Czym jest inteligentne zarządzanie informacją i jak może podnieść wydajność pracy w Twojej firmie?

Dotychczasowe systemy ECM i inne rozwiązania oparte na tradycyjnym podejściu do zarządzania informacjami już nie wystarczą. Dlaczego? Dokumenty są albo zamknięte w sztywnych, pudełkowych systemach, albo są chaotycznie powielane w wielu niezintegrowanych ze sobą systemach. Firmy mają trudności z efektywnym zarządzaniem dokumentami i innymi informacjami przechowywanymi w tych "silosach informacyjnych", w wyniku czego pracownicy nie mogą szybko znaleźć informacji potrzebnych do wykonywania swoich zadań.

W nowej wersji M-Files (2018)  w odpowiedzi na powyższe wyzwania, pojawia się Intelligent Metadata Layer. Ta nowa funkcjonalność pozwala na dostęp do informacji ze wszystkich używanych w firmie systemów w jednym miejscu, bez zakłócania dotychczasowych procesów, a użytkownicy mogą nadal korzystać z tych samych rozwiązań. Co niezwykle istotne, korzystanie z tej funkcjonalności nie wymaga przeprowadzenia złożonych i kosztownych projektów migracyjnych. Dzięki temu udaje ominąć się dwie główne przeszkody dla innowacji i usprawnienia procesów biznesowych.

Po zainstalowaniu wtyczki do systemu zewnętrznego, informacje znajdujące się w tym systemie są natychmiast dostępne w systemie M-Files za pośrednictwem aplikacji mobilnej, wersji desktopowej lub webowej. Użytkownicy mogą wyszukiwać i przeglądać informacje bez migracji danych i bez wpływu na innych użytkowników podłączonego systemu. Informacje znajdujące się w systemach zewnętrznych można również wzbogacić o metadane, dzięki czemu M-Files może przypisać znaczenie i kontekst przy wyszukiwaniu informacji w istniejących systemach biznesowych, dzięki czemu możemy wyszukiwać informacje np. o danym kliencie czy projekcie, pochodzące z wielu różnych systemów.

Ta nowa możliwość pozwala znaleźć wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, co niewątpliwie pomaga zaoszczędzić czas wszystkim pracownikom i dzięki temu zwiększyć wydajność Twojej firmy.

Podejście to zostało docenione w najnowszym raporcie firmy Nucleus Research pt. 2018 Nucleus Research Value Matrix for Enterprise Content Management (ECM),  gdzie M-Files został sklasyfikowany jako Lider. Firma tworząc raport brała pod uwagę dwa kluczowe kryteria: użyteczność i funkcjonalność.

Prezes Nucleus Reaserch - Ian Campbell, w ten sposób skomentował osiągniętą przez M-Files pozycję:

"M-Files wprowadza na rynek nową wizję inteligentnego zarządzania informacją,
odpowiadającą potrzebom klientów, którym łatwiej jest usunąć silosy informacyjne w organizacji i pracować bardziej efektywnie."

Jeśli chciałbyś uzyskać więcej informacji na temat sytemu M-Files – zapraszamy do kontaktu!