1. Twórz dokładne szacunki
Mając wgląd w historyczne dane projektowe możesz dokładniej oszacować czas i zasoby potrzebne do realizacji nowych zleceń. Śledząc wcześniejsze projekty możesz tworzyć dokładniejsze szacunki na przyszłość.
2. Wykorzystuj potencjał zespołu
Ludzie są twoim najcenniejszym zasobem, ale też największym kosztem. To od zespołu zależy czy agencja będzie w stanie wykonać zlecenie zgodnie z oczekiwaniami klienta. Jeśli nie znasz poziomu ”obłożenia” pracą twoich ludzi, to nie wiesz ile nowych zleceń możesz przyjąć. Nie wiesz także ile tracisz przez niepełne wykorzystanie czasu personelu lub nieplanowane koszty związane z zatrudnieniem freelancerów. Pełny wgląd w potencjał zespołu pozwala lepiej wykorzystać zasoby i kontrolować wydatki agencji.
3. Rejestruj czas pracy
Najczęstszym wyzwaniem związanym z uzyskaniem informacji nt. wykorzystania budżetu projektu w czasie rzeczywistym jest niechęć pracowników do wypełniania na bieżąco kart czasu pracy. Często, gdy dowiadujesz się, że budżet został znacznie przekroczony już jest za późno, aby móc cokolwiek z tym zrobić. Łatwa w obsłudze, mobilna aplikacja pozwalająca na rejestrowanie czasu pracy jest odpowiedzią na to wyzwanie dla każdej agencji działającej projektowo. Im prostsze będzie raportowanie i zatwierdzanie czasu pracy, tym chętniej pracownicy będą to robić, dostarczając Ci niezbędnych informacji we właściwym czasie.
4. Unikaj „wolnych rąk”
Niewykorzystywanie zasobów może być równie niszczące jak ich nadmierne wykorzystywanie. Możliwość analizowania danych z przeszłych projektów i obserwacji występujących w nich mocnych i słabych stron jest nieoceniona. Wraz z wglądem w wydajność pracowników i rentowność projektów, Twoja agencja może podejmować się odpowiednich zleceń i maksymalizować swą produktywność.
5. Wspieraj współpracę
Mobilny dostęp do aplikacji wspierającej pracę agencji jest szczególnie ważny gdy ludzie pracują w różnych lokalizacjach, a do tego są w ciągłym ruchu. Zapewniając pracownikom zdalny dostęp do portalu komunikacji wewnętrznej z dowolnego miejsca ułatwiasz im współpracę. Łatwiejsza wymiana informacji wewnątrz zespołu pozwala lepiej wykorzystać zasoby i uzyskać wyższą marżę na projekcie.
6. Zadbaj o lejek sprzedażowy
Dobrze przygotowany lejek sprzedażowy jest siłą napędową każdej agencji. Od niego zależą Twoje zyski i potencjalny wzrost. Pipeline pokazuje jakie projekty przeważają i które są najbardziej zyskowne. Analizując wykonane prace możesz ocenić czy agencja ściąga właściwe briefy i skupić się na zdobyciu zleceń, które zapewnią zyski na odpowiednim poziomie.
7. Kontroluj zakres projektu
Bardzo często po zatwierdzeniu budżetu pojawiają się dodatkowe elementy projektu rozszerzające jego zakres. Jednak poświęcanie czasu na prace, za które klient nie płaci obniża marżę projektu i osłabia morale zespołu. Potrzebny jest system wczesnego ostrzegania, aby skutecznie przeciwdziałać rozpływaniu się zakresu prac (kontrolować zakres projektu). Dysponując dokładnymi i aktualnymi danymi możesz podzielić się nimi z klientem i masz lepszą pozycję wyjściową do renegocjacji zakresu prac.
8. Podnieś jakość zarządzania projektami
Skoro projekty są podstawą biznesu agencji, to zarządzanie nimi powinno być tak efektywne jak tylko możliwe. Aby dostarczać usługi, mieszcząc się jednocześnie w czasie i wyznaczonym budżecie, niezbędny jest wgląd we wszystkie aspekty projektu - dzięki temu można wprowadzać korekty zanim pojawią się poważne problemy. Bieżąca kontrola budżetu projektu pozwala szybko dostosować zasoby i terminy do zmieniających się priorytetów, a dzięki temu możesz monitorować ich zyskowność.
9. Korzystaj z odpowiedniego systemu
Odpowiednie narzędzie pozwala usprawnić procesy w agencji. Dzięki temu pracownicy zyskują cenny czas, który mogą poświęcić na to, co naprawdę istotne, zamiast tracić go na prace niefakturowane i zadania administracyjne.
10. Połącz wszystko w całość, aby generować większe zyski!
Jeżeli w Twojej agencji odbywają się odpowiednie procesy, dysponujesz właściwymi zasobami oraz posiadasz dopasowany do potrzeb system zarządzania, jesteś na najlepszej drodze, aby zwiększyć jej efektywność i rentowność. Kiedy procesy są uproszczone, pracownicy zyskują więcej czasu na dostarczanie produktów najlepszej jakości, przynosząc dzięki temu satysfakcję klientom, co przekłada się na wyniki finansowe Twojej agencji.
Dowiedz się więcej:
https://todis.pl/rozwiazania/workbook/informacje-podstawowe.html 
