Nasza firma od początku swej działalności skupia się na oferowaniu rozwiązań IT dla branży usług profesjonalnych. Unikalne potrzeby takich organizacji, jak firmy audytorskie czy firmy tworzące oprogramowanie dla klientów, stały się fundamentem sukcesu naszej organizacji. By osiągnąć swoją pozycję rynkową i lojalność naszych klientów musieliśmy dowieść im, że faktycznie rozumiemy wyzwania, z jakimi się mierzą i oferujemy narzędzia, które ułatwią im codzienną pracę. Ocena rentowności projektu, czy wszystkich projektów klienta to zidentyfikowane problemy całej branży usług profesjonalnych. Konieczność rozliczania sięz usługobiorcą za czas poświęcony na pracę na jego rzecz wymagało zastosowania mechanizmów efektywnego mierzenia czasu pracy i narzędzi motywujących do regularnego wypełniania formularza czasu pracy. Narzędzia informatyczne musiały również zapewniać elastyczność rozliczania się z klientami, którzy z racji wielkości swej organizacji mieli zdecydowanie mocniejszą siłę negocjacyjną. Musieliśmy zrozumieć te wyzwania i być gotowi do ich zaadresowania.
Od kilkunastu lat w naszym portfolio znajduje się system Maconomy ERP firmy Deltek, dedykowany właśnie dla tak szeroko zdefiniowanej branży. Sam system od zawsze efektywnie mierzył wszelkie parametry firmy i tworzył indeksy pozwalające na analizę syntetyczną kondycji firmy, a także pozwalał na automatyzację dużej części procesów biznesowych. Stosunkowo wcześnie w rozwoju Maconomy Deltek dostrzegł potrzebę budowy efektywnego modułu zarządzania zasobami.
People Planner to moduł planistyczny, pozwalający określić, jakie kompetencje charakteryzują wszystkich pracowników, jak i ich preferencje w zakresie rodzaju wykonywanej pracy. Wiemy, czy są skłonni podróżować. Wiemy, jak wygląda ich sprawność językowa. Czy maja kompetencje do prowadzenia projektu samodzielnie, czy raczej wolą pracować zespołowo.
W jakich technologiach czują swobodę, a które wymagają nadzoru, czy też z jakimi zadaniami radzą sobie dobrze, a które sprawiają im problem. Wiemy również, jaką wiedzą domenową dysponują – w końcu senior marketing specjalist może sprawnie tworzyć angażujące reklamy telewizyjne, ale nie będzie miał wiedzy, jakich narzędzi użyć do promowania marki w mediach społecznościowych. Doświadczony programista stron internetowych nie będzie równie dobry przy pisaniu kodu do kontrolerów przemysłowych, czy przy tworzeniu algorytmu sztucznej inteligencji. People Planner pomaga także określić dostępność danej osoby.
W organizacjach zatrudniających bardzo doświadczonych pracowników niejednokrotnie niektórzy z nich będą mogli pracować na kilku projektach w tym samym czasie. Jak zatem wykorzystać to w praktyce?
W trakcie końcowych negocjacji z klientem wiemy już, jaki będzie zakres projektu dla niego realizowany. Wiemy, przynajmniej z dużym prawdopodobieństwem, z jakich etapów będzie się składał. Zakładamy także, że możemy zidentyfikować potencjalne zadania, jakie w danym typie projektu, na danym etapie, występują. Wiemy zatem, że do ich realizacji potrzebne są określone kompetencje. Osoba prowadząca projekt sprzedażowy wprowadza je wraz z wycenąi pozostałymi wymaganiami klienta do wbudowanego modułu CRM. Te informacje widzi również planista odpowiedzialny za zarządzanie przypisaniem właściwych kompetencji do obecnychi przyszłych projektów. Dzięki temu wiemy, jak powinna kształtować się nasza polityka HRw przyszłości. Może powinniśmy zatrudnić nowe osoby. Może powinniśmy kilku mniej rentownych pracowników zwolnić. Posiadamy rzetelne informacje, na bazie których możemy uzasadnić taką decyzję.
Planowanie to proces ciągły. Niektóre projekty się kończą, inne przechodzą z fazy powstania do rozwoju, inne należy utrzymywać. Gdy project manager otrzymuje od klienta żądanie zmiany specyfikacji (change request) wie, że jedyną rzeczą, jaką potrzebuje jest dodanie nowej liniiw budżecie projektu i opisanie swoich potrzeb w polu komentarza lub zażądanie zmiany. Te informacje trafią do planisty, który albo przypisze do danego zadania odpowiednich ludzi, albo wskaże project managerowi pulę pracowników,
z których może wybrać tych, których potrzebuje (możliwe jest również zawnioskowanie o konkretną osobę). Dzięki temu, że Maconomy to zintegrowany system ERP, ta drobna zmiana automatycznie przypisze wskazanym pracownikom zadania, na którym będą mogli rejestrować czas pracy, automatycznie przeanalizuje budżet projektu i wprowadzi korekty do planowanego budżetu zamknięcia oraz dokona szeregu innych czynności, które zostały w takim wypadku zaplanowane.
Integracja systemu i możliwość automatyzacji praktycznie każdego procesu sprawia, że powiązanie systemu z innymi narzędziami technologicznymi, z których korzystają firmy z branży usług profesjonalnych, dodatkowo poszerzają te możliwości. Gdy w Maconomy zmieniamy budżet projektu poprzez zmianę lub dodanie nowego zadania, odpowiednie taski tworzone są również w Jira, a po przypisaniu do nich osoby odpowiedzialnej, korygowane są o wartość.
People Planner to moduł, który pozwala zapanować nad wszystkimi projektami, pracownikami przypisanymi do nich oraz ich unikalnymi kompetencjami. Menadżerowie widzą, gdzie powinni alokować więcej zasobów i w którym kierunku zmierzają potrzeby organizacji w zakresie zasobów ludzkich. Widzą również, jakie jest obłożenie pracą poszczególnych pracowników oraz ile ci pracownicy poświęcają czasu na pracę na rzecz klienta, a ile na inne czynności, projekty wewnętrzne, czy administrację. People Planner to funkcjonalność, która w firmach zarabiających na efektywnym wykorzystaniu ich najbardziej wartościowych aktywów – pracowników, jest w dzisiejszych czasach niezbędne.
Jeśli ten temat Cię zainteresował, podziel się z nami opinią.
