Aplikacja DocFlow pozwala obniżyć koszty przedsiębiorstwa poprzez:
- Redukcję błędów pracowników.
- Usprawnienie kontroli wydatków i podniesienie jakości dekretacji.
- Redukcję ilości czasu poświęcanego na obsługę faktur zakupowych.
- Usprawnienie rejestracji dokumentów oraz ich obiegu wewnątrz firmy - są one przekazywane do weryfikacji, akceptacji oraz dekretacji w formie elektronicznej, a ich fizyczny ruch jest całkowicie wyeliminowany.
- Ułatwienie kontroli oraz odnajdowania/wyszukiwania „zagubionych” dokumentów, określenie osób u których „utknęły" dokumenty.
- Przypisanie jednoznacznej odpowiedzialności za prawidłowy obieg faktury oraz przejrzystość procesu akceptacji i dekretacji.
Podstawowe Założenia
- Dostęp do programu przez przeglądarkę Internetową.
- Możliwość elektronicznej archiwizacji wszystkich dokumentów.
- Wielostopniowa elektroniczna akceptacja dokumentów.
- DocFlow zintegrowany jest z systemem iScala: odczytuje z systemu dane słownikowe (dostawcy, plan kont, wymiary, kody VAT, warunki płatności), zapisuje dane z wykorzystaniem mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio.
- Zapewnia bezpieczeństwo dokumentów.
Rejestracja dokumentów
- Wprowadzenie dokumentu możliwe jest w sposób ręczny lub automatyczny na podstawie danych z OCR (dokładniej: na podstawie plików XML generowanych przez aplikację OCR, które są zapisywane w odpowiednim katalogu).
- Podpięcie skanu faktury.
- Wybór ścieżki akceptacji – odpowiedniej osoby wewnątrz firmy.
- Mechanizm powiadomień oraz alertów.
Alokacja i akceptacja
- Alokacja kosztów (podanie odpowiednich wymiarów).
- Zatwierdzenie dokumentu jedno lub wielostopniowe (możliwość konfiguracji).
- Możliwość przekierowywania akceptacji faktur.
- Obsługa zwrotna (prośba o zmianę, uzupełnienie dokumentu).
- Historia obiegu dokumentu - archiwizacja.
Weryfikacja i księgowanie
- Weryfikacja dokumentu przez Dział Księgowy.
- Wprowadzanie ewentualnych zmian (dekret, VAT, NKUP, itp.).
- Zaksięgowanie (faktury automatycznie przenoszone są do systemu iScala).
- Wykorzystanie mechanizmu Epicor Service Connect lub bezpośrednio (w zależności od dostępnej licencji i preferencji klienta).
Elektroniczny obieg faktur może być dowolnie rozbudowywany i modyfikowany na etapie wdrożenia i utrzymania systemu. Planowane jest rozszerzenie aplikacji, które pozwoli na zautomatyzowany obieg pozostałego typu dokumentów w przedsiębiorstwie (umowy, korespondencja, itp.)
