KSeF 2.0 staje się faktem – Prezydent podpisał ustawę. Nadchodzi rewolucja w fakturowaniu.

Fakturowanie w Polsce wkracza w nową erę. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT, która uruchamia KSeF 2.0 – nowy etap w cyfryzacji obiegu faktur. Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy już od 2026 roku i będzie dotyczył praktycznie wszystkich przedsiębiorców. To zmiana, która wpłynie nie tylko na proces fakturowania, ale także na sposób, w jaki fiskus kontroluje transakcje
i rozliczenia podatkowe firm.

Kiedy wchodzi KSeF 2.0?

Zgodnie z przyjętą nowelizacją, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony stopniowo:

• Od 1 lutego 2026 r. – największe firmy (ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku) będą zobowiązane do wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF. Od tej daty również wszystkie podmioty – niezależnie od wielkości – będą musiały odbierać faktury za pośrednictwem systemu.
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF obejmie wszystkie przedsiębiorstwa, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców o miesięcznych obrotach poniżej 10 tys. zł. Dla nich możliwość korzystania z dotychczasowych rozwiązań została przedłużona do końca 2026 roku.

Czym właściwie jest KSeF 2.0?

Nowy system oznacza całkowite przejście z papierowych i elektronicznych faktur (w tradycyjnej formie) na e-faktury ustrukturyzowane – wystawiane i odbierane wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Co istotne, dopuszczono również tryb offline – faktura może zostać wystawiona poza systemem, ale musi zostać do niego wprowadzona najpóźniej następnego dnia.

Zmiany wprowadzone w KSeF 2.0 obejmują również:

• Możliwość dodawania załączników do faktur (po uzgodnieniu z administracją skarbową i z zachowaniem limitów rozmiaru),
• Wprowadzenie nowego trybu offline,
• Zmianę w zasadach rozpoznawania korekty VAT,
• Umożliwienie firmom wyboru, czy faktury dla konsumentów będą wystawiane w KSeF, czy poza nim.

Fiskus zyska pełny obraz transakcji

Od 2026 roku administracja skarbowa uzyska wgląd nie tylko do danych ogólnych z faktur, ale również do szczegółów – każdej pozycji na fakturze oraz zapisów w ewidencjach podatkowych. To oznacza zupełnie nową jakość nadzoru podatkowego – zarówno w zakresie VAT, jak i podatku dochodowego.

Co z karami i okresem przejściowym?

Chociaż daty wdrożenia systemu nie uległy zmianie, nowelizacja przewiduje odroczenie sankcji do końca 2026 roku. Do tego czasu:

• Nadal będzie można wystawiać faktury z kas fiskalnych, jeśli podany zostanie NIP nabywcy,
• Nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, w tym w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP) – obowiązek ten wejdzie w życie dopiero 1 stycznia 2027 r.,
• Ministerstwo Finansów nie będzie nakładać kar za błędy w wystawianiu e-faktur – 2026 rok ma być okresem uczenia się nowego systemu przez przedsiębiorców.

Obowiązki dla nabywców – samoidentyfikacja

Nowelizacja wprowadza również obowiązek samoidentyfikacji nabywcy faktury ustrukturyzowanej. Osoba lub firma, która dokonuje zakupu, będzie musiała wskazać:

• Numer VAT – jeśli jest zarejestrowana jako podatnik VAT,
• NIP – jeżeli nie jest zarejestrowana, ale dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej i posiada ten numer.

KSeF 2.0 to jedna z największych zmian w polskim systemie podatkowym od lat. Dla przedsiębiorców oznacza nie tylko konieczność dostosowania systemów księgowych, ale też całkowitą zmianę w podejściu do dokumentowania transakcji. Fiskus zyskuje potężne narzędzie kontroli, a firmy – obowiązek cyfrowej transparentności. Choć pełne wdrożenie nastąpi dopiero w 2026 roku, przygotowania warto rozpocząć już dziś.