Wdrożenie RODO w firmie to proces, który wielu przedsiębiorcom wciąż spędza sen z powiek. Kiedy sercem operacji biznesowych jest system ERP, w którym przetwarzane są tysiące danych osobowych od pracowników po klientów sprawa wydaje się jeszcze bardziej skomplikowana. Czy system ERP to sprzymierzeniec, czy wróg w walce o zgodność z przepisami? Dobra wiadomość jest taka, że nowoczesne oprogramowanie ERP nie tylko ułatwia spełnienie wymogów RODO, ale może stać się fundamentem bezpiecznego i transparentnego zarządzania danymi w całej organizacji.

Spis treści:

1. Dlaczego zgodność ERP z RODO jest kluczowa?
2. Kluczowe funkcjonalności ERP wspierające RODO
3. Procedury i szkolenia – jak przygotować firmę do zgodności z RODO w systemie ERP?
4. Umowy, wsparcie prawne i współpraca z dostawcą ERP oraz bezpieczeństwo danych osobowych w ERP
5. Najczęstsze błędy i wyzwania przy wdrażaniu RODO w systemie ERP

Dlaczego zgodność ERP z RODO jest kluczowa?

Systemy klasy ERP (Enterprise Resource Planning) to centra dowodzenia współczesnego biznesu. Gromadzą dane z różnych działów – kadr, płac, sprzedaży, marketingu czy logistyki. W praktyce oznacza to, że przechowują ogromne ilości danych osobowych. Ignorowanie wymogów RODO w tym kontekście to nie tylko ryzyko nadszarpnięcia zaufania klientów i partnerów, ale również groźba dotkliwych kar finansowych, sięgających nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego obrotu firmy.

Jednak spojrzenie na RODO wyłącznie przez pryzmat kar jest błędem. Zgodność to przede wszystkim korzyść. Uporządkowane procesy, centralizacja danych i jasno zdefiniowane uprawnienia dostępu przekładają się na wyższą efektywność i bezpieczeństwo operacyjne. Firma, która dba o dane, buduje wizerunek odpowiedzialnego partnera, co staje się realną przewagą konkurencyjną. W tym zakresie dobrze sprawdza się też crm dla agencji marketingowych.

Kluczowe funkcjonalności ERP wspierające RODO

Zastanawiasz się, w jaki sposób systemy ERP mogą aktywnie wspierać Twoją firmę w spełnianiu obowiązków RODO? Nowoczesne platformy oferują szereg wbudowanych narzędzi, które automatyzują i upraszczają zarządzanie zgodnością. Oto najważniejsze z nich:

• zarządzanie uprawnieniami i kontrola dostępu – precyzyjne określanie, kto, kiedy i w jakim zakresie ma dostęp do danych osobowych. To podstawa zasady minimalizacji danych,
• rejestr czynności przetwarzania – system powinien umożliwiać prowadzenie elektronicznego rejestru, który dokumentuje, jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej są przetwarzane,
• anonimizacja i pseudonimizacja – funkcje te pozwalają na realizację „prawa do bycia zapomnianym”. Umożliwiają trwałe usunięcie danych osobowych lub ich zaszyfrowanie w taki sposób, by nie można było zidentyfikować konkretnej osoby, gdy tylko zniknie podstawa prawna do ich dalszego przechowywania,
• obsługa zgód – moduły do ewidencjonowania i zarządzania zgodami na przetwarzanie danych, w tym śledzenie historii ich udzielenia i wycofania,
• logowanie działań użytkowników – każda operacja na danych osobowych (przeglądanie, edycja, usuwanie) jest zapisywana. To nieocenione narzędzie podczas audytów i w razie wykrycia incydentu.

Procedury i szkolenia – jak przygotować firmę do zgodności z RODO w systemie ERP?

Najlepszy system ERP nie zapewni zgodności z RODO, jeśli pracownicy nie będą wiedzieli, jak z niego korzystać w bezpieczny sposób. Technologia to tylko połowa sukcesu – druga to ludzie i procedury. Kluczowe jest stworzenie w firmie kultury świadomości bezpieczeństwa danych.

Niezbędne jest wdrożenie wewnętrznych regulacji, takich jak polityka retencji danych (określająca, jak długo przechowujemy poszczególne typy danych) czy procedura reagowania na incydenty naruszenia ochrony danych. Równie ważne są regularne szkolenia dla wszystkich pracowników mających dostęp do systemu ERP. Muszą oni rozumieć nie tylko „jak” klikać, ale przede wszystkim „dlaczego” pewne działania są wymagane, a inne zabronione.

Umowy, wsparcie prawne i współpraca z dostawcą ERP oraz bezpieczeństwo danych osobowych w ERP

Kwestie formalne i prawne są nieodłącznym elementem wdrażania RODO. Współpracując z dostawcą systemu ERP, który przechowuje Twoje dane w chmurze lub świadczy usługi wsparcia, musisz zawrzeć z nim umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. To dokument, który precyzuje obowiązki dostawcy w zakresie ochrony powierzonych mu danych.

Nie bój się prosić o pomoc. Konsultacje z kancelarią prawną specjalizującą się w RODO lub z Inspektorem Ochrony Danych (IOD) pomogą Ci zweryfikować umowy i wewnętrzne procedury. Pamiętaj, że Twój dostawca ERP powinien być partnerem w procesie zapewniania zgodności, oferując nie tylko technologię, ale i wsparcie merytoryczne.

Zapewnienie zgodności systemu ERP z RODO to nie jednorazowy projekt, ale ciągły proces. To inwestycja, która procentuje bezpieczeństwem, zaufaniem klientów i spokojem ducha. Aby skutecznie zarządzać tym obszarem na co dzień, pamiętaj o kilku złotych zasadach. Dobrze sprawdzi się też maconomy i jego funkcje.

Jeśli ten temat Cię zainteresował, podziel się z nami opinią.

Zapraszamy do kontaktu!