluczem do płynnego przebiegu audytu. Zacznij od zebrania istniejącej dokumentacji – polityk bezpieczeństwa, procedur zarządzania dostępem, wyników poprzednich kontroli. Wyznacz w firmie osobę kontaktową, która będzie koordynować współpracę z audytorami (wewnętrznymi lub zewnętrznymi) i zapewni im dostęp do niezbędnych informacji oraz zasobów. Dzięki temu systemy ERP będą stale pod kontrolą.

Pamiętaj, że najważniejsza praca zaczyna się po otrzymaniu raportu z audytu. To właśnie wdrożenie zaleceń przynosi realną poprawę bezpieczeństwa. Potraktuj raport jako plan działania – przeanalizuj rekomendacje, ustal priorytety, przydziel odpowiedzialność za ich realizację i wyznacz konkretne terminy. Tylko w ten sposób audyt przyniesie trwałą wartość. Jako dodatkowe wsparcie warto zastanowić się, kiedy wykorzystać maconomy, a także wdrożyć crm dla agencji marketingowych.

Jeśli ten temat Cię zainteresował, podziel się z nami opinią.

Zapraszamy do kontaktu!