Instytuty badawcze

Elementem łączącym wszystkie agencje badawcze jest kluczowa rola KnowHow, za którym to pojęciem kryją się między innymi procedury badawcze, doświadczenie, czy też wiedza i kompetencje pracowników. Różnić je może charakter realizowanych projektów (nie wszystkie firmy są komercyjne), a także sposób zarządzania wiedzą swoich specjalistów.

Maconomy Research Solution jest produktem dedykowanym dla publicznych i prywatnych instytucji badawczych zaangażowanych w prace naukowo-badawcze, działalność doradczą i działalnością na rzecz członków danej organizacji. Rozwiązanie to może być zastosowane zarówno dla organizacji nie nastawionych na zysk, jak i dla komercyjnych. Pozwala na zarządzanie posiadanymi finansami, kontrolę kosztów projektów i zwiększenie efektywności operacyjnej organizacji.

Dzięki unikatowej kombinacji zintegrowanych modułów finansowych, zarządzania projektami, zautomatyzowanym, opartym na pełnionych w organizacji rolach przepływom informacyjnym, Maconomy research Solution jest najbardziej wszechstronnym systemem wspomagającym pracę organizacji badawczych.

Produkt ten ma zastosowanie zarówno dla organizacji typowo badawczych, jak i tych, które świadczą również usługi doradcze.

ERP dla instytutów badawczych – kompleksowe wsparcie w zarządzaniu projektami i finansami

Instytuty badawcze, ośrodki naukowe i jednostki B+R działają w środowisku o wysokim stopniu złożoności organizacyjnej i finansowej. Zarządzanie projektami finansowanymi z wielu źródeł, rozliczanie grantów czy raportowanie do instytucji publicznych wymaga precyzji i transparentności.
System ERP dla instytutów badawczych od Todis został zaprojektowany z myślą o specyfice jednostek naukowych – wspiera ich działalność badawczą, administracyjną i finansową, automatyzując kluczowe procesy i zapewniając pełną zgodność z wymogami audytowymi.

Wyzwania w zarządzaniu jednostką badawczą

Zarządzanie projektami finansowanymi z wielu źródeł (granty, dotacje)

Instytuty badawcze często realizują równolegle kilka lub kilkanaście projektów finansowanych przez różne instytucje – krajowe, unijne lub komercyjne. Każdy grant ma odrębne zasady rozliczeń, harmonogramy i wymagania sprawozdawcze.
System ERP dla jednostek naukowych pozwala centralnie zarządzać wszystkimi projektami, łącząc dane o budżetach, kosztach i harmonogramach w jednym środowisku. Dzięki temu kierownicy projektów mogą monitorować postępy, wydatki i zgodność działań z wytycznymi grantodawców.

Złożone wymogi sprawozdawcze i audytowe

Instytucje finansujące badania – takie jak NCN, NCBiR czy Komisja Europejska – wymagają szczegółowych raportów dotyczących wydatkowania środków i rezultatów badań. Ręczne przygotowywanie takich sprawozdań jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów.
ERP dla instytutów badawczych automatyzuje proces raportowania, generując zestawienia zgodne z obowiązującymi standardami i ułatwiając audyty finansowe.

Kontrola kosztów i budżetów projektów naukowych

Nadmierne koszty, nieefektywne wykorzystanie środków lub błędne rozliczenia mogą zagrozić finansowaniu kolejnych projektów. System ERP umożliwia bieżącą kontrolę kosztów i analizę ich zgodności z planem budżetowym.
Dzięki temu instytut zyskuje pełną kontrolę nad finansami i może szybko reagować na odchylenia w budżetach.

Funkcje systemu ERP dla instytutów badawczych

Zarządzanie projektami badawczymi i grantami

System informatyczny dla instytutów naukowych integruje dane o wszystkich projektach w jednym miejscu. Umożliwia przypisywanie zasobów, planowanie harmonogramów, monitorowanie postępów oraz rozliczanie nakładów pracy i kosztów.
Zarówno kierownicy projektów, jak i zespoły badawcze zyskują przejrzysty dostęp do informacji o stanie realizacji badań.

