Excel, miemal każdy w biznesie go zna i używa. To potężne narzędzie, które od dekad pomaga porządkować dane, tworzyć proste listy zadań czy przygotowywać budżety. Ale czy na pewno jest to rozwiązanie, na którym powinna opierać się cała firma, zwłaszcza gdy rośnie i staje przed coraz bardziej złożonymi wyzwaniami? Jeśli zarządza się projektami w gąszczu arkuszy, a pracownicy muszą ciągle przełączać się między skoroszytami, ten artykuł będzie świetną wskazówką.

Można wyobrazić sobie, że dana firma to skomplikowany organizm. Excel może być notatnikiem, w którym zapisuje się pojedyncze myśli. Ale do zarządzania całym systemem potrzeba centralnego układu nerwowego, który połączy wszystkie komórki i zapewni płynny przepływ informacji. Tym właśnie jest nowoczesne oprogramowanie biznesowe. W tym artykule pokażemy, dlaczego system nie powinien przypominać Excela i jakie są różnice między oprogramowaniem dla produkcji a systemami dla firm usługowych (PSA).

Spis treści:

1. Granice Excela, czyli kiedy świetne narzędzie przestaje wystarczać
2. System ERP, czyli cyfrowe serce przedsiębiorstwa
3. ERP dla produkcji. Precyzja, której nie da się osiągnąć w arkuszu
4. Produkcja a usługi. Dlaczego jeden system nie pasuje do wszystkich?
5. Kiedy porzucić arkusze? Sygnały, że czas na zmianę

Granice Excela, czyli kiedy świetne narzędzie przestaje wystarczać

Na początku drogi biznesowej Excel wydaje się idealny. Jest elastyczny, tani i powszechnie znany. Jednak wraz ze wzrostem firmy, to, co było zaletą, staje się kulą u nogi. Problemem jest nie tyle tworzenie struktur danych, ile ich późniejsze wykorzystanie i analiza, zwłaszcza gdy arkusze stają się coraz bardziej rozbudowane. Najczęstsze problemy, z jakimi borykają się firmy opierające swoje procesy na Excelu, to:

• Fragmentacja i brak spójności danych: Każdy dział zarządza danymi w swojej „bańce”. Finanse mają swój arkusz, produkcja swój, a sprzedaż jeszcze inny. Gdy przychodzi czas na zebranie wszystkiego w jeden raport, zaczyna się żmudne uzgadnianie danych, śledzenie i poprawianie błędów.
• Podatność na błędy: Ręczne wprowadzanie danych to prosta droga do pomyłek. Jedna źle wstawiona formuła lub skopiowana wartość może prowadzić do podejmowania decyzji na podstawie fałszywych przesłanek.
• Nieaktualne informacje: Dane zmieniają się z minuty na minutę. Arkusze aktualizowane ręcznie prawie zawsze zawierają opóźnione informacje. Warto zastanowić się czy zespół musi stale przełączać się między aplikacjami, aby sprawdzić, czy dane są aktualne?
• Ograniczona skalowalność: Im więcej danych, tym wolniej działa Excel. Przy dużej skali operacji arkusze stają się niewydajne, a ich obsługa frustrująca.

System ERP, czyli cyfrowe serce przedsiębiorstwa

Kiedy Excel dochodzi do ściany, na scenę wkraczają systemy ERP (Enterprise Resource Planning). To zintegrowane platformy, które stanowią fundament nowoczesnego zarządzania. Ich głównym celem jest centralizacja kluczowych procesów biznesowych i zapewnienie jednego, spójnego źródła prawdy. Dzięki temu, że w systemie ERP wszystkie dane przechowywane są w jednej, centralnej bazie, firma zyskuje ogromną przewagę:

• Integracja i automatyzacja: Zamiast rozproszonych plików, mamy jeden system, w którym dane płynnie przepływają między działami. Automatyzacja rutynowych zadań, jak przetwarzanie zamówień czy zarządzanie zapasami, zwiększa efektywność i redukuje ryzyko błędów.
• Dane w czasie rzeczywistym: Menedżerowie mają dostęp do aktualnych informacji, co umożliwia podejmowanie szybszych i trafniejszych decyzji. Wiedza o wszystkich aspektach firmy i efektywności procesów w czasie rzeczywistym to spora korzyść.
• Skalowalność i elastyczność: Profesjonalne oprogramowanie jest zaprojektowane tak, aby rosnąć razem z firmą. Skalowalność pozwala na rozbudowę systemu, a elastyczność umożliwia integrację z innymi narzędziami.

