Wyobraźmy sobie, że kupuje się garnitur. Można wybrać model z wieszaka, który wygląda dobrze i pasuje na większość okazji, ale tu i ówdzie jest trochę za ciasny lub za luźny. Albo można pójść do krawca, który stworzy garnitur idealnie dopasowany do sylwetki – komfortowy, funkcjonalny i robiący świetne wrażenie. Z systemami ERP jest bardzo podobnie. Można wybrać gotowe, „pudełkowe” rozwiązanie albo postawić na personalizację. Wybór odpowiedniego systemu do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa (ERP) to jedna z najważniejszych decyzji biznesowych. Od niej zależy efektywność operacyjna, przepływ informacji i zdolność firmy do adaptacji. Kiedy więc standardowe narzędzie przestaje wystarczać i jak stworzyć system ERP, który będzie naprawdę szyty na miarę potrzeb?

Spis treści:

1. System standardowy vs. system ERP na zamówienie szyty na miarę – na czym polega różnica?
2. Korzyści z personalizacji systemu ERP – dlaczego warto?
3. Narzędzia do personalizacji – jak to się robi w praktyce?

System standardowy vs. system ERP na zamówienie szyty na miarę – na czym polega różnica?

Aby dobrze zrozumieć tę różnicę, posłużmy się prostym przykładem. Tradycyjne podejście do systemu ERP przypomina zamawianie nowego samochodu w salonie. Wybiera się model, silnik i kilka opcji z dostępnej listy. Otrzymuje się świetny produkt, ale pole manewru w kwestii dalszych modyfikacji jest mocno ograniczone. Z kolei personalizacja, czyli tzw. podejście postmodernistyczne, jest jak tuning używanego auta. Można wziąć solidną bazę i dowolnie ją modyfikować, dodając nowe funkcje i zmieniając wygląd, aby idealnie odpowiadała oczekiwaniom. W praktyce oznacza to wybór podstawowego systemu ERP i zintegrowanie go z innymi, wyspecjalizowanymi aplikacjami, które najlepiej obsługują unikalne procesy w firmie. W praktyce, największe różnice sprowadzają się do kilku głównych obszarów:

• Dopasowanie: Standardowy system oferuje zbiór uniwersalnych funkcji. System personalizowany jest projektowany z myślą o konkretnych procesach.
• Koszty: Gotowe rozwiązanie ma zazwyczaj niższy koszt początkowy. System dedykowany to większa inwestycja na starcie, która jednak może przynieść oszczędności w dłuższej perspektywie dzięki lepszemu dopasowaniu.
• Czas wdrożenia: Wdrożenie „pudełkowego” ERP jest szybsze. Personalizacja wymaga czasu na analizę, projektowanie, development i testy.
• Elastyczność i skalowalność: Systemy dedykowane oferują znacznie większą zdolność do dostosowywania się do zmieniających się potrzeb przedsiębiorstwa, co jest kluczowe w dynamicznym otoczeniu biznesowym.

Korzyści z personalizacji systemu ERP – dlaczego warto?

Decyzja o dostosowaniu systemu ERP to nie tylko kaprys, ale strategiczna inwestycja, która przynosi wymierne korzyści. Kiedy system odzwierciedla realne procesy w firmie, pracownicy chętniej z niego korzystają, a cała organizacja działa sprawniej.

1. Zwiększona efektywność operacyjna Personalizacja pozwala na automatyzację procesów biznesowych unikalnych dla firmy. Zamiast zmuszać pracowników do obchodzenia ograniczeń systemu, dostosowuje się narzędzie do ich sposobu pracy. To eliminuje błędy, oszczędza czas i pozwala zespołowi skupić się na zadaniach strategicznych, a nie na ręcznym wprowadzaniu danych.
2. Lepsze zarządzanie danymi i trafniejsze decyzje Główną zaletą systemów ERP jest centralizacja i integracja danych. Kiedy system jest spersonalizowany, integracja z innymi, często niszowymi narzędziami używanymi w firmie staje się łatwiejsza. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym. Menedżerowie mogą podejmować decyzje w oparciu o kompletne i aktualne dane, a nie przypuszczenia.
3. Większa satysfakcja i produktywność użytkowników System, który jest intuicyjny i odpowiada na potrzeby pracowników, jest po prostu chętniej używany. Wprowadzenie systemów ERP zoptymalizowanych pod kątem użytkownika końcowego minimalizuje opór przed zmianą, skraca czas potrzebny na szkolenia i zwiększa ogólną produktywność zespołu.

Narzędzia do personalizacji – jak to się robi w praktyce?

Dostosowanie systemu ERP nie zawsze oznacza pisanie kodu od zera. Nowoczesne platformy oferują szereg narzędzi, które ułatwiają ten proces. Wśród popularnych rozwiązań na rynku znajdują się np. Maconomy, epicor iScala i epicor kinetic, które oferują elastyczne opcje konfiguracji.

• Interfejsy API: Umożliwiają elastyczną, dwukierunkową komunikację między systemem ERP a innymi aplikacjami, takimi jak platformy e-commerce, systemy CRM czy narzędzia analityczne. To klucz do budowania spójnego ekosystemu IT.
• Rozwiązania typu middleware: Pełnią rolę „tłumacza” między różnymi systemami, ułatwiając ich integrację bez konieczności głębokich modyfikacji w każdym z nich.
• Moduły rozszerzeń: Wielu dostawców ERP oferuje dodatkowe, branżowe moduły, które można wdrożyć, aby rozszerzyć funkcjonalność standardowego systemu.
• Platformy low-code/no-code: Nowoczesne narzędzia, które pozwalają na tworzenie prostych aplikacji i modyfikacji bez zaawansowanej wiedzy programistycznej, dając większą elastyczność działom biznesowym.

Decyzja między standardowym a personalizowanym systemem ERP nie ma jednej, uniwersalnej odpowiedzi. To strategiczny wybór, który musi opierać się na dogłębnym zrozumieniu celów, procesów i unikalnych potrzeb firmy. Standardowe rozwiązanie może być idealne dla firm o typowych procesach, które szukają szybkiego i ekonomicznego wdrożenia. Jednak jeśli organizacja wyróżnia się na rynku dzięki specyficznym operacjom, planuje dynamiczny rozwój lub potrzebuje skomplikowanych integracji, inwestycja w rozwiązanie „szyte na miarę” szybko się zwróci, przynosząc większą efektywność, elastyczność i przewagę konkurencyjną. Kluczem jest wybór odpowiedniego systemu i partnera, który zrozumie biznes. Nie wiedząc, która opcja będzie najlepsza, warto porozmawiać o potrzebach. Pomoże to znaleźć rozwiązanie, które będzie pasować idealnie.