Mierzenie efektywności pracowników zawsze było kluczowe w organizacjach. W większości wypadków możliwe było przeniesienie przyjętych wskaźników między organizacjami, gdy dana osoba pracowała na określonym, powtarzalnym stanowisku. Gdy przychodzi jednak do porównania poszczególnych firm, spotykamy się z problemem określenia co w ich przypadku jest kluczowym wskaźnikiem wydajności (KPI). Z jednej strony uniwersalnym wskaźnikiem są zysk, przychody i koszty. Ale wskaźniki, które wynikają z kultury organizacyjnej nie są tak łatwo kwantyfikowalne. Deltek, już po raz piąty zorganizowało badania, tego co firmy uważają za kluczowym czynnikiem ich sukcesu. W 2024 badano branże związane z projektowaniem i tworzeniem architektury oraz szeroko rozumianą branżę inżynieryjną w Australii, Nowej Zelandii i Wielkiej Brytanii. Wnioski wynikające z badania stanowią ciekawą bazę do opracowania własnych kryteriów sukcesu organizacji.
Wyniki badania zostały podzielone na trzy główne kategorie.
1. Finansowe wskaźniki sukcesu i wzrostu biznesowego
Żadna organizacja nie może mówić o efektywności biznesowej, gdy w długim okresie czasu nie generuje zysku dla właścicieli kapitału. Sporo organizacji liczy na to, że szybko rosnąc przekroczą granicę dochodowości, po osiągnięciu określonej masy klientów, nie zważając na to, że kluczem jest optymalizacja procesów biznesowych. Branża inżynieryjna opiera się jednak na innych fundamentach. Realizując projekty dla klientów zewnętrznych kluczowe jest rozpoznanie ile tego czasu poświęciliśmy na faktyczną pracę dla klientów.
Wedle badania, przeszło 94% firm planuje zmienić swoją strategię w podejściu do kosztów, jak i strategię pozyskiwania nowych projektów/klientów. Kluczem ma być bardziej skrupulatna kontrola kosztów operacyjnych. By zachować marże operacyjne respondenci planują przede wszystkim:
- Obniżyć wydatki (33% respondentów)
- Zwiększyć kontrolę nad wydatkami, poprzez wdrożenie procesu zatwierdzania zakupów (28% respondentów)
- Zadbać o to, by karty czasu pracy były wypełniane regularnie i na czas (27% respondentów)
Jak zatem przełożyć te cele na mierniki efektywności? Respondenci uważają, że efektywność biznesową organizacji najlepiej pokazują następujące wskaźniki:
1. Zysk na działalności operacyjnej do przychodów netto.
Jedynie 25% spośród badanych firm uważa, że efektywnie bada zysk na działalności operacyjnej.
2. Współczynnik kosztów pracy netto
Czyli relację przychodów operacyjnych netto do łącznych kosztów pracy. Dla branży inżynieryjnej, jej najcenniejszym aktywem są ludzie. Ten współczynnik pokazuje jaki przynoszą zwrot z inwestycji. Respondenci stwierdzili, że to współczynnik, który zaczną mocniej badać bo do tej pory jedynie 26% respondentów stwierdziło, że mierzy go efektywnie.
3. Współczynnik kosztów nieoperacyjnych
Czyli współczynnik kosztów nie związanych bezpośrednio z prowadzoną działalnością operacyjną. W przypadku firm inżynieryjnych mowa tu o wydatkach ponoszonych nie na realizację projektów. Ten współczynnik uległ zdecydowanej poprawie, jednak nadal 20% firm uważa, że nie radzi sobie z efektywnym śledzeniem overheadu.
4. Wskaźnik efektywnej utylizacji (Revenue Factor)
To syntetyczna miara opierająca się o wskaźnik utylizacji pracowników do współczynnika kosztów pracy netto. Wskazuje jak efektywnie firma wykorzystuje swoje zasoby ludzkie do generowania przychodów. Spośród badanych firm jedynie 25% uważa, że dobrze śledzi ten wskaźnik.
2. Wskaźniki sukcesu projektów
Przychody firm inżynieryjnych bazują przede wszystkim na realizacji projektów dla ich kontrahentów, zatem kluczowe jest mierzenie efektywności samych projektów. Badane organizacje wymieniły cztery czynniki, które w ich ocenie powinny zawsze być efektywnie badane.
1. Wykorzystanie pracowników
Ile czasu nasi pracownicy spędzają na zadaniach, którymi możemy obciążyć naszych klientów, a ile na zadaniach wewnętrznych, które służą ich rozwojowi lub zrealizowaniu określonego zadania wewnętrznego? To niezwykle istotna miara, którą 26% z badanych firm uważa, że w kolejnym roku będzie weryfikować ją bardziej precyzyjne.
2. Czy projekt mieści się w budżecie?
Organizacje pozyskują swoich klientów poprzez proces przetargów, zmuszone są pilnie monitorować koszty realizacji projektów. Zresztą tego typu sytuacja coraz częściej występuje w przypadku projektów realizowanych przez inwestorów prywatnych. Niezależnie od omawianego przypadku dbałość o utrzymanie się w założonym budżecie dowodzi naszego profesjonalizmu i odpowiedzialności fiskalnej.
