Na pewno wielu z nas zna to uczucie, gdy arkusz kalkulacyjny świeci na zielono, prognozowana marża wygląda imponująco, a projekt inżynieryjny zapowiada się na finansowy sukces. Jednak w miarę postępu prac, coś zaczyna się psuć. Pojawiają się nieprzewidziane wydatki, opóźnienia generują dodatkowe koszty, a pierwotna rentowność topnieje w oczach. Na koniec okazuje się, że projekt, który był tak obiecujący na papierze, ledwo wyszedł na zero, a czasem nawet przyniósł straty. To frustrująca rzeczywistość wielu firm inżynieryjnych. Często winą obarcza się po prostu czynniki zewnętrzne – wzrost cen materiałów czy problemy z dostawcami. Jednak prawdziwym źródłem problemu są zazwyczaj głębiej ukryte, niewidoczne na pierwszy rzut oka „koszty zewnętrzne”, które wynikają z własnych, wewnętrznych procesów. Zrozumienie ich roli jest pierwszym krokiem do odzyskania kontroli nad finansami projektów.

Spis treści:

1. Rentowność projektów inżynieryjnych – kiedy to tylko iluzja?
2. Czym są „koszty zewnętrzne” w kontekście projektu inżynieryjnego?
3. Wpływ kosztów zewnętrznych na rentowność projektu – gdzie naprawdę traci się pieniądze?
4. Od papierowej rentowności do realnych zysków. Jak przejąć kontrolę?

Rentowność projektów inżynieryjnych – kiedy to tylko iluzja?

Planowanie projektu to etap pełen optymizmu. Tworzymy szczegółowe budżety, uwzględniając koszty materiałów, robocizny, sprzętu i ogólne koszty operacyjne. Wszystko wygląda klarownie i przewidywalnie. Problem w tym, że tradycyjne arkusze kalkulacyjne często nie oddają pełnego obrazu i tworzą jedynie iluzję tego, jak bardzo rentowny może okazać się dany projekt inżynieryjny. Takie arkusze są po prostu statyczne, co sprawia, że obserwując tylko i wyłącznie je, nie potrafimy dynamicznie reagować na nieuchronne zmiany. Zgodnie z badaniem Deltek Clarity Study, aż 25% firm uważa, że to właśnie ograniczenie przekroczenia kosztów projektu znacznie zwiększyłoby ich rentowność. Ta rozbieżność między planem a rzeczywistością to właśnie pole, na którym żerują koszty zewnętrzne. Nie są one jedynie wynikiem pecha czy niestabilności rynku – często są symptomem słabości wewnątrz organizacji.

Czym są „koszty zewnętrzne” w kontekście projektu inżynieryjnego?

Kiedy myślimy o kosztach zewnętrznych, często przychodzą nam na myśl czynniki makroekonomiczne, takie jak inflacja czy nowe regulacje prawne. I słusznie, to istotne elementy. Jednak w kontekście rentowności projektu, definicję tę należy rozszerzyć o wszystkie te koszty, które nie zostały uwzględnione w pierwotnym budżecie, a które pojawiają się w trakcie realizacji.

Można je podzielić na dwie grupy:

• Rynkowe koszty zewnętrzne.
• Nagłe wahania cen surowców i materiałów.
• Problemy w łańcuchu dostaw (opóźnienia, brak dostępności).
• Zmiany w przepisach prawa (np. budowlanego, ekologicznego).
• Operacyjne koszty zewnętrzne (ukryte)
• Koszt błędów i poprawek: Wynikający z niskiej jakości wykonania lub pomyłek projektowych.
• Koszt opóźnień: spowodowany złą alokacją zasobów, przestojami lub nieefektywnym harmonogramem.
• Koszt zmian w zakresie: generowany przez słabą komunikację z klientem i brak kontroli nad „puchnięciem” projektu (scope creep).
• Koszt nieefektywności: związany z ręcznym wprowadzaniem danych i brakiem jednego źródła prawdy.

To właśnie ta druga grupa jest najgroźniejsza, ponieważ można mieć na nią bezpośredni wpływ, choć wiele osób nie zdaje sobie z tego sprawy.

Wpływ kosztów zewnętrznych na rentowność projektu – gdzie naprawdę traci się pieniądze?

Zanim uznamy, że winny jest wyłącznie rynek, warto najpierw spojrzeć w głąb własnej organizacji. Rentowność projektu jest bezpośrednio powiązana z efektywnością operacyjną. Jak wskazują badania, ponad połowa wyzwań związanych z poprawą rentowności dotyczy kwestii zasobów. Kluczowe dla sukcesu jest zatem wykorzystanie zasobów osobowych, ich odpowiednie przypisanie do zadań oraz monitorowanie efektywności.

Najczęstsze wewnętrzne błędy, które generują koszty to:

1. Niedoszacowanie zakresu i zasobów: optymistyczne założenia to prosta droga do przekroczenia budżetu.
2. Niewydajne zarządzanie zasobami: brak wiedzy o faktycznym wskaźniku utylizacji pracowników to gwarancja marnotrawstwa.
3. Brak strategii zarządzania ryzykiem: ignorowanie ryzyka to jak żeglowanie bez mapy i kompasu.

Od papierowej rentowności do realnych zysków. Jak przejąć kontrolę?

Przejście od iluzorycznych zysków w Excelu do prawdziwej rentowności wymaga zmiany podejścia – z reaktywnego na proaktywne. Rozwiązaniem jest technologia, która dostarcza wiarygodnych danych i automatyzuje procesy.

• Analizowanie i planowanie z głową: warto analizować próg rentowności dla każdego projektu, uwzględniając koszty zmienne i potencjalne ryzyka.
• Wdrożenie zintegrowanego systemu ERP: organizacje wykorzystujące sprawdzone narzędzia marnują znacznie mniej pieniędzy. System ERP pozwala na wiarygodne odwzorowanie kosztów materialnych i pracowniczych.
• Monitorowanie danych w czasie rzeczywistym: zamiast analizować historyczne dane, lepiej jest korzystać z wizualnych pulpitów menedżerskich (dashboards). Wizualny wykres pokazujący postęp projektu pozwala natychmiast korygować kurs.
• Inwestowanie w technologię wspierającą wzrost: systemy takie jak Deltek Maconomy ERP integrują finanse z zarządzaniem projektami, co zwiększa rentowność każdego rodzaju zleceń.

Rentowność, która istnieje tylko na papierze, to sygnał alarmowy, że dana firma traci kontrolę nad najważniejszymi procesami. Winowajcą nie są wyłącznie czynniki rynkowe, ale przede wszystkim ukryte koszty operacyjne. Odzyskanie kontroli jest możliwe dzięki zmianie filozofii zarządzania na opartą na danych. Nowoczesne systemy ERP to nie wydatek, lecz inwestycja w stabilną i przewidywalną przyszłość projektów.

Anna Turzańska-Sadlej

CEO, Todis Consulting

Dziękuję za przeczytanie tego artykułu! Mam nadzieję, że dostarczył wartościowych insightów na temat korzyści z analizy danych w czasie rzeczywistym w systemach BI. Jeśli masz pytania lub chcesz porozmawiać o wdrożeniach ERP w Twojej firmie, zapraszam do kontaktu.