Wielowymiarowe budżetowanie i kontrola kosztów

ERP dla instytutów badawczych pozwala tworzyć budżety na wielu poziomach – od całych projektów po poszczególne zadania czy jednostki organizacyjne. System umożliwia rozliczanie kosztów osobowych, materiałowych i usług zewnętrznych, co znacząco ułatwia kontrolę nad finansowaniem.
Wbudowane narzędzia analityczne wspierają podejmowanie decyzji opartych na danych.

Zaawansowane raportowanie i automatyzacja sprawozdań

Dzięki elastycznym modułom raportowym użytkownicy mogą tworzyć niestandardowe zestawienia i raporty finansowe dostosowane do wymagań konkretnych instytucji finansujących.
System automatycznie gromadzi dane z różnych działów – księgowości, kadr, administracji i projektów – eliminując potrzebę ręcznego łączenia informacji. To znacząco skraca czas przygotowania raportów okresowych i końcowych.

Korzyści z wdrożenia ERP w instytucie badawczym

Zapewnienie zgodności z wymogami instytucji finansujących

System ERP wspiera przestrzeganie zasad finansowania projektów naukowych, zapewniając pełną zgodność z regulacjami NCN, NCBiR, Horizon Europe czy innych programów grantowych.
Automatyzacja procesów sprawozdawczych minimalizuje ryzyko błędów i ułatwia pozytywne przechodzenie audytów.

Pełna transparentność finansowa projektów

ERP dla jednostek naukowych zapewnia pełną przejrzystość przepływów finansowych – od przydziału środków po końcowe rozliczenie projektu.
Dzięki temu kierownictwo instytutu ma zawsze aktualne informacje o wykorzystaniu funduszy, a partnerzy projektowi mogą liczyć na klarowną i wiarygodną komunikację.

Usprawnienie i automatyzacja procesów administracyjnych

Zintegrowany system informatyczny automatyzuje wiele powtarzalnych czynności administracyjnych – takich jak rozliczanie kosztów, obieg dokumentów czy generowanie raportów.
Dzięki temu pracownicy instytutu mogą skoncentrować się na działalności naukowej, zamiast na zadaniach biurowych. W efekcie wzrasta efektywność organizacji i jakość realizowanych projektów.

Dlaczego system ERP od Todis dla instytucji badawczych?

Doświadczenie we wdrożeniach dla jednostek sektora publicznego

Todis od lat realizuje projekty informatyczne dla organizacji z sektora publicznego, uczelni i instytutów naukowych. Dzięki temu doskonale rozumie specyfikę procesów badawczych, wymogów grantowych i złożonych struktur organizacyjnych.
Każde wdrożenie jest dopasowane do indywidualnych potrzeb jednostki – zarówno w zakresie funkcjonalności, jak i raportowania.

Elastyczność w tworzeniu niestandardowych raportów i analiz

System ERP od Todis oferuje rozbudowane możliwości konfigurowania raportów i analiz, które można łatwo dostosować do specyfiki projektów badawczych.
Instytuty mogą tworzyć zestawienia dla poszczególnych grantów, źródeł finansowania czy jednostek organizacyjnych, co ułatwia planowanie strategiczne i raportowanie wyników działalności.

Wdrożenie systemu ERP dla instytutu badawczego to inwestycja w efektywność, przejrzystość i bezpieczeństwo finansowe.
Rozwiązanie od Todis wspiera instytuty naukowe w kompleksowym zarządzaniu projektami badawczymi, grantami oraz procesami administracyjnymi. Dzięki elastycznym modułom, automatyzacji raportowania i zgodności z wymogami instytucji finansujących, ERP staje się nie tylko narzędziem IT, ale strategicznym wsparciem w rozwoju działalności badawczej.