Dzięki odpowiednim działaniom możesz odciążyć swój zespół i zapewnić płynność operacji finansowych. Poniżej przedstawiamy trzy sposoby, dzięki którym pomożesz zespołowi finansowemu w równoważeniu rentownego świadczenia usług.

1. Pominięcie wyników z przeszłości – tworzenie krytycznych spostrzeżeń dotyczących przyszłości

Standardowa procedura prognozowania przychodów i zasobów w organizacji może wydawać się solidna, jednak przechodzimy obecnie przez ciężki okres. Ten trudny czas może być najlepszym momentem na przemyślenie swojego dotychczasowego podejścia. 
W szybko zmieniającym się „krajobrazie biznesowym”, przeszłe projekty i dane finansowe nie pomogą osobom zarządzającym przygotować się na nadchodzące czasy. Z tego powodu notowanie spostrzeżeń dotyczących przyszłości będzie miało kluczowe znaczenie dla sukcesu. Najlepsze, co można zrobić w tej sytuacji, to przyjęcie procedury prognozowania przychodów i zasobów – co tydzień lub co dwa. Jeśli prognoza będzie prawidłowa, uzyskasz stały wgląd w przyszłość. Od czego więc zacząć?

Po pierwsze, potrzebna jest pełna przejrzystość pipeline. Dobrym punktem wyjścia jest spojrzenie na swój system CRM i sprawdzenie nadchodzących zleceń. Należy oszacować prawdopodobieństwo kontynuacji każdego z projektów oraz datę rozpoczęcia ich realizacji oraz określić czas ukończenia projektu. 

Po uzyskaniu jasnego obrazu project pipeline, należy połączyć te informacje z backlogiem projektów, aby dokładniej prognozować przychody. Należy go sprawdzać tydzień po tygodniu lub miesiąc po miesiącu. Jeżeli istnieje możliwość wglądu w informacje na wiele miesięcy do przodu, trzeba to zrobić. Im dalej w przyszłość, tym więcej będzie czasu na zidentyfikowanie nowych wyzwań i zareagowanie na nie. 
Po uzyskaniu dokładnej prognozy przychodów, należy porównać je z możliwościami firmy, aby zapewnić skuteczne planowanie zasobów. W okresie wzmożonego wahania przychodów i wysokiego poziomu rotacji pracowników wiele firm świadczących usługi profesjonalne korzysta z większej liczby freelancerów lub podwykonawców. Utrzymanie elastyczności może pomóc w utrzymaniu projektów na właściwym poziomie – bez uszczuplania zasobów.

2. Zarządzanie kapitałem obrotowym i poprawa standardów kontraktowych

Może się zdarzyć, że obecna niepewność gospodarcza nie wpłynęła na strumień przychodów firmy. Niemniej jednak zarządzanie kapitałem obrotowym nadal może odgrywać ważną rolę w utrzymaniu działalności biznesowej i umożliwieniu przyszłego wzrostu.

Dzięki cotygodniowemu wypełnianiu kart ewidencji pracy (timesheets), częstemu fakturowaniu i efektywnemu zarządzaniu produkcją w toku (WIP), ryzyko utraty przychodu klientów zmniejsza się. Tworzenie umów o krótszych terminach również może pomóc – zwłaszcza biorąc pod uwagę trudny okres finansowy. Jeśli klienci będą płacić częściej, ryzyko narażenia się na duży rachunek, który może zostać niezapłacony, będzie znikome.

Zarządzanie backlogiem w zakresie należności (AR) i zobowiązań (AP) może również zabezpieczyć kapitał obrotowy. Należy stworzyć jasny obraz tego, jak wyglądają AR i AP oraz jakie faktury są zaległe, a następnie zająć się nimi jedna po drugiej. Im szybciej skupimy się na zawarciu umów dotyczących minimalnych płac, tym lepiej. Znajdujemy się w trudnym okresie, a za kilka tygodni może się okazać, że sytuacja klientów uległa zmianie.

Należy również poświęcić czas na przegląd starych standardów umownych. Organizacje na całym świecie muszą znaleźć innowacyjne, kreatywne sposoby pracy – dotyczy to również firm świadczących usługi profesjonalne. Dzięki przemyśleniu metod zawierania umów z klientami i dostawcami, można znaleźć nowe sposoby na utrzymanie konkurencyjności i ochronę kapitału obrotowego.

3. Elastyczna forma pracy

Elastyczna praca może przynieść duże korzyści biznesowe. Nowe, zależne od technologii sposoby pracy przyspieszyły niezbędną transformację cyfrową w wielu firmach, podczas gdy praca w domu oferuje nowe korzyści ekonomiczne. Jednak aby zapewnić produktywność swoich pracowników, trzeba będzie ustalić konkretne zasady pracy zdalnej, przejść na operacje bez użycia papieru oraz zaktualizować model biznesowy.

Praca zdalna wymaga wiele samodyscypliny i motywacji. Ponieważ wiele osób musi godzić ją z obowiązkami związanymi z opieką nad dziećmi lub innymi czynnikami rozpraszającymi uwagę w domu, trzeba ustalić nowe zasady. Może to polegać na umożliwieniu bardziej elastycznych godzin pracy, zapewnieniu większej swobody w ustalaniu terminów wykonania zadania lub zaoferowaniu nowych bodźców motywacyjnych.

Komunikacja jest kluczem do bezproblemowej realizacji projektu. Nalezy zaktualizować własny model świadczenia usług oraz technologię umożliwiającą prowadzenie sesji zdalnych.

Wreszcie, cyfryzacja rozwiązań finansowych i projektowych w organizacji – niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie pipeline’ami, planowanie zasobów, faktury czy procesy przepływu pracy – może usprawnić pracę zdalną. Korzyści z przejścia na „podejście bezpapierowe” są dwojakie: nie tylko skuteczniej wspieramy pracowników zdalnych, lecz tworzymy podstawy do bardziej elastycznej pracy w przyszłości.

Co dalej? Wykorzystanie tego w praktyce!

Optymalizując kluczowe procesy, efektywnie zarządzając kapitałem obrotowym i zapewniając pracownikom zdalnym odpowiednie wsparcie, możemy zmniejszyć presję, z jaką borykają się zespoły finansowe oraz usprawnić działania w warunkach zakłóceń. Technologia odgrywa w tym dużą rolę, a firma Deltek oferuje solidne portfolio rozwiązań, które pomagają firmom świadczącym usługi profesjonalne w realizacji rentownych projektów.