Co ciekawe, 25% z badanych organizacji stwierdziło, że jeżeli uda im się ograniczyć przekroczenia budżetu w realizowanych projektach, znacząco wpłynie to na ich przychody. Ciekawi mnie, czy Państwo mierzycie się z podobnymi wyzwaniami.
3. Czy projekt będzie zrealizowany w ustalonym czasie?
Ile warta jest dla nas satysfakcja klientów? Ile kosztować nas będzie utrata wiarygodności w oczach naszych klientów? To są czynniki, na które wpływa terminowość i słowność. Gdy firma umawia się na określone warunki, obejmujące również termin zakończenia projektu, to dewiacja od tych ustaleń z reguły skutkuje spadkiem satysfakcji klientów.
Niestety nie jest jasne, w jaki sposób mierzyć ten wskaźnik. Tutaj każda z badanych firm robiła to nieco inaczej.
4. Jaka jest marża na naszym projekcie?
W dzisiejszych czasach, tylko unikalnie rzadkie projekty realizowane mogą być z wysoką marżą. Tym ważniejsze jest efektywne mierzenie tego współczynnika. Analiza tego czynnika pozwoli nam określić, który klient jest dla nas najkorzystniejszy, jak określić naszą grupę docelową, gdy staramy się zdobyć nowych klientów, jak i zdefiniować kluczowe czynniki ryzyka przy poszczególnych projektach.
Badane firmy deklarowały, że dążą do tego, by ich marża na projekcie wynosiła co najmniej 40%.
3. Pozyskiwanie i utrzymanie utalentowanych pracowników
Przeszło 28% badanych firm stwierdziło, że pozyskiwanie i utrzymanie utalentowanych pracowników do dla nich priorytet, a przeszło połowa planuje powiększyć swoje zatrudnienie. Wiedzą, że obecny rynek pracy tworzy nowe wyzwania, do których nie zawsze są dobrze przygotowane. Z jednej strony rynek jest silnie nasycony talentami, a z drugiej mamy musimy zmierzyć się z wyzwaniami zarządzania pokoleniem, którego wielu menadżerów nie rozumie, brakiem zaangażowania pracowników, czy utrzymaniem balansu między życiem zawodowym a czasem wolnym.
Badane firmy zidentyfikowały trzy główne wskaźniki, które klarownie opisują efektywność biznesową w tym zakresie.
1. Współczynnik rotacji pracowników
Organizacje od dawna rozumieją, że duża rotacja pracowników jest dla firmy bardzo kosztowna. Proces rekrutacji na kluczowe stanowiska jest często złożony, wieloetapowy i kosztowny, chociażby przez zaangażowanie szeregu pracowników i menadżerów w poszczególne jego etapy. Tego typu rotacja stanowi również problem z punktu widzenia planowania pracy przy projektach, dlatego przeszło 37% badanych firm uznało, że rotacja negatywnie wpływa na ich organizacje.
2. Zmiana ilości pracowników
Ten wskaźnik, brzmi jak kopia poprzedniego. Jednak jego celem, pokazanie jest czy organizacja rośnie, czy ilość jej pracowników maleje. Samo to, może wskazywać kontrahentom, że jesteśmy godni zaufania i rośniemy.
3. Satysfakcja z pracy
To kluczowy wskaźnik opisujący, czy budujemy organizację, w której ludzie pragną pracować i z którą się identyfikują. Silna kultura organizacyjna ułatwia zatrudnianie najbardziej pożądanych ludzi, a nasi pracownicy chętniej angażują się i oferują swoją kreatywność i sugerują usprawnienia.
Dlatego przeszło 40% badanych firm uznało, że musi dbać o poprawę zaangażowania swoich pracowników.
4. Podsumowanie.
Badanie efektywności biznesowej organizacji to bardzo złożony problem. Kluczem nie jest samo badanie wymienionych powyżej wskaźników czy współczynników, a wykorzystanie zebranych w ten sposób informacji do podejmowania dobrych zmian w naszej strategii w określonym obszarze. Kluczowe jest również, by zbieranie i analiza tych informacji nie była czasochłonnym procesem.
Na szczęście mamy na rynku szereg rozwiązań technologicznych, które pomagają efektywnie wspierać organizacje w mierzeniu się z wyzwaniami obecnego otoczenia biznesowego. Dla branży inżynieryjnej jednym z najbardziej rozpoznawalnych i najbardziej efektywnych narzędzi jest system Maconomy ERP.
Jednak każda organizacja definiuje sukces inaczej i wyznacza sobie inne cele. Dlatego chętnie przeczytam, czy zgadzacie się Państwo z sugestiami Deltek Clarity Study 2025, wedle której to są najistotniejsze wskaźniki, które firmy z branży inżynieryjnej powinny badać, czy wybralibyście inne, a jeżeli tak, to jakie?
Poniżej znajdziecie Państwo link do badania, na podstawie którego stworzyłem ten artykuł, zawierające m.in. informacje o tym, jak obliczać poszczególne wskaźniki i proste sugestie o tym, jak wdrożyć tą metodykę u siebie. Zapraszam do pobierania.
