Nie sposób odnieść sukces w dzisiejszym coraz bardziej konkurencyjnym i złożonym środowisku biznesowym bez wsparcia systemów informatycznych, które pozwolą w prosty sposób usprawnić, zautomatyzować oraz skalować procesy biznesowe. Dla większości przedsiębiorstw fundamentalne znaczenie ma system klasy ERP – stanowi on bowiem rdzeń informacyjny, który dotyka wszystkich aspektów biznesu. Jego wybór to strategiczna decyzja, która może wspierać rozwój firmy albo… wręcz przeciwnie. Co zrobić, żeby nie żałować decyzji?
Wydaje się to oczywiste, jednak zaskakująco często się o tym zapomina: wybierając system biznesowy trzeba zacząć od biznesu. Podstawowe kryteria wyboru powinna wyznaczać długoterminowa strategia biznesowa. Dostawca, technologia oraz partner wdrożeniowy muszą w jakimś sensie wpisywać się w firmową wizję, bo tylko to gwarantuje, że wybrane rozwiązanie będzie wykorzystywane przez organizację przez wiele lat i zapewni maksymalny zwrot z inwestycji oraz odpowiednie zarządzanie kosztami.
Od ogólnych rozmów do krótkiej listy
Przygotowania do wyboru systemu ERP rozpoczynają się z pewnością od wstępnych rozmów prowadzonych w gronie najwyższej kadry menedżerskiej. Następnie należy dokonać rzetelnej, krytycznej analizy biznesu i operacji, która pozwoli określić silne i słabe strony firmy, stojące przed nią wyzwania oraz możliwości. Wyniki analizy stanowić będą konkretne kryteria, które następnie pozwolą wyłonić potencjalnych dostawców. Obejmują one m.in. funkcjonalności, technologię, a także monitorowanie kosztów w projekcie.
Wymagania funkcjonalne są niezwykle istotne. Ważne jest czy firma sprzedaje produkty czy usługi, czy jest producentem czy jednie dystrybutorem, czy działa na jednym rynku, czy ma rozproszoną strukturę itd. Wszystkie te aspekty muszą być wspierane przez system ERP. Z góry trzeba też określić budżet, biorąc pod uwagę wszystkie składowe inwestycji – łącznie z kosztami wdrożenia i późniejszego wsparcia.
Kryteria wyboru powinny być konkretne i klarowne. Dlatego na etapie ich ustalania warto zaangażować nawet szeregowych pracowników, a także klientów i dostawców. Zdobyte w rozmowach z nimi informacje należy przełożyć na wymagania. Gotową listę kryteriów należy uporządkować zgodnie z priorytetami strategicznymi. Warto przy tym dokładnie przemyśleć, które funkcje i cechy systemu są absolutnie konieczne. Z pewnością okaże się, że część choć przydatna, nie jest czymś bez czego firma nie można się obejść. Następnie pozostaje już tylko umówić spotkania z przedstawicielami dostawców, które pozwolą na stworzenie krótkiej listy rozważanych systemów.
Wsparcie partnera
Wdrożenie systemu, zwłaszcza jeśli zastępuje on inne oprogramowanie, to kosztowne i trudne zadanie. Jeśli zostanie przeprowadzone poprawnie i zakończy się sukcesem, otworzy niezliczone nowe możliwości. Nie należy jednak bagatelizować wyzwań. Dlatego też niezwykle istotną rolę odgrywa dostawca, który jest w stanie skutecznie im sprostać. Liczy się przede wszystkim doświadczenie, a zwłaszcza zdobyte w projektach zrealizowanych w tej samej branży.
Należy jednak pamiętać, że nie ma dwóch identycznych organizacji, więc system który sprawdził się doskonale w jednej firmie, może zupełnie nie pasować innej, nawet takiej o zbliżonym profilu. Biorąc to pod uwagę, niezwykle istotna jest możliwość dostosowania rozwiązania do specyficznych potrzeb danego przedsiębiorstwa. Najlepszy będzie oczywiście taki system, w przypadku którego ilość wprowadzanych zmian będzie najmniejsza. Istotne znaczenie w tym kontekście ma także możliwość integracji systemu ERP z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji. Warto się także zastanowić czy kastomizacji rozwiązania dokonamy samodzielnie, czy skorzystamy z pomocy dostawcy w tym miejscu wracamy do wyboru partnera wdrożeniowego, którego wsparcie pomoże uporać się z wszystkimi trudnościami nie tylko skutecznie, ale przede wszystkim szybko.
Podsumowując, wybór systemu ERP to złożony proces, jednak przeprowadzony rzetelnie i w przemyślany sposób, z pewnością przyniesie organizacji wiele korzyści i pozwoli na zdobycie przewagi konkurencyjnej na rynku.
