Bo w biznesie nie ma miejsca na przypadek – każda decyzja powinna być wynikiem kalkulacji bazujących na rzetelnych informacjach. Jak jednak scyfryzować firmy świadczące usługi dla biznesu, jak agencje PR, marketingowe, kreatywne, social mediowe itd.? Czy szczytem osiągnięć w tym obszarze są współdzielone tabele i arkusze kalkulacyjne oraz osobne systemy kadrowo-księgowe? Bynajmniej! Tę działalność także można scyfryzować i czerpać z tego wymierne korzyści!

Choć skok technologiczny, jaki mogliśmy zaobserwować w ciągu ostatnich lat robi oszałamiające wrażenie, to dla wielu firm świadczących usługi z zakresu marketingu czy komunikacji dla biznesu postęp technologiczny jakby zatrzymał się około pierwszej dekady nowego tysiąclecia. Co prawda nikt już raczej nie używa faxu, a i rozmowy telefoniczne ustępują miejsca komunikatorom internetowym, niemniej na poziomie zarządzania projektami, a tym samym pracą całej firmy, wciąż używa się starych, teoretycznie sprawdzonych technik. W obszarze wspólnej przestrzeni dyskowej w części organizacji wewnętrzne serwery może i zostały wyparte przez rozwiązania chmurowe, dzięki którym można współdzielić dokumenty i pracować nad nimi jednocześnie, niemniej podstawę działania wciąż stanowią rozproszone dokumenty w formie zestawień, tabel, harmonogramów itp. Osobnym bytem często jest system księgowy, raczej luźno powiązany z całą resztą wykorzystywanych przez firmę rozwiązań. Czas pracy przy danym projekcie jest zaś rejestrowany w kolejnej odrębnej aplikacji, jeśli w ogóle. Wszystko to sprawia, że uzyskanie całościowego, pełnego obrazu działań firmy jest raczej trudne i w znacznej mierze bazuje na domysłach, fragmentarycznych danych, intuicji i doświadczeniu szefostwa, a nie na twardych, mierzalnych danych.

Wydaje się bowiem, że cyfryzacja tego obszaru działań jest niezwykle trudna, jeśli nie wręcz niemożliwa. W końcu podłączenie czujnika do krzesła pracownika czy instalacja aplikacji, śledzącej jego działania na służbowym komputerze nie przyniesie konkretnych informacji o czasie, jaki realnie poświęca na realizację danego zadania. Nie oznacza to jednak, że wobec tego zarówno pracownicy agencji, jak i zarządzający nimi muszą rezygnować z oparcia się w prowadzeniu swojego biznesu na rzetelnych, wymiernych danych. Wystarczy postawić na sprawdzony, spójny i kompleksowy system, który wspomaga pracę agencji na każdym etapie realizacji projektu, od jego tworzenia i ofertowania, poprzez realizację, raportowanie i ewentualne rozszerzenia, aż po rozliczenia.

Rozwiązanie takie podnosi jakość pracy zespołów i całej firmy, pozwalając na podejmowanie kolejnych biznesowych decyzji w oparciu o konkretne dane. A to przynosi wymierne rezultaty. Okazuje się na przykład, że organizacje, które wykorzystują sprawdzone praktyki zarządzania projektami, marnują 28 razy mniej pieniędzy w porównaniu z ich chaotycznie działającymi konkurentami. Liczba ta może niektórych szokować, jednak, jeśli na pieniądze przełożymy każdy zasób, jakim dysponuje firma, także czas pracy specjalistów i odpowiednie przyporządkowanie pracowników, pod względem ich kompetencji, do zadań, które mają zrealizować, szybko uświadomimy sobie, że jest ona jak najbardziej realna.

Jakie zatem zalety niesie z sobą wdrożenie cyfrowych narzędzi wspierających pracę agencji?

1. Udoskonalenie procesu realizacji projektów. System pozwoli na efektywne zarządzanie projektami oraz zasobami, co sprawi, że projekty realizowane będą w wyznaczonym czasie oraz w określonych ramach budżetowych.
2. Inwestowanie w talenty i kulturę agencyjną. Siła agencji opiera się na sile pracowników. Wyznaczanie odpowiednich osób do realizacji odpowiednich projektów oraz monitorowanie wykonanych zadań pomoże poprawić czas oraz jakość projektów realizowanych na rzecz klientów i wyznaczy pracownikom jasną ścieżkę rozwoju zawodowego. Tymczasem dla 76 proc. millenialsów to właśnie możliwość rozwoju zawodowego stanowi podstawowy element kultury korporacyjnej, na który zwracają uwagę. Zatem możliwość jej wyznaczenia i wskazania pozwoli przyciągnąć do firmy i rozwijać talenty.
3. Zwiększenie rentowności. Przepis na sukces agencji, jak i każdego innego biznesu, jest prosty – maksymalizacja zysków przy ograniczeniu zbędnych wydatków i strat. Zatem kluczowe jest skoncentrowanie się na wydajności i rentowności działania firmy. Możliwość globalnego oglądu działania firmy, dzięki danym pochodzącym z systemu do zarządzania projektami, pozwala wprowadzić niezbędne zmiany i korekty, które zwiększą zyski.
4. Wdrożenie ogólnego planu rozwoju firmy. Kiedy już uda się uzyskać ogólne dane na temat projektów, zasobów firmy (przede wszystkim w postaci kompetencji kadry) oraz rentowności, która została zmaksymalizowana, możliwe będzie skonstruowanie długookresowego planu rozwoju biznesu.

Jeśli zatem zależy Wam na sukcesie agencji i chcielibyście zgłębić temat wdrożenia w firmie rozwiązań, które pozwolą jej działanie oprzeć na twardych danych, przygotowaliśmy dla Was szczegółową instrukcję, która pozwoli skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności organizacji. Zachęcamy do zapoznania się z nią i wejścia na ścieżkę, która prowadzi do długotrwałego sukcesu.