Zarządzanie projektami i zasobami

Zarządzanie projektami to dziedzina wymagająca skutecznego planowania, organizowania i kontrolowania zasobów w celu osiągnięcia zamierzonych rezultatów. Kluczową kwestią w tym temacie jest posiadanie odpowiedniego oprogramowania, którego zadaniem jest pomoc w określeniu czasu, zakresu, jakości i budżetu projektu.

Jak to wygląda w systemie WorkBook?

Tworzenie ofert

Oferty cenowe dla projektów można przygotować w łatwy sposób, korzystając z jednego z wcześniej zdefiniowanych przez użytkownika szablonów. Na wycenę składa się zarówno przewidywana liczba godzin pomnożona przez stawkę ustaloną z klientem, w podziale na wybrane role czy też aktywności, jak również wewnętrzne wykorzystanie materiałów oraz niezbędne zakupy, a także usługi freelancerów.

Zarządzanie zakresem prac

WorkBook umożliwia importowanie briefu bezpośrednio do projektu lub wykorzystania wbudowanego szablonu, który pozwala na szybkie opisanie rodzaju pracy. Każdy użytkownik, biorący udział w projekcie, posiada dostęp do tych informacji.

Zamówienia zakupu

Zamówienia zakupu można dodać do projektu i przesłać pocztą elektroniczną bezpośrednio do dostawcy. Ponadto, mogą one również być przesyłane cyfrowo za pośrednictwem wewnętrznego workflow. Dodając zamówienie zakupu do projektu, pojawia się możliwość wglądu w  przewidywane koszta już na wczesnym etapie projektu, a tym samym sprawdzenia zyskowności projektu.

Planowanie projektów

WorkBook daje możliwość kompleksowego planowania projektu, dzięki tworzeniu harmonogramów zawierających konkretne fazy i zadania. Przy każdym zadaniu można ustawić datę początkową i końcową, liczbę godzin do wykorzystania, a następnie przypisać pracowników, którzy mają je wykonać. Pozwala to na sprawne zarządzanie projektem i weryfikowanie na bieżąco ustalonych założeń. Dostęp do modułu mogą mieć również osoby z zewnątrz (klienci), dzięki czemu mają oni możliwość pobrania dokumentacji projektu oraz przeglądania niektórych danych.

Podstawowy interfejs

Dla użytkowników, którzy z systemu korzystają tylko do podstawowych zadań tj. rejestrowanie czasu pracy, udostępnianie plików czy dostęp do „to-do” listy, przewidziany jest uproszczony interfejs.

Zarządzanie zasobami

W 17 różnych widokach (m.in. stopień zaawansowania, zaległe zadania, dostępne zasoby), możemy kontrolować na bieżąco postęp prac nad projektami i skutecznie je nadzorować. Dodatkową pomocą jest integracja WorkBooka z Outlookiem oraz Gmailem – pozwalająca na dostęp do kalendarzy wszystkich użytkowników.

„TO-DO” listy, rejestracja czasu pracy, nieobecności

Każdy z pracowników posiada swoją osobistą listę, na której pojawiają się wszystkie przypisane do niego zadania. W tym miejscu uzyskują również dostęp do niezbędnych dokumentów, możliwość kontaktu ze współpracownikami pracującymi przy tych samych projektach, a także możliwość wpisania ilości czasu poświęconego na dane zadanie. Godziny przypisane do projektów są automatycznie przenoszone do arkuszy czasu pracy, gdzie użytkownik może wpisać również czas poświęcony na pracę wewnętrzną, wprowadzić nieobecność czy prośbę o urlop.

Wydatki i kilometrówka

Z poziomu projektu, pracownik może przesłać cyfrowe pokwitowania za każdy wydatek, jaki poniósł dodatkowo w związku z jego realizacją. W przypadku kilometrówki, użytkownik może wprowadzić przebieg ręcznie lub po prostu pobrać aplikację na iOS, która monitoruje kilometry w oparciu o GPS. Po przesłaniu do systemu, wpis przebiegu zostanie dodany do projektu jako wydatek.

Kontrola finansów

Kontrola finansowa w WorkBooku odbywa się na wielu poziomach, tj. konkretny projekt, klient, dział czy kraj. Narzędzie analityczne na podstawie rzeczywistych danych przygotowuje analizę, kontrolując oraz przewidując przekroczenia budżetu czy planowany zysk.

Udostępnianie plików i komunikacja wewnętrzna

Już na poziomie interfejsu podstawowego, użytkownicy posiadają możliwość udostępniania plików i prowadzenia wewnętrznych konwersacji na poziomie konkretnych klientów, kampanii, projektów i zadań. Jest to zdecydowane uproszczenie w stosunku do pisania dużej ilości maili, ponadto pozwala na łatwiejszy dostęp do niezbędnych informacji.