ERP dla produkcji. Precyzja, której nie da się osiągnąć w arkuszu

W firmach produkcyjnych różnice między Excelem a ERP są najbardziej widoczne. Nowoczesny przemysł produkcyjny stoi przed wyzwaniami, takimi jak kompleksowe zarządzanie, optymalizacja procesów i śledzenie danych. Excel po prostu nie jest w stanie sprostać tym wymaganiom. Systemy ERP dedykowane dla produkcji oferują funkcje, o których użytkownicy arkuszy mogą tylko pomarzyć:

• Zaawansowane planowanie produkcji (APS): Narzędzia APS umożliwiają planowanie produkcji w czasie rzeczywistym, uwzględniając dostępność zasobów, obłożenie maszyn czy zmieniające się zamówienia.
• Pełna identyfikowalność (traceability): System pozwala na śledzenie każdego komponentu od surowca po gotowy produkt, co jest bezcenne przy kontrolach jakości czy reklamacjach.
• Precyzyjne zarządzanie procesami: Dokładne śledzenie i kontrolowanie każdego etapu produkcji pozwala na bieżąco monitorować postęp prac i szybko identyfikować problemy.
• Zarządzanie złożonym BOM: Struktury produktów z wieloma poziomami części i operacji są zarządzane w sposób przejrzysty i zintegrowany. W razie potrzeby można nawet integrować dane CAD i śledzić historię wersji na poziomie elementów. Pod tym względem sprawdzi się również Maconomy.

Produkcja a usługi. Dlaczego jeden system nie pasuje do wszystkich?

Podczas gdy firmy produkcyjne skupiają się na materiałach, maszynach i łańcuchu dostaw, firmy usługowe (konsultingowe, IT, agencje marketingowe) zarządzają zupełnie innymi zasobami: czasem, projektami i kompetencjami ludzi. Dlatego powstała odrębna kategoria oprogramowania – PSA (Professional Services Automation). Oprogramowanie PSA to system zaprojektowany z myślą o automatyzacji i usprawnieniu procesów w firmach świadczących profesjonalne usługi. Jego kluczowe funkcje to:

• Zarządzanie projektami: Planowanie, budżetowanie i monitorowanie rentowności projektów.
• Zarządzanie zasobami: Alokacja pracowników do zadań na podstawie ich dostępności i umiejętności.
• Śledzenie czasu pracy i fakturowanie: Automatyzacja rozliczeń i generowanie faktur.

Choć niektóre funkcje mogą się pokrywać, podstawowa logika działania jest inna. Wybór odpowiedniego systemu ERP może stanowić wyzwanie, ponieważ różne branże wymagają różnych funkcjonalności. Oprogramowanie produkcyjne koncentruje się na procesach wytwórczych, podczas gdy PSA na projektach i usługach niematerialnych.

Kiedy porzucić arkusze? Sygnały, że czas na zmianę

Decyzja o przejściu z Excela na dedykowany system to strategiczny krok. Skąd wiedzieć, że nadszedł właściwy moment? Oto kilka sygnałów ostrzegawczych:

• Procesy stały się tak złożone, że zarządzanie nimi w arkuszach jest nieefektywne.
• Spędza się więcej czasu na łączeniu danych z różnych plików niż na ich analizie.
• Często pracuje się na nieaktualnych lub niespójnych danych, co prowadzi do błędów.
• Firma rośnie, a Excel spowalnia jej rozwój, zamiast go wspierać.
• Potrzebuje się zintegrować działania różnych działów, a obecne narzędzia to uniemożliwiają.

Wybór systemu ERP to ważna decyzja, która może znacząco wpłynąć na rozwój firmy. Nie chodzi o to, by całkowicie wyrzucić Excela – to nadal świetne narzędzie do osobistej organizacji czy szybkich, jednorazowych analiz. Chodzi o to, by najważniejsze procesy w firmie oprzeć na solidnym, zintegrowanym i skalowalnym fundamencie. Niezależnie od tego, czy produkuje się fizyczne towary, czy świadczy profesjonalne usługi, istnieje system stworzony, by pomóc robić to lepiej. Zachęcamy też do tego, aby sprawdzić, czym jest epicor escala oraz epicor kinetic.