Świat branży interactive jest dziki, wielki i niezbadany. Nikt tak naprawdę nie wie ile agencji interaktywnych działa na polskim rynku. Oprócz dużych i znanych firm są setki, albo nawet tysiące jedno, lub dwuosobowych butików z siedzibą na poddaszu lub w mieszkaniu prywatnym.
Szacowanie ich dokładnej liczby nie ma większego sensu. Nie one też są adresatem naszego poradnika. Kierujemy go do firm, które:
- Wypracowały już sobie pozycję na rynku
- Doceniają wagę kompetentnych pracowników
- Nie muszą chwytać się wszystkich projektów by przetrwać
- Wyżej niż obroty, cenią sobie zysk
- Wierzą, że ich potencjał można lepiej wykorzystać.
To nie będzie artykuł o robieniu spektakularnych projektów i genialnych kreacji, które zdobywają liczne nagrody – pasją nie można się zarazić tą drogą. Nie będzie to również poradnik jak radzić sobie z trudnymi klientami, nerwami czy też brakiem snu – to zwyczajnie trzeba przećwiczyć na własnej skórze. Będzie to zwykły tekst o budowaniu zysku, o wyciskaniu z firmy maksimum jej możliwości oraz budowaniu solidnych fundamentów pod trwały wzrost. Choć to spektakularne kampanie zapewniają rozgłos i to one budują markę agencji. Nie wolno zapominać, że agencje interaktywne to firmy, które przede wszystkim mają zarabiać, a możliwości mają ku temu ogromne. Głównym problemem dla osób zarządzających jest zaś fakt, że błyskotliwość projektów nie zawsze idzie w parze z ich rentownością.
Jak rozpoznać potencjał firmy?
Obszar, w jakim będziemy się poruszać wyznaczają dwa zasadnicze elementy. Pierwszy z nich to tzw. Know How, na który składają się zarówno rozwiązania, produkty, metodologia, ale również tęgie głowy pracowników. To nie przypadek, że kapitał intelektualny firmy uznaje się za jeden z najważniejszych wskaźników jej potencjału. Dobre pomysły, kreacja oraz umiejętność spięcia tego wszystkiego w spójny projekt, to elementy, które w największym stopniu mają wpływ na zdobywanie klientów oraz budowanie portfolio agencji. Drugi element stanowią klienci oraz związane z nimi projekty. Klienci to nie tylko główne źródło przychodów, ale również swoiste trofea myśliwskie, którymi agencja może chwalić się w różnego rodzaju prezentacjach.
Oba elementy są niezwykle ważne i niezwykle wrażliwe. Gdyby zarządzanie agencją było proste, wystarczyłoby „chwytać” jak największych klientów i zatrudniać jak najlepszych specjalistów, patrząc jak rosną nam słupki. Tak się jednak nie dzieje. Co więcej, takie myślenie niejedną firmę zaprowadziło już w pułapkę, a wszystko przez elastyczność, indywidualne podejście do klienta oraz zasadę mówiącą, że usługi agencji warte są tylko tyle, ile klient jest gotów za nie zapłacić. W całej tej masie klientów i projektów niezwykle łatwo znika z pola widzenia pojęcie dochodowości. Zwykle to ranga klienta decyduje o tym ilu i jakich pracowników oddelegowuje się do jego obsługi, często kosztem innych klientów. Tymczasem nigdy nie powinniśmy tracić z pola widzenia efektywności. Może się bowiem okazać, że angażując tych samych ludzi w kilka mniejszych projektów firma zarobi dużo więcej. Idąc tym tropem proponujemy, aby potencjał firmy utożsamiać w pierwszej kolejności z możliwościami pracowników, a dopiero potem z rangą klientów. Mierzyć go natomiast należy w najbardziej podstawowych jednostkach, czyli złotówkach.
Pytania, które powinna sobie zadać każda osoba zarządzająca agencją.
Biorąc pod uwagę fakt, że głównym źródłem gotówki w firmie są klienci, a głównym kanałem odpływu pensje pracowników, każda agencja interaktywna powinna sobie postawić dwa zasadnicze pytania: czy możemy dostawać więcej pieniędzy od klientów oraz czy możemy bardziej efektywnie wykorzystać potencjał naszych pracowników? Pytania tylko z pozoru wydają się naiwne. Pełna odpowiedź wymaga bowiem wskazania konkretnych klientów i projektów które nie przynoszą firmie satysfakcjonujących zysków, a z drugiej strony konkretnych pracowników, których potencjał jest marnowany.
Chcąc pokazać złożoność problemu, przedstawiamy listę pytań, które pozwolą zidentyfikować konkretne miejsca, przez które z firmy ucieka gotówka.
- Czy fakturujemy wszystkie godziny pracy naszych specjalistów?
- Jaki jest status wszystkich prowadzonych projektów?
- Czy specjaliści są planowani optymalnie?
- Czy fakturujemy i inkasujemy wszystko i na czas?
- Czy mamy przekroczenia w projektach typu Fixed Price?
- Czy posiadamy właściwą informację zarządczą?
- Jaka jest utylizacja w odniesieniu do pracowników?
- Jaki jest wynik w odniesieniu do konkretnych projektów, klientów, zespołów,
- pracowników etc.?
Pełny obraz sytuacji będziemy mieli dopiero wówczas, gdy pytania odniesiemy do całego obszaru, jaki sobie nakreśliliśmy w poprzednich paragrafach. Nawet jeśli na poziomie pojedynczych projektów i pojedynczych pracowników wykryjemy drobne „nieszczelności”, to ich zsumowanie zazwyczaj daje pokaźną sumę, która regularnie wycieka z firmy, lub też do niej nie trafia, tylko z powodu niewłaściwego planowania i zarządzania.
System IT w agencji interaktywnej.
Wiele agencji interaktywnych powstało i rozwinęło się dzięki intuicji ich szefów. A jednak na dłuższą metę sama intuicja to za mało. Śledzenie pracy każdego pracownika i realizacji każdego projektu jest ponad siły jednego człowieka. I tu na scenę wkracza system informatyczny. Dobrze skrojony system ma przede wszystkim za zadanie odwzorować kondycję firmy w postaci czytelnych tabel, wykresów i raportów. Zadaniem systemu jest dostarczenie danych, które pomogą odpowiedzieć na pytania o rzeczywistą kondycję firmy, oraz jej możliwości. Kłopot z systemami polega jednak na tym, że większość z nich powstała z myślą o firmach typowo produkcyjnych, a nikomu nie trzeba tłumaczyć, że zupełnie inaczej zarządza się firmą, która buduje stadion, niż tą, która tworzy jego wirtualną wersję w SecondLife. Agencje interaktywne nie muszą zarządzać dostawami betonu, ale wiedzą i czasem pracy wysoko wykwalifikowanych specjalistów, takich jak szefowie projektów, programiści, czy graficy. Z drugiej strony istnieje pokusa tworzenia własnych rozwiązań – „w końcu jesteśmy agencją interaktywną i mamy własnych programistów”. To zupełnie naturalne i oczywiście tańsze. Sytuacja jest jednak podobna do jazdy płatnymi autostradami. Wybierając darmową lokalną drogę, tracimy jednocześnie czas i związane z nim możliwości. Ostateczny bilans nie musi być zatem dodatni. Postarajmy się więc wskazać to, czego agencja interaktywna powinna wymagać od systemów informatycznych.
Jeśli ten temat Cię zainteresował, podziel się z nami opinią.
